Почему тайм-менеджмент не работает

Добрый день, друзья!

Сегодня я попрошу вас ответить на несколько вопросов.

1. Как давно вы отдыхали по-настоящему?
2. Как давно вы проводили время с семьей?
3. Когда вы в последний раз чувствовали себя выспавшимся?

На третий вопрос больше половины читателей вспомнит последние школьные каникулы. Ответьте честно, хотелось бы спать не четыре часа в сутки, а восемь? Хотелось бы вставать на работу не как невпопад разбуженному зомби, а по-человечески, чтобы успеть выпить кофе или принять душ?

И нечего спрашивать, скажете вы. И добавите: я специально для этого три книжки по тайм-менеджменту прочитал. Две недели внедрял разные дурацкие техники, скачал на телефон помидорковый таймер. Первую неделю стал успевать больше, но свободного времени не прибавилось. А во вторую неделю захотелось лечь и помереть. Таймер удалил, книжки соседу сбагрил — полегчало.

Один мой знакомый ежедневно добирался до работы полтора часа. Не выдержал, поменял работу, выдохнул: по его подсчетам, он теперь экономил 18 часов в неделю. И не приходилось вставать в половину шестого. Сплошные радости, в общем.

Через три недели он выдохся окончательно и загремел в больницу с предынсультным состоянием.

Почему? Почему времени стало больше, а сил меньше?

Разбираемся в понятии

Личный тайм-менеджмент многие воспринимают как возможность пахать от заката до рассвета. Люди правильно распределяют задачи по важности и срочности, активно пользуются специальными методиками и совершенно не понимают, что личный менеджмент — о другом. Не о том, чтобы больше работать или запихнуть в обычные сутки 36 часов, а о том, чтобы грамотно разделить время между работой, семьей, отдыхом, личным развитием.

Если вы не одинокий и заядлый карьерист, не гонитесь за успехом. Успех быстро сожрет время и потребует еще. Чем лучше идет карьера, тем меньше баланса в жизни, все остальное делается по остаточному принципу. Не будьте успешными. Будьте счастливыми!

Что делает человек, когда появляется «лишнее» время? Он немедленно заполняет его другими рабочими задачами. Или записывается на танцы/йогу/дизайн — давно мечтал, а тут и время есть. Или же включает телевизор, хотя горят срочные дела. Самое забавное, что те, кто устраивается на близкую по месторасположению работу, откладывают время сна на несколько часов — ведь и утренний подъем переносится на час-два. Что получается, вы читали выше. Перегруз вкупе с лошадиным недосыпом (теряются самые полезные, «дополуночные» часы сна) кого угодно выведет из строя.

В девятнадцать я считал себя чистой «совой». 90% моих однокурсников были уверены, что они «совы». Мы могли ночь переписывать конспекты или учить экзаменационные билеты, или гулять до зари, а потом проспать в выходной до обеда и быстро восстановиться. Но в 30 лет большинство сов резко превращается в жаворонков поневоле: без ресурсов молодого организма невозможно выдерживать отсутствие «полезных» часов сна. Реальных, настоящих сов среди людей — единицы.

Приучиться засыпать вовремя не так трудно, как кажется. Количество и качество часов сна — важнейший момент персонального тайм-менеджмента. Наше тело без отдыха не способно на рабочие подвиги. Недосып снижает скорость работы, вы растягиваете выполнение задач, в результате не успеваете дома, переносите время тренировок — как итог, снова ложитесь спать позже.

Системы персонального менеджмента: как выбрать

Забейте в Google «тайм-менеджмент» и получите гору ссылок: европейские, американские, азиатские, русские авторы соревнуются во внимании читателя. Обычно человек тычет на первую попавшуюся книгу/ссылку и пытается внедрить конкретную систему, особо пытливые читают десяток популярных авторов и вконец запутываются.

Это только кажется, что все системы говорят о разном. Попробую сформулировать основные принципы тайм- менеджмента, но вначале скажу о паре важных моментов.

Без сна, как я говорил выше, и нормального питания, вы никуда не уедете. Я далеко не адепт ЗОЖ, но попробуйте есть не два, а 3-4 раза в день, пить достаточное количество воды и банально заменить вредные перекусы в виде шоколадных батончиков на яблоки/натуральные йогурты/орехи/сухофрукты. Ваша работоспособность заметно увеличится уже через месяц.

Опасность планировщиков. Единственный плюс планировщиков — освобождение места на нашем внутреннем «жестком диске». Загружая голову делами, вы не оставляете пространства для маневра. Я предпочитаю сразу после появления задачи переносить ее на бумагу, в обычный блокнот — получаю удовлетворение, когда вычеркиваю выполненное. А онлайн-планировщики нередко требуют сортировки задач, заполнения кучи граф, и в конце дня обнаруживается, что вы потратили час на формирование огромного списка, за который страшно браться.

