Сегодня мы разберем , как правильно составить бриф для ресторана/кейтеринга и по каким причинам клиенты не дают полную информацию:
1. Дата мероприятия
Если брифующий не специалист в ивентах, он просто не в курсе, что существует такое понятие, как сезонность. Традиционно в сезон – а это Новый год, Сентябрьское открытие бизнес-сезона, Первый месяц лета (да что угодно может стать сезоном, окончание режима самоизоляции, например) – повышаются цены на продукты, задирается к потолку стоимость наемного персонала, транспорта, ползут вверх цены на аренду и площадок, и мебели. У артистов заполняется график, технические директора рвутся на Британский флаг, и прочее, и прочее… И опытные ивенторы хотят знать дату мероприятия не затем, чтобы «пробить мероприятие и напрямую выйти на заказчика» (реальный, кстати, ответ на вопрос – «почему вы не хотите сказать дату мероприятия?), а для расчета реального бюджета, чтобы не остаться без штанов. На меню и предложение по активностям сезон тоже влияет, кстати.
А вообще, в ивенте – как и в любых других бизнесах – тоже есть свои «дни жестянщика», день «ВДВ», когда персонал перекупается прям на подходе к площадке, или все взяли и выехали на крупное мероприятие в Сочи.
Решение: Дайте хотя бы «вилку»: начало декабря, июль-август, последние дня октября.
2. Площадка
Если площадка уже подобрана, то аргументы, почему скрывают адрес: «Сразу будет ясно, кто заказчик», «Может, они там «подмазаны», а мы хотим других».
Не знаю, как уже прокричать и кому, что от знания площадки, хотя бы адреса (схемы уж, так и быть, можно добыть либо с сайта либо попросить у коллег, которые там работают) зависит стоимость логистики, транспорта и опять же – программа и меню.
Одно дело известная площадка с зоной кухни, гримерками, отдельными туалетами для гостей и для сотрудников, всеми подключениями и своим электриком, и вывозом мусора и курительной зоной, а другое – шатер без пола, света и обогрева в чистом поле.
Решение: Всеми богами заклинаю, пишите хоть какие-то ключевые параметры – ЦАО, особняк/квартира/офис на 5 этаже без лифта, тент у воды в Одинцовском районе. Можете дать аналог – «типа Демонстрационного зала ГУМа». Как угодно, но дайте ориентиры!
Это, во-первых, даст вам хоть какое-то понятие о расходах на транспорт, персонал и логистику (умные люди, тем не менее, обязательно напишут в предложении, то точная стоимость данных услуг будет зафиксирована после визита ответственного лица на место проведения мероприятия). Во-вторых, вполне может оказаться, что площадка не собирается ни за какие деньги пускать на свою территорию сторонних подрядчиков, и тогда вся ваша работа по составлению брифа канет в Лету. Хотите поработать впустую?
3. Название компании
Опять же, сколько копий было сломано за эту информацию. И снова упрекали – «А вы сами выйдете на заказчика, зачем вам тогда мы», «Это конфиденциальная информация» и прочие тревоги о потере агентской комиссии. Знаете, мотивация узнать клиента в основном другая (я специально не рассматриваю сейчас нечистых на руку товарищей и профессиональных кидал, этой теме я посвящу отдельную статью) – вдруг я с ними работала и знаю, что им нравится, вдруг я понимаю, что на самом деле они хотят вот так, а не сяк, либо не отправить им то же предложение, что уже было в прошлый раз.
Решение: Если вы связаны соглашением о конфиденциальности, хотя бы намекните – автомобильная или строительная компания, подразделение «Кока-Колы» или сетевой магазин. Даже таких скромных сведений будет достаточно опытным менеджерам, чтобы понимать примерные варианты форматов, меню и бюджетов.
4. Количество гостей
Важно, очень важно. Потому что есть блюда, которые нельзя приготовить на 5 человек либо это встанет в копеечку (на самом деле – в несколько тысяч). Или молекулярная кухня – её нельзя приготовить одновременно на 500 гостей, или можно, но долго и дорого. Элементарно, опытный исполнительно может сразу вам сказать, что столько гостей на эту площадку банкетом не сядут, как не утрамбовывай. От рассадки (количество человек за 1 столом) зависит количество официантов, выходы банкетных блюд (сырная тарелка должна выглядеть красиво вне зависимости от того, претендуют на неё 6 человек или 12). То, что для большого фуршета ерунда (ну подумаешь, пришло гостей на 10 человек больше при обозначенных 100), для маленького – смерть. Элементарно не будет запаса посуды и приборов, напитков, еды. А для банкета и вообще ужас ужасный – гостей даже подсадить за столы нельзя, потому что никто не берет запас стульев, ну только если 2-3 штуки, но они, как мы понимаем, положение не спасут.
Решение: Если нет точных сведений (234 гостя), дайте вилку или примерное количество гостей за столами (6-8-10-12 человек), и будьте готовы, что стоимость персонала и меню может быть скорректирована.
5. Тайминг мероприятия.
Опять же, не указав тайминг, вы неизбежно включаете бурную фантазию исполнителей и получаете не тот результат, который вам необходим. Казалось бы, что проще – четко прописать, что гости приезжают к 18:00, а в 19:00 проходят в банкетный зал и сидят до 23:00? Тогда менеджер понимает, сколько у него есть времени на организацию Велком-зоны, что там можно предложить, и когда готовность банкета и сколько он вообще длится и сколько подач меню можно сделать. Прислав тайминг в последний момент, вы рискуете тем, что еды будет недостаточно или слишком много, или она придется не ко времени – обеденный кофе-брейк по составу отличается от Приветственного кофе в 9 утра.
