Перенос архивных данных по зарплате для справок 2-НДФЛ в 1С:ERP

Пошаговая инструкция: Перенос архивных данных по зарплате для справок 2-НДФЛ в 1С:ERP из УПП.

Общая информация

Перенос архивных данных по зарплате выполняется только для корректного формирования справок 2-НДФЛ за текущий год. Вместо полноценных документов начисления используются специальные регистры сведений для ввода итоговых сумм доходов и удержанного НДФЛ.

Подготовительный этап

Шаг 1: Подготовка реестра доходов и НДФЛ

Цель: Сформировать полный реестр доходов и НДФЛ с начала года до даты перехода.

1. Соберите данные из УПП:
   Сформируйте «Налоговую карточку 1-НДФЛ» по каждому сотруднику
   Выгрузите данные по месяцам с детализацией:
   Доходы по кодам
   Вычеты по кодам
   Исчисленный и удержанный НДФЛ
   Даты выплат доходов
2. Подготовка файла для загрузки:
   Создайте Excel-файл со столбцами:
   ТабельныйНомер
   Сотрудник
   Период (месяц)
   КодДохода (2000, 2012, 2760 и т.д.)
   СуммаДохода
   КодВычета (если применимо)
   СуммаВычета
   СуммаНДФЛ
   ДатаПолученияДохода
   ДатаУдержанияНДФЛ
3. Сверка и утверждение:
   Распечатайте сводный реестр
   Сверьте итоговые суммы с данными бухгалтерского учета
   Получите подписи главного бухгалтера и руководителя

Этап выполнения в 1С:ERP

Шаг 2: Переход в раздел ввода остатков

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры»
2. Выберите «Все документы» → «Ввод остатков»
3. Нажмите «Создать» и выберите «Ввод остатков по НДФЛ»

Альтернативный путь: Зарплата и кадры → НДФЛ → Ввод остатков

Шаг 3: Заполнение шапки документа

1. «Дата» - укажите дату начала работы в ERP
2. «Организация» - выберите организацию
3. «Вид остатков» - выберите «Доходы и НДФЛ»
4. «Период регистрации» - укажите период с начала года до даты перехода

Шаг 4: Настройка параметров ввода

1. «Способ ввода» - выберите:
   Поквартально - если данные подготовлены по кварталам
   Помесячно - если есть детализация по месяцам
   Общими суммами - если только итоги за период
2. «Включать в справки 2-НДФЛ» - установите флажок
3. «Учитывать при расчете лимитов» - для материальной помощи и подарков

Шаг 5: Заполнение табличной части «Доходы»

Способ А: Ручной ввод (для небольшого количества сотрудников)

1. Нажмите «Добавить» в табличной части
2. Заполните для каждого сотрудника и периода:
   «Сотрудник» - выберите из справочника
   «Период» - месяц получения дохода
   «Код дохода» - выберите из классификатора:
   2000 - оплата труда
   2012 - отпускные
   2300 - больничные
   2760 - материальная помощь
   «Сумма дохода» - сумма по данному коду
   «Дата получения дохода» - фактическая дата выплаты
   «Код вычета» - если применялись вычеты
   «Сумма вычета» - сумма примененного вычета

Способ Б: Загрузка из файла (рекомендуется)

1. Нажмите «Заполнить» → «Загрузить из табличного документа»
2. Скопируйте данные из подготовленного Excel-файла
3. Сопоставьте колонки:
   ТабельныйНомер → «Сотрудник»
   Период → «Период»
   КодДохода → «Код дохода»
   СуммаДохода → «Сумма дохода»
   КодВычета → «Код вычета»
   СуммаВычета → «Сумма вычета»
4. Нажмите «Загрузить»

Шаг 6: Заполнение табличной части «НДФЛ»

1. Перейдите на закладку «НДФЛ»
2. Заполните данные по удержанному налогу:
   «Сотрудник» - выберите сотрудника
   «Период» - месяц удержания налога
   «Сумма НДФЛ» - удержанная сумма налога
   «Дата удержания» - дата фактического удержания
   «Статус налогоплательщика» - 1, 2, 3 или 4
3. Проверьте соответствие:
   Сумма исчисленного налога должна соответствовать данным из УПП
   Даты удержания должны быть реальными

Шаг 7: Настройка контрольных параметров

1. «Контроль лимитов» - для кодов доходов с ограничениями:
   Материальная помощь (код 2760) - лимит 4000 руб. в год
   Подарки (код 2720) - лимит 4000 руб. в год
2. «Проверка контрольных соотношений»:
   Сумма НДФЛ должна соответствовать налоговой базе
   Даты получения дохода и удержания налога должны быть логичными
3. «Настройка округления» - обычно до целых рублей

