Если вы научились ставить цели и составлять списки задач, это ещё не значит, что эти задачи будут выполнены.
Почему задачи так и остаются в списках?
- Боязнь сложностей, трудностей. Даже если мы знакомы с процессом в целом, комплексные задачи пугают нас. Особенно если дело монотонное и мало интересное. Поэтому дело откладывается под разными предлогами.
- Неопределенность, неясность. Задача поставлена, а как подойти к ее решению — непонятно. Неясно, с чего начать. Вот мы и не начинаем вовсе.
- Ожидание вдохновения, особого настроения. А муза, как известно, особа ветреная. Так что дела откладываются.
- Отсутствие внимания. Социальные сети, письма, чаты, постоянно выскакивающие здесь и там уведомления никак не способствуют фокусировке внимания. На каждое сообщение хочется ответить, прочитать пост, посмотреть комментарии... И день потерян.
Что же делать?
Помогают 3 техники, основанные на простых принципах: простота в применении и «сделать это быстрее, чем успеешь об этом подумать».
Помидор для концентрации
Принцип Pomodoro был описан Франческо Чирилло более 30 лет назад и с тех пор помогает сфокусироваться на выполнении задачи. Техника основана на таком простом инструменте как кухонный таймер в виде помидора.
Суть проста. В первую очередь нужно убрать внешний шум и раздражители: отключить оповещения, закрыть социальные сети, чаты, мессенджеры, отключить звук на телефоне, если требуется. Далее устанавливаете таймер на 25 минут и принимаетесь за дело. 25 минут достаточно, чтобы сосредоточиться на одной задаче и продуктивно работать, не боясь «выгореть». При этом не нужно ждать вдохновения — «срочность» способствует подключению внутренних ресурсов.
Всю работу можно разбить на помидорки по 25 минут. Для этого есть всего несколько правил, чтобы оставаться продуктивными и энергичными:
- Не забывайте отдыхать по 3-5 минут между задачами. Неплохо пройтись, налить себе чаю, поболтать с коллегой, подготовить все необходимое для следующей задачи. Не выходите в соцсети!
- После четырех сессий сделайте более долгий получасовой перерыв или сходите на обед.
- Заранее решите, что будете делать и что вам для этого потребуется. Время на подготовку не входит в 25 минут. Но и не растягивайте подготовку.
Данная техника хорошо подходит для креативных задач, мозговых штурмов, задач по написанию текстов, изучению и анализу материалов и документов, исследованию и поиску информации.
Нарезка салями
Вы когда нибудь видели, чтобы кто-то ел колбасу целиком? Это просто невозможно. Мы привыкли употреблять салями в пищу в виде тонких ломтиков. То же самое можно делать с задачами! Все гениальное просто.
Чтобы преодолеть боязнь сложных, комплексных задач, разбейте их на мелкие составные части, которые можно просто и быстро выполнить, прежде чем вы успеете подумать об этом.
Несколько правил по нарезке:
- Каждая подзадача должна иметь четко сформулированный результат. Убедитесь, что не разбили задачу на полпути.
- Старайтесь распределять задачи во времени учитывая их взаимозависимость. Результаты предыдущей задачи внесут хороший вклад для последующей.
- Следуйте плану. Не перепрыгивайте через задачи, если они вам не нравятся или кажутся скучными.
Техника хороша как для решения текущих личных и рабочих задач, так и как подход к мелким проектам.
Дырки в сыре
Дело в том, что не всегда задача может быть нарезана на составляющие, иногда проще работать имея ограничения по времени.
Тут на помощь приходит техника Алана Лакейна — Швейцарский сыр. В 1973 году Лакейн выпустил книгу «Как взять под контроль свое время и свою жизнь» (How to Get Control of Your Time and Your Life), где впервые и описал эту технику.
Используя этот метод, очень просто начать работу над сложной комплексной задачей, даже если не знаешь с какой стороны к ней подойти. Нужно найти то, что можно сделать здесь и сейчас, что просто и знакомо (сделать звонок, написать е-мейл, поговорить с кем-нибудь, назначить встречу, выписать вопросы/идеи на листок бумаги). Это будет первая дырка в сыре, где сыр — ваша большая задача.
Интересно, что как только в сыре -задаче появилась первая дырка, на ум приходит следующая подзадача, которую можно решить.
Чтобы не сбиться с курса, можно использовать графические инструменты: нарисуйте задачу (можно прямо в виде сыра) и вписывайте в него решенные микрозадачи и нерешенные вопросы.
Эти техники можно использовать с большим успехом как по отдельности так и миксуя. И никто не догадается о том, что вы великий прокрастинатор.
Успехов вам в решении ваших задач!
