Ввод остатков по расчету зарплаты в 1С:ERP

Пошаговая инструкция: Ввод остатков по расчету зарплаты в 1С:ERP из УПП

Общая информация

Документ «Ввод остатков по расчету зарплаты» используется для переноса задолженности по заработной плате из предыдущей системы (УПП) на дату начала работы в ERP. Это критически важный этап миграции, обеспечивающий корректный учет взаиморасчетов с сотрудниками.

Подготовительный этап

Шаг 1: Подготовка реестра задолженности

Цель: Сформировать утвержденный реестр задолженности на дату перехода.

1. Соберите данные из УПП:
   Сформируйте отчет «Ведомость по расчетам с персоналом»
   Получите оборотно-сальдовую ведомость по счетам:
   70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
   76.4 «Расчеты по депонированным суммам»
   Снимите остатки по каждому сотруднику
2. Сверка данных:
   Распечатайте реестр задолженности
   Передайте на сверку в бухгалтерию
   Убедитесь в отсутствии расхождений
   Получите подпись ответственных лиц
3. Подготовка файла для загрузки:
   Создайте Excel-файл со столбцами:
   ТабельныйНомер
   Сотрудник
   СуммаЗадолженности (положительная - долг организации, отрицательная - долг сотрудника)
   ВидЗадолженности (зарплата, аванс, отпускные и т.д.)
   МесяцНачисления - за какой месяц задолженность
   Комментарий

Этап выполнения в 1С:ERP

Шаг 2: Создание документа

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры»
2. Выберите «Все документы» → «Ввод остатков»
3. Нажмите «Создать» и выберите «Ввод остатков по расчету зарплаты»

Шаг 3: Заполнение шапки документа

1. «Дата» - укажите дату начала работы в ERP (например, 01.01.2024)
2. «Организация» - выберите организацию
3. «Подразделение» - можно указать для фильтрации или оставить пустым
4. «Вид остатков» - выберите «Задолженность по оплате труда»

Примечание: Дата документа определяет, на какую дату будут действовать введенные остатки.

Шаг 4: Заполнение табличной части «Взаиморасчеты»

Способ А: Ручной ввод (для небольшого количества сотрудников)

1. Нажмите «Добавить» в табличной части
2. Заполните для каждого сотрудника:
   «Сотрудник» - выберите из справочника
   «Сумма» - сумма задолженности
   Положительная - организация должна сотруднику
   Отрицательная - сотрудник должен организации
   «Месяц расчета» - месяц, за который образовалась задолженность
   «Вид долга» - уточняющая информация (опционально)

Способ Б: Загрузка из файла (рекомендуется)

1. Нажмите «Заполнить» → «Загрузить из табличного документа»
2. Скопируйте данные из подготовленного Excel-файла
3. В открывшемся окне сопоставьте колонки:
   Сопоставьте колонку «ТабельныйНомер» с реквизитом «Сотрудник»
   Сопоставьте колонку «СуммаЗадолженности» с реквизитом «Сумма»
   Сопоставьте остальные колонки при необходимости
4. Нажмите «Загрузить»

Шаг 5: Заполнение НДФЛ к удержанию (при необходимости)

Если на дату перехода есть неудержанный НДФЛ:

1. Перейдите на закладку «НДФЛ»
2. Заполните таблицу:
   «Сотрудник»
   «Сумма» - сумма неудержанного налога
   «Месяц расчета» - месяц, за который налог должен быть удержан

Шаг 6: Детализация по видам начислений

Для более точного учета можно детализировать задолженность:

1. Нажмите «Изменить состав колонок»
2. Добавьте колонки:
   «Вид начисления» - для разбивки по типам выплат
   «Количество дней/часов» - если задолженность по отработанному времени
   «Статья затрат» - для аналитики

Шаг 7: Проведение документа

1. Проверьте итоговую сумму в документе
2. Нажмите «Провести»
3. Убедитесь, что документ провел без ошибок

Примечание: После проведения документа система сформирует движения по регистрам, которые создадут входящие остатки задолженности.

Контрольный этап

Шаг 8: Проверка корректности ввода

1. Сформируйте отчет «Задолженность по зарплате»:
   Раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате»
   Выберите «Задолженность по зарплате»
   Установите дату на день после ввода остатков
2. Сверка по подразделениям:
   Разбейте проверку по подразделениям
   Сравните с утвержденным реестром
   Особое внимание - крупным суммам и отрицательным остаткам
3. Проверка оборотов:
   Убедитесь, что общая сумма задолженности совпадает
   Проверьте, что по каждому сотруднику суммы корректны

Шаг 9: Корректировка при обнаружении ошибок

Если найдены незначительные расхождения:

1. Создайте корректирующий документ ввода остатков
2. Введите разницы по сотрудникам
3. Проведите и проверьте

Если найдены серьезные ошибки:

1. Сторнируйте первоначальный документ
2. Проверьте исходные данные
3. Создайте новый документ с исправленными данными

Особые случаи

Ввод депонированной заработной платы

Если есть невыданная зарплата, перешедшая в депонент:

1. Создайте отдельный документ «Депонирование зарплаты»
2. Укажите суммы, которые не были получены сотрудниками
3. Или введите в основном документе с пометкой «депонированная»

Ввод задолженности по исполнительным листам

Если есть неудержанные суммы по исполнительным документам:

1. Создайте документы «Исполнительный лист» на нужные суммы
2. Укажите дату начала действия
3. Система автоматически рассчитает график удержаний

Ввод авансовых выплат

Если сотрудникам были выплачены авансы за будущие периоды:

1. Введите отрицательные суммы по этим сотрудникам
2. Укажите в комментарии «Аванс за [период]»
3. При последующих начислениях эта сумма будет зачитываться

Рекомендации и лучшие практики

Перед вводом остатков:

• ✅ Сделайте резервную копию базы данных
• ✅ Заблокируйте пользователей на время ввода
• ✅ Убедитесь, что все сотрудники перенесены в ERP
• ✅ Проверьте, что нет дублирующихся документов

После ввода остатков:

• ✅ Сохраните подписанный реестр в архиве
• ✅ Обучите пользователей работе с новыми остатками
• ✅ Настройте регулярные проверки в первом месяце работы
• ✅ Документируйте проведенные операции

Контрольные точки:

• Суммарная задолженность должна совпадать с данными УПП
• По каждому сотруднику сумма должна быть понятна и обоснована
• Нет отрицательных остатков без объяснения причин
• Все комментарии заполнены для сложных случаев

Эта инструкция позволяет корректно перенести задолженность по заработной плате из УПП в 1С:ERP, обеспечивая преемственность учета и избегая финансовых расхождений.