Ввод остатков депонированной зарплаты в 1С:ERP

Пошаговая инструкция: Ввод остатков депонированной зарплаты в 1С:ERP из УПП

Общая информация

Депонированная зарплата - это заработная плата, не полученная сотрудниками в установленный срок и сданная на хранение в банк. Ввод остатков депонированной зарплаты выполняется через отдельный функционал в 1С:ERP.

Подготовительный этап

Шаг 1: Подготовка реестра депонированных сумм

Цель: Сформировать утвержденный реестр депонированной зарплаты на дату перехода.

1. Соберите данные из УПП:
   Сформируйте отчет «Реестр депонентов»
   Получите ведомость по счету 76.04 «Расчеты по депонированным суммам»
   Снимите остатки по каждому сотруднику с разбивкой по месяцам
2. Подготовка файла для загрузки:
   Создайте Excel-файл со столбцами:
   ТабельныйНомер
   Сотрудник
   СуммаДепонированнойЗарплаты
   МесяцНачисления - за какой месяц зарплата не получена
   ДатаДепонирования - когда сумма была депонирована
   НомерВедомости - исходный документ из УПП
   Комментарий
3. Сверка и утверждение:
   Распечатайте реестр
   Передайте на сверку в бухгалтерию и кадровую службу
   Получите подписи ответственных лиц

Этап выполнения в 1С:ERP

Шаг 2: Переход в раздел учета депонентов

1. Перейдите в раздел «Казначейство»
2. Выберите «Касса» → «Депонирования зарплаты»
3. Нажмите «Создать» и выберите «Депонирование зарплаты»

Альтернативный путь: Зарплата и кадры → Все документы → Депонирование зарплаты

Шаг 3: Заполнение шапки документа

1. «Дата» - укажите дату начала работы в ERP
2. «Организация» - выберите организацию
3. «Касса» - выберите кассу, через которую производилась выплата
4. «Ведомость» - можно указать исходную ведомость или оставить пустым

Шаг 4: Заполнение табличной части

Способ А: Ручной ввод

1. Нажмите «Добавить» в табличной части
2. Заполните для каждого сотрудника:
   «Сотрудник» - выберите из справочника
   «Сумма» - депонированная сумма
   «Месяц расчета» - месяц, за который не получена зарплата
   «Вид начисления» - тип неполученной выплаты (зарплата, аванс, отпускные)
   «Комментарий» - дополнительная информация

Способ Б: Загрузка из файла (рекомендуется)

1. Нажмите «Заполнить» → «Загрузить из табличного документа»
2. Скопируйте данные из подготовленного Excel-файла
3. Сопоставьте колонки:
   ТабельныйНомер → «Сотрудник»
   СуммаДепонированнойЗарплаты → «Сумма»
   МесяцНачисления → «Месяц расчета»
4. Нажмите «Загрузить»

Шаг 5: Настройка дополнительных параметров

1. «Срок выплаты» - установите срок, в течение которого депонированные суммы должны быть выплачены
2. «Основание» - укажите «Ввод остатков на дату перехода на ERP»
3. «Ответственный» - назначьте ответственного за выплату депонированных сумм

Шаг 6: Проведение документа

1. Проверьте итоговую сумму депонированной зарплаты
2. Нажмите «Провести»
3. Убедитесь, что документ провел без ошибок

Примечание: Документ формирует движения по регистрам учета депонентов, но не влияет на основные взаиморасчеты с сотрудниками.

Альтернативный способ: Ввод через остатки расчетов с персоналом

Шаг 2А: Использование документа ввода остатков

1. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Все документы» → «Ввод остатков»
2. Создайте «Ввод остатков по расчету зарплаты»
3. В шапке документа выберите «Вид остатков: Депонированная зарплата»

Шаг 3А: Заполнение документа

1. Заполните табличную часть аналогично основному способу
2. Укажите суммы депонированной зарплаты по сотрудникам
3. Проведите документ

Преимущество: Позволяет ввести все остатки (задолженность и депоненты) в одном интерфейсе

Контрольный этап

Шаг 7: Проверка корректности ввода

1. Сформируйте отчет «Анализ депонированной зарплаты»:
   Раздел «Казначейство» → «Касса» → «Отчеты по депонентам»
   Или «Зарплата и кадры» → «Отчеты по выплатам»
   Убедитесь, что суммы соответствуют реестру
2. Проверка по сотрудникам:
   Сформируйте «Список депонентов»
   Сравните с подготовленным реестром
   Проверьте правильность сумм по каждому сотруднику
3. Проверка в разрезе месяцев:
   Убедитесь, что депонированные суммы правильно распределены по месяцам начисления
   Проверьте, что нет дублирования записей

Шаг 8: Проверка в бухгалтерском учете

1. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость» по счету 76.04
2. Убедитесь, что сальдо на дату перехода соответствует введенным остаткам
3. Проверьте корреспонденцию счетов:

text

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 76.04 «Расчеты по депонированным суммам»

Последующие операции с депонированной зарплатой

Выплата депонированных сумм:

1. Создайте документ «Выплата депонированной зарплаты»
2. Выберите сотрудников и суммы к выплате
3. Укажите способ выплаты (через кассу, на карту)
4. Проведите документ

Списание депонированной зарплаты:

1. Создайте документ «Списание депонированной зарплаты»
2. Укажите суммы с истекшим сроком исковой давности
3. Основание: «Истечение срока исковой давности»
4. Суммы списываются на финансовый результат

Особые случаи

Депонированная зарплата с истекшим сроком давности:

1. Введите остатки через документ «Депонирование зарплаты»
2. Немедленно создайте документ «Списание депонированной зарплаты»
3. Укажите в комментарии «Ввод остатков с истекшим сроком давности»

Частично депонированная зарплата:

1. Если часть суммы выплачена, а часть депонирована:
   Введите только депонированную часть
   В комментарии укажите общую сумму и выплаченную часть

Депонированные суммы по уволенным сотрудникам:

1. Введите остатки по всем сотрудникам, включая уволенных
2. В комментарии отметьте «Сотрудник уволен»
3. При выплате или списании учитывайте этот статус

Рекомендации и лучшие практики

Перед вводом остатков:

• ✅ Проверьте сроки исковой давности по депонированным суммам
• ✅ Убедитесь, что все сотрудники перенесены в ERP
• ✅ Согласуйте реестр с главным бухгалтером
• ✅ Определите порядок последующей выплаты или списания

При вводе данных:

• ✅ Ведите детализацию по месяцам начисления
• ✅ Заполняйте комментарии для сложных случаев
• ✅ Проверяйте суммы на арифметические ошибки
• ✅ Сохраняйте исходные номера ведомостей из УПП

После ввода:

• ✅ Сформируйте реестр депонентов для архива
• ✅ Назначьте ответственных за дальнейшую работу с депонентами
• ✅ Настройте регулярные проверки срока давности
• ✅ Обучите пользователей работе с депонированной зарплатой

Контрольные точки:

• Общая сумма депонентов должна совпадать с данными УПП
• По каждому сотруднику сумма должна быть обоснована
• Сроки давности должны быть отслежены
• Документальное оформление должно быть полным

Эта инструкция позволяет корректно перенести остатки депонированной заработной платы из УПП в 1С:ERP, обеспечивая полный учет и контроль над невыданными суммами заработной платы.