Вкусная еда -30% успеха мероприятия.
Моя боль на мероприятии -это кейтеринг. С кейтерингом у меня в большинстве случаев возникали проблемы. И в большинстве случаев сама "кухня" не была настроена вникать в мои задачи и мне помогать. Поэтому мне приходилось постигать многие тонкости этого вида искусства самостоятельно, чтобы иметь возможность исправить ошибки. И вам советую постичь его азы для перестраховки.
- Тест-стол.
Есть такая интересная штука: площадка со своей кухней или привозной кейтеринг готовит для вас 80% блюд. На тест-столе может присутствовать 2-4 человека по договоренности. Мой совет: всегда его берите! Во-первых, вы можете попробовать все блюда и понять на сколько хорошо то, что вам предлагают. Во-вторых, вы поймете по граммовке хватит ли вам этих блюд или стоит добавить закуски.
Вот от какого количества гостей его делают, нужно уточнять. У меня было от 100 человек.
Примеры из жизни:
1. Мероприятие проходило в известном отеле в центре города. Ресторатор сказала тогда очень сложную для меня фразу: закуски будут в разнос, по 3 канапе на каждого гостя. На мой вопрос «а 180 грамм точно хватит?» я получила очень четкий ответ «для вэлкома этого будет достаточно». Тест-стол мне не предложили. И я в суматохе совсем забыла про него уточнить.
Что вышло в итоге: канапе оказались ну очень маленькими. Естественно, они были съедены в первые 15 минут вэлкома. Когда я подошла к менеджеру уточнить почему так мало закусок и можно ли в данной ситуации выставить часть основных блюд или хотя бы десерты, меня очень быстро осадили: «Меню согласовывали вы сами. Граммовку вы видели. Какие к нам претензии? А основные блюда мы вынесем к тому времени, к которому они были указаны».
Как бы я могла поступить: изучения граммовки в теории мне бы тут не подошло, а вот на тест-столе я бы сразу поняла масштабы бедствия и смогла бы поменять меню, раз уж ресторатор никак не хотел мне в этом помогать.
2. Из последнего: мероприятие проходило на достаточно известной площадке Санкт-Петербурга. Я, наученная горьким опытом, взяла тест-стол. Таких восхитительных закусок я еще нигде не ела. Это был просто гастрономический рай! Однако к горячему градус восторга стал постепенно снижаться. Другими словами, оно было очень не очень: мясо сухое, овощи отвратительные, слишком много панировки. Вывод: не попробуешь — не узнаешь. Ожидание-реальность в действии.
- Граммовка
Граммовка очень зависит от количества часов, на которое рассчитано мероприятие. Я для себя рассчитала средний эквивалент: для того, чтобы накормить людей и составить ощущение «полного» стола, нужно заказывать еду на вэлком на 290-320 гр. Этого количества еды хватит гостям, чтобы пережить 2-3 часа мероприятия. И даже немного останется на второй прием пищи.
Обычно предлагают 220 гр. Если в меню входит выпечка вроде кексов и мини-гамбургеров, то вполне. Если же это канапе, лучше увеличивайте граммовку до 320.
Пример:
На одном внутреннем мероприятии я заказала канапе на 220 грамм. Оказалось, что в данном кейтеринге 220 гр. на персону -это несколько небольших подносов с маленькими канапешками на 1 укус. Да, я и просила на 1 укус, но с граммовкой явно было что-то не так. Перевешивать у меня не было никакой возможности. Да и у кого она есть? Только у героев немногочисленных книг по event-менеджменту. Пришлось принять ситуацию.
В общем, опытным путем я вывела идеальный вес канапе на человека: 290-320 гр. При такой граммовке даже маленькие канапешки действительно заметны на общем столе. У любых кейтерингов.
Надо сказать, что мои эксперименты дались мне достаточной доли моих нервов.
Лайфхак: на деловых мероприятиях в конференц-залах отелей я обычно заказываю кофе-брейк, выставляю его на вэлком и оставляю до окончания мероприятия. В итоге гости успевают поесть во время вэлкома (минут 30) и через 2 часа после события (минут 30).
