Перенос остатков отпусков из УПП в 1С ERP

Перенос остатков отпусков — это действительно критически важный этап миграции. Ошибка приведет к финансовым потерям, конфликтам с сотрудниками и нарушению трудового законодательства.

Предлагаю подробную пошаговую инструкцию по переносу остатков отпусков из УПП в 1С:ERP.

Философия подхода

Как верно отмечено, мы не переносим историю начислений, а делаем "снимок" — фиксируем остаток неиспользованных дней отпуска на каждого сотрудника на дату перехода. Этот остаток будет учтен в ERP как входящее сальдо.

Подробная пошаговая инструкция

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП (в УПП)

Цель: Получить сверенные и утвержденные данные об остатках отпусков.

Шаг 1.1: Определение контрольной даты

• Четко зафиксируйте дату, на которую будут сняты остатки. Например, 31 декабря 2023 года. Все операции после этой даты в УПП будут учитываться отдельно.

Шаг 1.2: Формирование реестра остатков в УПП

• Используйте стандартные отчеты УПП:
  Отчет «Анализ состояния отпусков» (или его аналоги).
  Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по регистру "Остатки отпусков"» (через меню "Все функции" -> Отчеты по регистрам).
• Настройте отчет: отберите всех сотрудников, укажите вид отпуска (основной, дополнительный и т.д.) и получите количество неиспользованных дней на контрольную дату.

Шаг 1.3: Сверка с кадровой службой и бухгалтерией

• Это самый важный шаг! Распечатайте полученный реестр и передайте его инспектору по кадрам и бухгалтеру по расчету зарплаты.
• Кадровая служба должна проверить остатки по личным карточкам сотрудников и табелям.
• Бухгалтерия должна сверить данные с данными учета за предыдущие периоды.
• Внесите все исправления и замечания в реестр. Реестр должен быть подписан ответственными лицами (начальник ОК, главный бухгалтер). Это ваш главный документ.

Шаг 1.4: Подготовка файла для загрузки

• Сохраните утвержденный реестр в формате, пригодном для загрузки. Идеальный вариант — Excel.
• Создайте в Excel таблицу со следующими колонками:
  ТабельныйНомер (или Сотрудник)
  Подразделение
  ВидОтпуска (например, "Основной ежегодный отпуск")
  КоличествоДней
  ДатаНачалаОтсчета (важно! Дата, с которой начинается отсчет "периода использования" отпуска в ERP. Часто это дата приема на работу или дата окончания последнего отпуска).
  Опционально: Комментарий

ЭТАП ВЫПОЛНЕНИЯ (в 1С:ERP)

Цель: Корректно отразить утвержденные остатки в новой системе.

Шаг 2.1: Подготовка базы ERP

• Убедитесь, что в ERP уже перенесены или созданы вручную:
  Справочник "Сотрудники" (с табельными номерами, совпадающими с УПП).
  Справочник "Подразделения".
  Справочник "Виды отпусков" (должны быть настроены аналогичные видам из УПП).
• Убедитесь, что дата ввода остатков в ERP (например, 01 января 2024) не предшествует дате начала операций в системе.

Шаг 2.2: Создание документа "Ввод остатков по отпускам"

• В разделе «Зарплата и кадры» перейдите в пункт «Ввод остатков».
• Создайте новый документ «Ввод остатков по отпускам».
• Укажите в документе:
  Дата: Первый рабочий день в ERP (например, 01.01.2024). Все остатки будут действовать именно с этой даты.
  Подразделение: Может быть заполнено для фильтрации или оставлено пустым.
  Вид отпуска: Можно выбрать конкретный вид или оставить "Все виды".

Шаг 2.3: Заполнение табличной части документа

• У вас есть два основных способа:Способ А: Ручной ввод (для небольшого количества сотрудников)
  В табличной части вручную добавьте строки для каждого сотрудника.
  Заполните поля: Сотрудник, Вид отпуска, Количество дней, Дата начала отсчета.Способ Б: Загрузка через табличный документ (рекомендуется)
  В табличной части документа нажмите кнопку «Заполнить» -> «Загрузить из табличного документа».
  Система предложит вам скопировать область данных из Excel. Выделите и скопируйте вашу подготовленную таблицу (без шапки).
  В появившемся окне сопоставьте колонки из вашего файла с реквизитами ERP (например, колонку "ТабельныйНомер" с реквизитом "Сотрудник").
  Загрузите данные. Система автоматически создаст строки для всех сотрудников.

Шаг 2.4: Проведение документа

• После загрузки всех данных проведите документ.
• Документ сформирует движения по регистрам накопления ERP, которые и зафиксируют входящие остатки отпусков для каждого сотрудника.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЭТАП

Цель: Убедиться, что перенос прошел без ошибок.

Шаг 3.1: Формирование отчета в ERP

• Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» -> «Отчеты по зарплате».
• Сформируйте отчет «Отпуска» или «Анализ отпусков».
• Установите период на дату сразу после проведения документа "Ввод остатков" (например, на 01.01.2024).
• Настройте отбор по сотрудникам или подразделениям.

Шаг 3.2: Сверка "побригадно"

• Не сверяйте по всем сотрудникам сразу! Разбейте задачу.
• Распечатайте отчет из ERP по одному-двум подразделениям и попросите ответственного из отдела кадров сверить его с вашим утвержденным реестром (из Шага 1.3).
• Если расхождений нет, переходите к следующим подразделениям.

Шаг 3.3: Устранение расхождений

• Если найдены расхождения, необходимо выяснить причину.
  Ошибка в реестре УПП: Исправить реестр и заново загрузить данные для этих сотрудников (можно создать корректирующий документ ввода остатков).
  Ошибка сопоставления сотрудников: Проверить, что табельные номера или ФИО совпадают в УПП и ERP.
  Ошибка загрузки: Проверить, что все обязательные реквизиты (особенно "Дата начала отсчета") были заполнены корректно.

Резюме и ключевые моменты

1. Документальное подтверждение: Утвержденный реестр из УПП — ваш главный документ. Без него перенос — это гадание.
2. Дата остатков: Четко зафиксируйте дату, на которую переносятся остатки.
3. Массовая загрузка: Используйте загрузку из Excel/XLS для минимизации ошибок ручного ввода.
4. Поэтапный контроль: Не проверяйте всех сотрудников скопом. Сверяйте данные по подразделениям или отделам.
5. Ответственность: Привлекайте к сверке кадровую службу и бухгалтерию. IT-специалист отвечает за механизм переноса, а содержательные данные — за профильными специалистами.

Следуя этой инструкции, вы сможете перенести остатки отпусков максимально точно и избежать проблем при последующих расчетах с сотрудниками.