Решение: Вам же лучше, если исполнитель понимает, кто-где-когда-как долго. Дайте предварительный вариант, а затем обязательно скорректируйте – тогда гости будут сыты, довольны и развлечены.
6. Формат мероприятия.
Надеюсь, никого не обижу, но я скриплю зубами, когда вижу это: «Фуршет стоячий, в меню – холодные закуски, горячие закуски, горячие блюда». Ясен пень, что если гости на фуршете едят за коктейльными столиками или на весу, то подача горячих закусок и горячих блюд ничем не отличается – это всё равно будут мини-подачи на один укус, чтобы не пилить блюдо ножом. Решение: Давайте договоримся – вы нанимаете профессионалов для того, чтобы они решили ваши задачи наилучшим образом, поэтому формулируйте просто и доступно, если не знаете форматов, не понимаете, что именно вам нужно, и Википедия не в помощь. Смеяться никто не будет, и ругаться – тоже:
- Завтрак как в отеле (Шведский стол)
- Фуршет, еда на длинных столах, гости едят за «гвоздиками» (звучит дико, но поверьте, вас поймут)
- Банкет, закуски на столах, горячее на выбор
- Гости сидят за длинным столом, и каждому приносят еду индивидуально.
Все примеры даны из опыта, и мы благодарны клиентами, которые смогли объяснитть картину мероприятия, не имея специальных знаний.
7. Райдеры, питание персонала.
Я/мы всегда против этого вот: «Ну там нас немного, и артистов 5 штук, покормим, чем останется». Поверьте, ничего не останется, никто не будет привозить еду с запасом бесплатно! Еще важно, что необходим тайминг питания артистов и других сотрудников, и он желательно не должен совпадать с отдачей горячего, например. Мы выделяем специально официантов для райдеров, отдельно гготовим еду согласно требованиям, просто потому, что все люди должны быть накормлены и при этом один график питания не должен мешать другому. Поэтому повар или менеджер не злой и не жадный, у него стоит своя задача, и нельзя просто так зайти на кухню, потребовать ужин и получить его по щелчку пальцами. Всему своё время!
Решение: Запрашиваете во всех задействованных службах пожелания по питанию и по времени его предоставления.
8. Предварительный бюджет.
О, как мне знакомы эти игры – «А предложите свой бюджет», «Адекватный ценник», «Средний бюджет»… Я недавно видела вопиющее – клиент сравнивал рестораны по стоимости 1 кг еды на человека. У кого-то была цена 1 500 рублей на человека, у кого-то – 10 000 рублей. Клиент ругал жлобов, которые хотят его «раздеть до нитки». А правда проста – оценивать по такому параметру нельзя и вообще глупо. Откройте меню – кто-то дал 200 граммов хлеба на человека и курицу, а кто-то – стейк из мраморной говядины с трюфелями. И еще есть любимое – сравнить по конкретным позициям: у одного салат «Цезарь» стоит 300 рублей, у другого – 700 рублей. Но как можно оценить, если вы не видите техкарт (в лучшем случае – выход 1 порции и описание ингредиентов)? Пока одни покупают соус «Цезарь» в «Пятерочке», у других повар готовит заправку ручками и использует анчоусы, а не селедочные хвосты.
Решение: Сравнивайте на дегустации – по вкусу, по виду, по граммажу. Сравнивайте по насыщенности меню, по посуде, по мебели, по включенным услугам, по количеству персонала, смело интересуйтесь поставщиками и отзывами о прошедших мероприятиях. Позовите компетентных лиц – они вам помогут.
Итак, много слов было сказано (и еще не всё охватила), но на сегодня – Чек-лист составления брифа для ресторана/кейтеринга:
1. Дата
2. Площадка
3. Тайминг
4. Количество гостей
5. Формат мероприятия: завтрак/кофе-брейк/ланч/обед/коктейль/фуршет/банкет и т.п. Тут же – закуски в обнос гостей, шведский стол, рассадка за столы, сколько человек за столом.
6. Предпочтения по меню – какая кухня (русская/французская/фьюжн/молекулярная/советская), любимые блюда и т.п.
7. Напитки – какие хотите видеть безалкогольные и алкогольные. Если алкоголь ваш – обязательно сообщите, не все готовы сделать скидку на «пробковый сбор» и вообще неплохо бы понимать, сколько заказывать льда для охлаждения и сколько и каких бокалов привозить на мероприятие.
8. Флористика, декор, шарики, кавер-группа – нужны?
9. Туалеты мобильные, обслуживание стационарных туалетов – надо?
10. Райдеры артистов, питание технического персонала, вода в зал заседаний.
11. Дополнительная мебель: стол для подарков, стойка регистрации, барные стулья, ледяной бар, пуфики в зону гардероба (и сам гардероб – просто вешала или по-взрослому, с ячейками для хранения сумок/сменки и гардеробщикам), курительная зона.
12. Тематика мероприятия, референсы, визуальные решения – так подрядчику будет проще создать концепцию мероприятия и удовлетворить вашим вкусом, чтобы не было «Фу-ка-ка, всё не то, вы меня не поняли».
Грубо? Зло? Справедливо? Пишите комментарии, присылайте брифы – вместе разберем!
Прекрасного дня и отличных мероприятий!