Долгосрочное планирование не работает. Если вы сядете и напишите цели на год вперёд и сравните спустя 12 месяцев с результатом, вы удивитесь, как они далеки или вовсе ушли в противоположную сторону. В итоге вы дико разочаруетесь в себе.

Теперь об основных правилах тайм-менеджмента:

1. Укорачивайте все ! Ставьте не грандиозные, а небольшие цели. Разбивайте крупные задачи на маленькие. Проще написать введение, а не огромную статью, нарисовать иконки, а не дизайн веб-странички. Наш мозг с бОльшим удовольствием соглашается приступать к выполнимым задачам. И начинать их легче и приятнее.
2. Делайте небольшие перерывы. Вы работаете, например, полчаса, а затем пять минут отдыхаете: залезаете в соцсети, отвечаете на сообщения, прокрастинируете. Мой рабочий «блок» заканчивается отдыхом, когда я увлеченно тружусь и внезапно упираюсь в тупик или просто понимаю, что голове срочно нужен перерыв. Кому-то удобнее четкие временные границы (как в Pomodoro).
3. Переносите по возможности неприятные дела на утро . Во-первых, утром сил больше, чем вечером, во-вторых, вам не придется целый день думать о том, что еще предстоит это неприятное сделать.
4. Ставьте четкие цели в персональном менеджменте. Не «подтянуть физическую форму», а «выполнять 20 отжиманий по вторникам, четвергам и субботам». Четкие цели более достижимы, и вы быстрее сможете поставить в голове галочку «выполнено», а это всегда мотивирует продолжать. Желая просто приобрести «отличную физическую форму», вы наверняка сорветесь и бросите все в первый же месяц.
5. Награда. Наш мозг — дофаминовый наркоман. Поэтому нам хочется есть не полезное яблоко, а вредные чипсы — от них больше удовольствия. Мы с радостью заменим подготовку к экзамену внеплановым сном. Сядем играть в AoW вместо того, чтобы заняться сложным проектом. Мозг стремится получать удовольствие — так дайте его! За каждую крупную выполненную в срок задачу награждайте себя «плюшкой». Дошли до 50 подтягиваний на турнике? Съездите на выходных на дачу с друзьями. Закончили сложный проект? Купите недорогой, но давно приглянувшийся шарфик.
6. Думайте, зачем вы это делаете. Не представляете, от какого количества дел можно отказаться, задумавшись, зачем вам это надо. Дальняя знакомая, с которой вы не общаетесь, попросила помочь с организацией праздника? Зачем вы согласились — потому что боялись отказать или не хотели плохо выглядеть? Решили заняться творчеством и спортом одновременно, но не успеваете? А что для вас действительно важно? Не пытайтесь успеть все и сразу: выкиньте незначимое и займитесь главным.
7. Пишите мини-план на будущий день с вечера — вечером это позволит разгрузить голову и быстрее уснуть, а утром спокойно приступить к выполнению.

Где найти время на семью, работу, хобби и друзей

Я рассказал вкратце о тайм-менеджменте преимущественно в работе. Эти правила применимы и в обычной жизни.

Вкупе с правилами хорошо работает следующий подход: нужно разбить день на четыре примерно одинаковых части. Одну часть отдать личному развитию (спорт, чтение, хобби), одну — отношениям (семья, родители, друзья), две — важной работе и рутинным рабочим задачам. В пределах каждого блока ¾ времени должны занимать полезные вещи и ¼ — «безделье».

Например, вы четыре часа отводите на важные рабочие задачи. Из них три — работаете, один час в целом уходит на болтовню с коллегами, чтение соцсетей, рассылок, новостей. Хорошо эту технику описывает Катерина Ленгольд (большая поклонница Agile) в книге «Просто космос».

Если что — это не реклама. Во всяком случае, мне не заплатили ))).

Вы скажете: я работаю 8 часов в день, ок, два часа уходит на дорогу, где взять время для остального? Просто: едете домой в автобусе — слушайте аудиокниги или музыку. Вот вам кусочек времени на саморазвитие/отдых. Ужинаете с семьей — убираете смартфон и переключаетесь на беседу — время для отношений. Если на каждый блок отдать по 4 часа, вы получите 4*4 = 16, и у вас останется восемь часов для сна.

Это не значит, что нужно с таймером засекать каждый блок: учитывайте обстоятельства. Они могут быть сильнее, и это не страшно. Страшно, когда обстоятельства перевешивают расписание на постоянной основе. И не забывайте про время «безделья». Без него организм обречен на выгорание. Не пересиживайте рабочие часы, тайм-ауты обязательны!

Иногда ситуация складывается так, что работа отнимает больше восьми часов. Тогда оставшееся время нужно поровну поделить между собой любимым/саморазвитием и отношениями (семья/друзья). И во всех блоках выделить время на отдых. Вообще, все означенные советы можно и нужно адаптировать под свою реальность (но не до фанатизма).

Надеюсь, что моя статья хоть немного помогла вам в самоорганизации. Делитесь и вы своим опытом в комментариях!