Перенос данных из 1С "Управление производственным предприятием" (УПП) в 1С "ERP Управление предприятием 2" (ERP) по кадровому учету и зарплате — это комплексный и критически важный проект. Его успех зависит от тщательной подготовки и выполнения пошагового плана.
Вот подробное пошаговое руководство.
Общие принципы и предупреждения
1. Не в продуктивной базе! Все работы проводите на копиях баз данных. Основная работа должна быть выполнена в тестовой среде.
2. Резервное копирование. Перед каждым этапом переноса создавайте резервные копии как исходной (УПП), так и целевой (ERP) баз.
3. Команда. Процесс требует участия:
o Администратора 1С (техническая часть, выгрузка/загрузка).
o Специалиста по кадровому учету (сверка справочников).
o Специалиста по расчету зарплаты (проверка расчетов после переноса).
4. Версии. Убедитесь, что у вас поддерживаемые версии УПП и ERP. Часто перенос данных проще всего провести, если обновить УПП до версии, для которой есть стандартные инструменты миграции от 1С.
ШАГ 0: Подготовка и Анализ
Цель: Оценить объем, подготовить среды и принять ключевые решения.
1. Подготовка тестового стенда:
o Создайте полную копию вашей текущей базы УПП.
o Создайте чистую базу ERP (или используйте копию, если вы уже начали ее настраивать).
o Убедитесь, что на тестовом стенде установлены идентичные версии и конфигурации без изменений (или с перенесенными доработками, если они есть).
o Проведите инвентаризацию данных: сколько сотрудников, какие назначения, какие виды начислений/удержаний используются, за какой период хранятся исторические данные по зарплате.
o Определите, какие данные будут переноситься:
§ Обязательно: Справочники (Физические лица, Сотрудники, Организации, Подразделения, Должности), Кадровая история (приемы, перемещения, отпуска, больничные и т.д.), Начисления и удержания (справочники и история расчетов).
§ Опционально: Графики работы, Штатное расписание, Данные по воинскому учету и т.д.
o Ключевое решение: За какой период переносить архивные данные по зарплате? Часто переносят только текущие остатки (например, долги по подотчетным суммам, остатки отпусков) и начинают вести полноценный учет в ERP с нового месяца. Перенос полной истории за несколько лет — очень трудоемкая задача.
3. Сравнение моделей учета:
o Изучите отличия в кадровом учете и расчете зарплаты между УПП и ERP. Например, в ERP более сложная и гибкая система видов расчета (ВР), способы учета времени, многоуровневая аналитика затрат.
ШАГ 1: Настройка и Подготовка ERP к приему данных
Цель: Создать в ERP "место" для будущих данных.
1. Настройка параметров учета:
o Введите организации, если они не были введены вручную.
o Настройте кадровый учет и учет зарплаты в разделе "Администрирование" -> "Настройки программы".
o Настройте учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета.
o Заполните классификаторы: виды стажей, виды доходов для справок 2-НДФЛ, коды видов оплат и т.д.
2. Подготовка общих справочников:
o Справочник "Подразделения организаций": Создайте вручную или убедитесь, что он будет корректно создан при переносе. Структура подразделений в ERP часто более сложная, продумайте ее.
o Справочник "Должности": Аналогично, создайте вручную или подготовьте к переносу.
o Справочник "Физические лица": Частично его можно заполнить из УПП, но будьте готовы к донастройке.
o Справочник "Организации": Должны быть созданы.
ШАГ 2: Использование Стандартных Инструментов Миграции (Обработки выгрузки/загрузки данных)
Цель: Автоматизировать перенос максимального количества данных.
1. Поиск и настройка обработок:
o В составе дистрибутива ERP часто есть стандартные обработки для переноса данных из УПП. Они обычно находятся на ITS-диске или в каталоге \1c\extras дистрибутива ERP.
o Названия могут быть типа: "Перенос данных из УПП в ERP", "Выгрузка данных из УПП", "Загрузка данных в ERP".
o Убедитесь, что обработка совместима с вашими версиями.
2. Процесс переноса через обработки:
o В базе-источнике (УПП): Запустите обработку "Выгрузка данных". Укажите, какие данные выгружать (например, "Кадровые данные", "Данные расчета зарплаты", "Данные учета рабочего времени"). Обработка создаст файлы в формате xml или mxl.
o В базе-приемнике (ERP): Запустите обработку "Загрузка данных". Укажите созданные файлы. Система предложит настроить соответствие данных (сопоставление организаций, подразделений и т.д.).
o Внимательно настройте соответствие! Это самый важный этап. Вы должны "объяснить" ERP, как данные из УПП соотносятся с данными в ERP (например, какой вид расчета в ERP соответствует начислению "Оклад" из УПП).
