В современном мире, где технологии являются неотъемлемой частью в развитии бизнеса и общества, электронный документооборот стал частью многих отраслей. Грузоперевозки не исключение, и использование ЭДО позволяет оптимизировать процессы, снижать затраты и повышать эффективность работы. Внедрение электронного документооборота в сфере грузоперевозок открывает новые возможности для предприятий. Оно позволяет упростить процедуру оформления документации, сократить время на ее обработку и передачу между участниками процесса, а также снизить риск ошибок и потери информации. Кроме того, использование ЭДО обеспечивает доступ к документам из любой точки мира, что особенно важно для предприятий с филиалами или партнерами в разных регионах.
Для чего нужна и как выглядит транспортная накладная
Транспортная накладная- документ подтверждающий перевозку груза автомобильным транспортом. Который оформляется участниками перевозок для учёта оказанных транспортных услуг и расчёта с перевозчиком.
Минтранс ранее проводил эксперимент по переводу путевых листов и транспортных накладных в цифровой формат. Участники грузоперевозок оформляли и подписывали документы через оператора ЭДО. Контролировали данный эксперимент ГИБДД и Ространснадзор при помощи тестовой информационной системы.
Данный эксперимент был успешно завершён. Во время эксперимента процесс грузоперевозок для участников был выгоднее и быстрее, для государства всё было более прозрачнее.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) представляет собой цифровой аналог обычного бумажного документа, используемого для перевозки грузов. Российское правительство утвердило форму этого документа в качестве приложения №4 к своду правил, регулирующих автомобильные грузоперевозки. Более подробную информацию можно найти в постановлении правительства РФ от 21 декабря 2020 года №2200. Этот документ содержит подробную информацию о перевозке груза, согласованную между отправителем и транспортной компанией. Он включает в себя:
- Данные о дате, времени и месте погрузки и выгрузки товара;
- Ведения о штрафах за простой транспорта и задержку в доставке;
- Параметры транспортного средства, используемого для перевозки;
- Особые условия доставки груза.
ЭТрН включает в себя четыре обязательных файла обмена (также известных как титулы или разделы), а также четыре дополнительных файла, которые могут быть использованы по необходимости. Формат транспортного раздела ЭТрН был утвержден в приказе ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Все титулы ЭТрН должны быть подписаны с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), и информация о том, кто подписывает каждый раздел на определенном этапе и что содержит каждый титул, представлена в таблице:
Преимущества при переходе на ЭДО для грузоперевозок:
- Удобный и быстрый доступ со всех устройств к транспортной накладной ;
- Быстрое получение оплаты за счёт ускорения бизнес-процесс;
- Уменьшение трат на хранение документов и доставку;
- Простой поиск документов в электронном архиве.
Изменение законодательства в 2024 году
В 2023-ем году, Росалкогольтaбaкконтроль и Министерство транспорта Российской Федерации запустили пробный проект, предполагающий использование цифровых транспортных документов, включая электронные транспортные накладные (ЭТрН), для контроля оборота алкоголя.
С 1 июня 2024 года, в соответствии с федеральным законом №108-ФЗ, использование ЭТРН (электронного транспортного реестра накладных) станет обязательным для оборота алкогольной, спиртосодержащей и этиловой продукции. Эксперты предполагают, что в текущем году к этому списку может добавиться продукция других отраслей. Возможно, что в дальнейшем ЭТРН будет распространен на все отрасли, где оформление перевозок не представляет сложностей, и этот процесс будет происходить поэтапно по мере развития государственных систем контроля за перемещением грузов. В настоящее время ЭТРН используют только наиболее прогрессивные участники рынка, осознающие преимущества раннего внедрения этой системы. Отмечают, что затраты на внедрение ЭТРН для участников пилотных проектов невелики, а операторы уделяют повышенное внимание деталям. Также они понимают, что заблаговременное участие в пилотных проектах позволяет компаниям заранее оптимизировать свои процессы и быть готовыми к автоматизированному учету в случае введения обязательной системы.
Обмен электронными транспортными накладными.
Варианты ЭДО могут значительно отличаться. Вот один из самых простых методов:
- Экспедитор создает электронный транспортный документ в своем учете или на веб-платформе, заверяет свой раздел (титул) электронной квалифицированной подписью (ЭЦП) и отправляет его через провайдера электронных перевозочных документов (ЭПД) в интернет-систему электронных транспортных документов;
- Провайдер передает ЭТрН перевозчику и владельцу груза;
- Водитель входит в систему с планшета или телефона и подтверждает получение груза с помощью простой электронной подписи (ПЭП);
- Перевозчик заверяет электронную накладную ЭЦП;
- Владелец груза принимает груз и также заверяет свою часть документа ЭЦП;
- Водитель подтверждает передачу груза с помощью ПЭП;
- Управляющий транспортной компании заверяет раздел перевозчика ЭЦП и заканчивает процесс обмена документацией.
Участники процесса перевозки смогут получить доступ к сервису оператора ЭПД и загрузить из него исходные документы ЭТрН, подлинность которых они подтвердили. Информационная система ЭПД в режиме реального времени получает информацию о подтверждении ЭТрН и при необходимости передает ее в МВД, Ространснадзор и Федеральную налоговую службу. Кроме того, система принимает от провайдеров титулы и квалифицированные электронные подписи, создает уникальный идентификатор для каждого документа и заносит данные по ЭТрН в собственную базу.
Что необходимо для обмена ЭТрН:
1. Получение Электронной подписи
Специалисты, которым предстоит заверять электронные документы от имени компании, должны обзавестись индивидуальным сертификатом электронной подписи в надежном центре сертификации, таком как УЦ Сибири. Для подтверждения своих полномочий им необходимо использовать КЭП физического лица вместе с машиночитаемым форматом доверенности (МЧД). До 31 августа 2024 года (при условии, что срок действия текущего сертификата не истечет раньше) представители юридических лиц могут использовать имеющийся сертификат КЭП без МЧД. Руководителям коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям следует получать сертификат квалифицированной ЭП исключительно в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы. В первый раз придется посетить центр лично.
2. Подключиться к оператору ИС ЭПД
Оператор будет использовать свой сервис для направления ЭТрН в ГИС ЭПД. Министерство транспорта провело аккредитацию и создало особый список таких операторов. Включение в этот реестр требует выполнения условий, изложенных в пункте 4 Федерального закона № 259-ФЗ от 08.11.2007. Функционирование сервисов провайдеров определяется выбранным интеграционным решением.
3. Приобрести технические средства
Для сотрудников, занимающихся приемом, перевозкой и отгрузкой товара, требуется наличие смартфона или планшета с доступом к системе электронного документооборота (ЭДО). Кроме того, у оператора мобильной связи должен быть подключен тариф с услугой мобильного интернета.
В заключение хотелось бы сказать, что использование ЭДО в грузоперевозках является необходимым условием для успешной работы в данной сфере. ЭДО позволяет сократить время на оформление документов, снизить риск ошибок и упростить взаимодействие между участниками перевозок. Кроме того, использование электронного документооборота способствует повышению уровня безопасности и надежности транспортных операций. Важно выбирать надежные системы ЭДО, которые соответствуют требованиям законодательства и обеспечивают защиту данных.
Нужна помощь в подборе необходимого оборудования? Оставьте заявку, и менеджер подберет комплект техники для вашего бизнеса. Обращайтесь за экспресс-консультацией по телефону +7 (3822) 900-902. А если готовы подождать ответа, то спрашивайте в телеграм чате Mask Pay.