Шаг 8: Проведение документа

1. Выполните проверку по кнопке «Проверить заполнение»
2. Исправьте ошибки, если они есть
3. Нажмите «Провести»
4. Убедитесь, что документ провел без ошибок

Альтернативный способ: Через регистры сведений

Шаг 2А: Работа с регистрами сведений

1. Перейдите «Операции» → «Регистры сведений»
2. Найдите регистры:
   «Доходы физических лиц для 2-НДФЛ»
   «НДФЛРасчет» или «НДФЛУдержанный»

Шаг 3А: Ввод данных в регистры

1. Откройте регистр «Доходы физических лиц для 2-НДФЛ»
2. Нажмите «Добавить» для каждой записи
3. Заполните поля аналогично документу ввода остатков
4. Повторите для регистра по НДФЛ

Преимущество: Более детальный контроль, возможность ввода сложных случаев

Контрольный этап

Шаг 9: Проверка корректности ввода

1. Сформируйте предварительную справку 2-НДФЛ:
   Раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по НДФЛ»
   Выберите «2-НДФЛ»
   Укажите период с начала года
   Сформируйте для нескольких тестовых сотрудников
2. Сверка с исходными данными:
   Сравните итоговые суммы доходов
   Проверьте суммы удержанного НДФЛ
   Убедитесь в правильности кодов доходов и вычетов
3. Проверка контрольных соотношений:
   Общая сумма доходов по коду 2000
   Суммы выплат по больничным и отпускным
   Примененные налоговые вычеты

Шаг 10: Проверка в разрезе месяцев

1. Сформируйте отчет «Налоговая карточка» по каждому сотруднику
2. Проверьте распределение доходов по месяцам
3. Убедитесь, что даты получения доходов соответствуют реальным выплатам

Шаг 11: Тест формирования реестра в ИФНС

1. Сформируйте «Реестр справок 2-НДФЛ» для передачи в налоговую
2. Проверьте, что файл проходит форматно-логический контроль
3. Убедитесь в отсутствии ошибок в составе реестра

Особые случаи

Доходы с истекшим сроком перечисления НДФЛ:

1. Введите доходы с фактическими датами получения
2. Укажите реальные даты удержания НДФЛ
3. В комментарии отметьте «Перенос из УПП, срок перечисления соблюден»

Доходы уволенных сотрудников:

1. Введите данные по всем сотрудникам, работавшим в текущем году
2. Для уволенных отметьте статус «Уволен»
3. Убедитесь, что справки формируются корректно

Сложные случаи налоговых вычетов:

1. Имущественные вычеты - вводятся через отдельные регистры
2. Социальные вычеты - требуют подтверждающих документов
3. Профессиональные вычеты - для ИП и авторских договоров

Исправительные справки из УПП:

1. Если в УПП были сформированы исправительные справки:
   Введите исходные данные
   Затем введите корректирующие данные
   Укажите номера исходных и корректирующих справок

Рекомендации и лучшие практики

Перед вводом данных:

• ✅ Проверьте актуальность классификаторов кодов доходов и вычетов
• ✅ Убедитесь в полноте данных из УПП
• ✅ Согласуйте реестр с налоговым консультантом
• ✅ Сделайте резервную копию базы данных

При вводе данных:

• ✅ Ведите детализацию по месяцам и кодам доходов
• ✅ Сохраняйте исходные номера платежных документов
• ✅ Заполняйте все обязательные поля дат
• ✅ Проверяйте контрольные соотношения после каждой порции данных

После ввода:

• ✅ Сформируйте пробные справки для всех категорий сотрудников
• ✅ Назначьте ответственного за дальнейший ввод корректировок
• ✅ Настройте регламентные проверки перед сдачей отчетности
• ✅ Обучите пользователей работе с архивными данными в ERP

Контрольные точки:

• Итоговые суммы доходов должны совпадать с данными УПП
• Суммы НДФЛ должны соответствовать налоговым расчетам
• Даты получения доходов должны быть реальными
• Коды вычетов должны применяться корректно

Документы для архива:

• Подписанный реестр доходов и НДФЛ из УПП
• Копии налоговых карточек 1-НДФЛ
• Распечатка документа ввода остатков
• Акт о завершении переноса архивных данных

Эта инструкция позволяет корректно перенести архивные данные по зарплате для формирования справок 2-НДФЛ в 1С:ERP, обеспечивая соблюдение налогового законодательства и преемственность налогового учета.