ШАГ 3: Детальный пошаговый перенос ключевых объектов (если обработки не справились или их нет)
Цель: Вручную или с помощью самостоятельно написанных обработок перенести оставшиеся данные.
1. Перенос Сотрудников и Физических лиц:
o Сначала переносятся Физические лица (паспортные данные, ИНН, СНИЛС).
o Затем на их основе создаются Сотрудники. Сотрудник привязывается к организации, подразделению и должности.
o Данные переносятся через универсальные обработки выгрузки/загрузки xml или путем написания запроса, который сформирует данные для ввода в ERP.
o Это самый сложный этап. Необходимо перенести все кадровые события: прием, переводы, отпуска, увольнения.
o Каждое событие должно иметь правильные даты и быть привязано к правильному сотруднику и подразделению.
o Особое внимание: Остатки отпусков. Их нужно перенести особенно тщательно, так как они влияют на последующие расчеты. Часто остатки переносят одной общей проводкой на дату начала работы в ERP.
3. Перенос данных для расчета зарплаты:
o Справочники видов расчетов (начислений и удержаний): Настройте в ERP вручную, так как модели сильно отличаются. В ERP это сложные виды расчетов с большой настройкой.
o Плановые начисления: Заполните в карточке сотрудника в ERP, указав вид расчета (например, "Оклад по дням") и сумму. Это замена "Плановым начислениям" в УПП.
o Ввод остатков:
§ Задолженность по зарплате: Может быть введена одним документом "Ввод остатков по расчету зарплаты" на дату начала работы в ERP.
§ Депонированная зарплата: Аналогично, вводится остатками.
§ Авансы, выданные по ведомостям: Переносятся остатками по подотчетным лицам.
§ Алименты, исполнительные листы: Настраиваются вручную для каждого сотрудника в ERP, так как механизм сильно отличается.
4. Перенос архивных данных по зарплате (если это необходимо):
o Это крайне сложно. Чаще всего ограничиваются переносом общих итогов для справок 2-НДФЛ (доходы с начала года) и переносят их через специальные регистры сведений, а не полноценными документами "Начисление зарплаты".
ШАГ 4: Проверка и Сверка
Цель: Убедиться, что все данные перенесены корректно.
1. Техническая проверка:
o Проверьте, что все сотрудники перенесены, нет дублей.
o Проверьте, что кадровая история отображается корректно, нет "разрывов" в периодах работы.
o Сформируйте отчет "Штатное расписание" и сравните его с исходным в УПП.
2. Содержательная проверка (самая важная):
o Пробный расчет зарплаты: Проведите расчет зарплаты за тестовый период в ERP и сравните результаты с расчетом в УПП. Сравнивайте помесячно, по сотрудникам, по видам начислений.
o Сверка с регламентированным учетом: Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70, 76.05, 68.4, 69 в УПП и в ERP на одну и ту же дату. Остатки должны совпадать (или иметь понятное расхождение, если вы что-то решили не переносить).
o Проверка налогов и взносов: Убедитесь, что база по НДФЛ и страховым взносам совпадает.
o Проверка отчетов: Сформируйте отчеты, которые вы сдаете (Персонифицированный учет, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ) и проверьте их на корректность.
ШАГ 5: Завершение переноса и Переход на промышленную эксплуатацию
1. Подготовка пользователей: Проведите обучение кадровиков и расчетчиков зарплаты работе в ERP. Интерфейс и логика сильно отличаются от УПП.
2. "Замораживание" изменений в УПП: Назначьте дату перехода. После этой даты в УПП данные не изменяются.
3. Финальный перенос: После успешного тестирования выполните все шаги переноса на продуктивной базе ERP. Обычно это делается в конце расчетного месяца, чтобы начать вести учет в ERP с 1-го числа нового месяца.
4. Отключение устаревших модулей: После успешного перехода доступ пользователей к кадровому учету и зарплате в УПП можно ограничить.
Типичные проблемы и советы
· Проблема: Несовпадение аналитики. В ERP затраты разносятся по проектам, подразделениям, статьям затрат, номенклатурным группам. В УПП аналитика проще. Нужно заранее продумать правила разнесения.
· Совет: Не пытайтесь перенести всю историю документов начисления. Это почти невозможно из-за разной структуры документов. Переносите итоги.
· Совет: Начните с самого простого — переноса справочников "Физические лица" и "Сотрудники". Это даст понимание процесса.
· Проблема: Разные методы расчета. Например, расчет среднего заработка для отпуска может отличаться. Будьте готовы к небольшим расхождениям.
Этот план является общим руководством. Детали могут меняться в зависимости от конкретных версий программ, конфигурации и объема данных. Настоятельно рекомендуется привлекать для этого проекта специалистов, имеющих опыт миграции между этими конфигурациями.