Менеджеры отелей обычно очень сопротивляются такому варварству с моей стороны, говоря, что еда заветривается и ее нужно готовить непосредственно перед подачей. Они правы. Однако! Если это кофе-брейк, то туда входят выпечка, сэндвичи и прочие бутербродные виды перекуса, которые достаточно стойкие и могут выдержать пару часов. К тому же, десерты стоят в специальном оборудовании, горячее-в мармитах (но оно очень редкий гость на кофе-брейках).
Этот лайфхак относится больше к массовому мероприятию, когда вы пригласили определенное количество гостей на пару часов, например, и через пару часов готовы всех отпустить.Если это обучение или сложная конференция, тогда, конечно, все распределяем по графику и по времени: завтрак, 2 кофе-брейка и обед, если полагается.
Если у вас банкет/фуршет на 3-4 часа, то достаточное количество еды на 1 персону — 750-800 гр. Это всей еды с десертами, закусками на вэлком и горячим.
- Алкоголь.
Признаюсь сразу, крепкий алкоголь я не считала. Только вина. Шампанское на вэлком — в среднем по 2 бокала на человека. Я считаю по 150 мл 1 порция. Кол-во алкоголя на мероприятие рассчитывается в зависимости от времени. Из моей практики гости выпивают в среднем 2-3 бокала за 2-3 часа. И это без учета шампанского. Любой бокал под вино я беру 150 мл. Бутылку вина для расчетов — 750 мл. К полученному количеству прибавляю по 5-7 бутылок вина каждого вида. Осень -зима — 60% гостей предпочтут красное вино. Весна- лето — 60% гостей предпочтут белое вино.
Правило: там где выездной кейтеринг и шампанское, всегда должно быть ведро со льдом или холодильник для его охлаждения.
- Кофе, чай, вода и безалкогольные напитки.
Если на мероприятии есть безалкогольные напитки, то скорее всего и количество алкоголя нужно будет гораздо меньше. Например, мероприятие 2-3 часа и оно не предполагает большого праздника. Плюс вы знаете, что многие гости будут за рулем. Тогда 1 бокала шампанского на гостя вполне хватит. Из безалкогольного: по 1 — 1,5 стакану лимонада, по 1 бутылки воды (330 мл), кофе и чай примерно 30% на 70%. И то, чай будут пить процентов 25 присутствующих.
Я всегда представляю себя гостем, когда готовлю мероприятие. Сначала рисую задачи мероприятия, вроде 30 минут вэлком-дринк, потом мероприятие на 2 часа, а потом 30 минут свободного общения. А потом запускаю себя. Вот я пришла. Шампанское? Возможно. Хотя откажусь, сегодня вторник. Возьму лучше морс. Потом еще морс. Потом морс закончился и мне дали бутылку воды. Возможно, я выпью всего лишь чашку чая и стакан лимонада, а воду прихвачу с собой.
- Ассортимент блюд
Все зависит от бюджета. Но!
Не рекомендую делать слишком большой выбор блюд на фуршете.
Во время банкета обычно выдают меню и ты выбираешь, что именно ты возьмешь из горячего или из закусок. Все рассчитано, все четко и понятно. Во время фуршета каждый гость наполняет свою тарелку сам. Как устроена человеческая психика? Если ты видишь большое разнообразие еды, тебе хочется все попробовать. Ты возьмешь и курицу, и индейку, и баранину и говядину, и несколько видов десерта. Конечно, все ты не съешь, но зато практически все попробуешь. Т.е. расход еды на человека резко увеличится. Когда же на мероприятии только 2 вида горячего примерно одной классификации (курица и говядина, например), то выбор уже ограничен и человек выберет что-то одно. Увеличиваются шансы, что еды хватит всем. В наши дни расцвета вегетарианства горячее делится на говядину и рыбу. И рыба всегда заканчивается первой.
Всегда тестируйте своих коллег из кейтеринга или эвент-агентства. Если программу еще можно поменять, переставить местами номера или что-то упразднить, то бежать в магазины за едой — это утопия!
