Справочник "Физические лица"
Предлагаю вашему вниманию развернутое пояснение к справочнику «Физические лица» в 1С:ERP, который является центральным узлом для учета всей персональной информации о человеке в системе. Он служит универсальной основой для интеграции между кадровым учетом, расчетом зарплаты, подрядными операциями и расчетами с персоналом, обеспечивая консолидацию данных и исключая их дублирование.
1. Общее назначение и концепция
Справочник «Физические лица» реализует концепцию «Единой цифровой записи о человеке» в рамках корпоративной ERP-системы. Он предназначен для хранения проверенных, актуализированных и полных анкетных данных, которые используются всеми модулями при взаимодействии с человеком, будь то сотрудник, контактное лицо контрагента или частный подрядчик.
- Принцип "Единства и многократного использования": Ключевая концепция справочника — создание одной авторитетной записи на каждого человека, которая затем многократно используется в разных ролях throughout the system. Это исключает противоречия в данных (например, разные ФИО или ИНН в кадровых документах и в документах по подряду).
- Цель: Обеспечение целостности, актуальности и непротиворечивости персональных данных, ускорение процедур найма и оформления контрагентов за счет повторного использования уже внесенной информации, а также повышение качества отчетности и точности расчетов (НДФЛ, страховые взносы).
2. Механизм работы и техническая реализация
Справочник обладает комплексной структурой, состоящей из взаимосвязанных блоков информации, что наглядно представлено в интерфейсе его карточки:
- Блок основных анкетных данных:
Полное имя с поддержкой истории изменений и механизмом склонения для автоматического формирования документов.
Дата рождения, Пол, Место рождения.
Код — уникальный идентификатор within the system. - Блок документирования и юридического статуса:
Гражданство с поддержкой истории его изменения.
Документ, удостоверяющий личность (вид, серия, номер, кем выдан, срок действия) с архивом предыдущих документов.
ИНН — ключевой реквизит для налогового учета. - Блок дополнительной информации и ролей:
Адреса, телефоны — для коммуникации.
История работы — основа для формирования трудового стажа.
Другие роли — функционал для связи данной записи физического лица с другими справочниками (например, как контактного лица, частного подрядчика и т.д.).
3. Включение каких Параметров 1С ERP определяют его доступность
Функциональная насыщенность справочника и возможность его использования в различных контекстах зависят от активации соответствующих модулей системы:
- Расчет зарплаты и Кадровый учет: Это ключевые параметры. Их включение делает справочник основным для приема сотрудников, ведения личных дел, учета кадровых перемещений и расчета заработной платы. Без них справочник используется в усеченном виде (например, только как база контактных лиц).
- Учет НДФЛ и страховых взносов: Активирует тесную интеграцию с регламентированным учетом, позволяя системе автоматически проверять корректность ИНН, отслеживать права на налоговые вычеты и формировать отчетность (2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ).
- Учет по нескольким компаниям: Позволяет одному физическому лицу быть сотрудником или подрядчиком разных юридических лиц в рамках одной базы, сохраняя при этом единую запись.
- Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM): Параметр расширяет использование справочника, позволяя заводить физических лиц как контакты контрагентов или даже как самостоятельных клиентов.
4. Ключевое применение: Использование в документах и регистрах 1С ERP
Записи справочника «Физические лица» являются фундаментом для документооборота в следующих направлениях:
- Кадровый учет:
«Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» — документы, где физическое лицо выбирается в качестве стороны трудовых отношений.
«Больничный лист», «Отпуск», «Командировка» — привязка кадровых событий к конкретному лицу. - Расчет зарплаты:
«Начисление зарплаты и взносов» — все расчеты ведутся в разрезе физических лиц.
Регистры сведений о плановых начислениях, удержаниях, вычетах. - Расчеты с подотчетными лицами:
«Выдача денежных средств под отчет», «Авансовый отчет» — указывается подотчетное лицо. - Регламентированная и налоговая отчетность:
Формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ — данные формируются на основе сведений из карточки (ФИО, ИНН, гражданство, данные паспорта).
Расчеты по страховым взносам (РСВ). - Закупки и продажи:
Физическое лицо может быть указано как «Контактное лицо» контрагента в документах «Договор», «Счет на оплату».
5. Гибкость и управление доступом: Типовые профили групп доступа
Учитывая конфиденциальность хранимых данных (персональные данные по 152-ФЗ), доступ к справочнику строго регламентирован:
- «Администратор системы» / «ERP Администратор»: Имеет полные права на создание, редактирование, удаление любых записей. Может настраивать все поля, включая исторические сведения.
- «Кадровик (главный специалист)» / «Инспектор по кадрам»: Имеет права на создание и редактирование физических лиц, включая все анкетные данные, документы и историю работы. Права на удаление, как правило, ограничены.
- «Бухгалтер по зарплате»: Обладает правами на просмотр и выборочное редактирование данных, необходимых для расчета (например, ИНН для налоговых вычетов, данные о гражданстве). Не может изменять основные реквизиты, такие как ФИО или паспортные данные, без согласования с кадровой службой.
- «Руководитель подразделения»: Имеет права на просмотр данных только по тем физическим лицам, которые являются сотрудниками его подразделения (реализуется через механизмы РИБ — Разделение данных по Интерфейсам Доступа).
- «Сотрудник» (самообслуживание): Может иметь право на просмотр и редактирование только своей собственной карточки для актуализации контактной информации (телефоны, адреса) через портал.
Итог простыми словами
Без справочника "Физические лица": Информация о каждом человеке дублировалась бы в разных уголках системы: в кадрах — одни ФИО, в подотчетных лицах — другие, у контрагента — третьи. Это привело бы к путанице, ошибкам в расчетах зарплаты и налогов, а также к нарушению требований законодательства о защите персональных данных.
Со справочником "Физические лица": Каждый человек, с которым работает компания, получает в системе свою «электронную анкету». Эта анкета заполняется один раз, а затем используется везде: при приеме на работу, выдаче аванса, отправке в командировку и сдаче налоговой отчетности. Это как единое досье, которое всегда под рукой, актуально и гарантирует, что во всех документах вы используете одни и те же корректные данные.
Таким образом, справочник «Физические лица» — это централизованный реестр людей и хранитель персональных данных в 1С:ERP, который обеспечивает порядок, точность и юридическую корректность во всех процессах, связанных с учетом человеческих ресурсов и взаимоотношений.