Предлагаю вашему вниманию развернутое пояснение к справочнику «Должности» в 1С:ERP, который является системным каркасом для структурирования штатной численности предприятия и формализации трудовых функций. Этот справочник обеспечивает стандартизацию кадрового состава, четкое планирование фонда оплаты труда и является связующим звеном между организационной структурой, сотрудниками и системами оплаты труда.
1. Общее назначение и концепция
Справочник «Должности» реализует принцип «Единого классификатора трудовых ролей» в компании. Он предназначен для формального описания всех штатных позиций, существующих на предприятии, определяя их место в организационной иерархии, базовые требования и систему вознаграждения.
- Принцип "Штатного расписания в цифре": Ключевая концепция справочника — создание цифрового аналога иерархии должностей компании, который служит эталоном для приема на работу, кадровых перемещений и расчета заработной платы. Каждая запись — это не просто название, а комплексный профиль с набором атрибутов.
- Цель: Стандартизация наименований должностей по всей организации, упрощение планирования численности и фонда оплаты труда (ФОТ), обеспечение корректного расчета зарплаты в соответствии с утвержденными ставками и автоматизация процессов кадрового делопроизводства.
2. Механизм работы и техническая реализация
Справочник, как правило, является иерархическим и содержит набор ключевых реквизитов, определяющих суть каждой позиции:
- Базовые атрибуты:
Наименование (например, "Главный бухгалтер", "Инженер-конструктор I категории").
Код — уникальный внутренний идентификатор.
Полное наименование — для официальных документов.
Вид должности — позволяет классифицировать должности (рабочая, служащая, административная). - Блок организационной привязки:
Подразделение — к какому отделу, цеху или службе по умолчанию относится эта должность. Это связывает справочник «Должности» со справочником «Подразделения».
Родительская должность — позволяет выстраивать иерархию подчинения (например, "Начальник отдела" -> "Ведущий специалист" -> "Специалист"). - Блок оплаты и учета:
Вид планового начисления (оклад, часовая тарифная ставка) и его размер. Это основа для автоматического расчета зарплаты.
Категория персонала (АУП, рабочие, производственный персонал и т.д.) — для аналитики и отчетности.
Грейд — ссылка на уровень в системе грейдов, если таковая используется в компании.
3. Включение каких Параметров 1С ERP определяют его доступность
Функциональность справочника напрямую зависит от активации модулей, связанных с управлением персоналом и расчетом заработной платы:
- Расчет зарплаты: Ключевой параметр. Без его включения справочник «Должности» теряет свой основной функционал, связанный с оплатой труда, и может использоваться лишь как простой классификатор.
- Кадровый учет: Активирует все возможности по привязке должностей к подразделениям, ведению штатного расписания, оформлению приема на работу и кадровых перемещений на конкретные должности.
- Бюджетирование: Позволяет интегрировать штатное расписание (основанное на должностях) с системой бюджетов для планирования ФОТ.
- Управление компетенциями (HCM): Расширенный параметр, который позволяет привязывать к должностям профили необходимых компетенций и навыков для управления развитием персонала.
4. Ключевое применение: Использование в документах и регистрах 1С ERP
Справочник «Должности» является обязательным реквизитом в большинстве кадровых и расчетных документов:
- Кадровые документы:
«Прием на работу» — сотрудник принимается на конкретную должность, от которой зависят его оклад и категория.
«Кадровый перевод» — изменение должности сотрудника.
«Штатное расписание» — документ, где утверждается перечень должностей, их количество (ставки) и оклады по подразделениям. - Расчет зарплаты:
«Начисление зарплаты и взносов» — плановые начисления (оклад) рассчитываются исходя из должности, на которой числится сотрудник.
Регистры сведений о плановых начислениях и штатном расписании напрямую зависят от данных этого справочника. - Бюджетирование и планирование:
«Бюджет по ФОТ» — формируется на основе планового количества штатных единиц по каждой должности. - Отчетность:
Внутренние отчеты по численности, вакансиям, структуре компании.
Регламентированные отчеты (например, в Пенсионный фонд), где указываются данные о льготных должностях.
5. Гибкость и управление доступом: Типовые профили групп доступа
Управление справочником обычно централизовано и разрешено ограниченному кругу пользователей из-за его влияния на финансовое и кадровое планирование:
- «Администратор системы» / «ERP Администратор»: Обладает полными правами (создание, редактирование, удаление).
- «Начальник отдела кадров» / «HR-директор»: Имеет права на создание и редактирование должностей, включая установку окладов и привязку к подразделениям. Право на удаление исторических должностей часто ограничено.
- «Бухгалтер по зарплате»: Как правило, имеет права на просмотр и, в некоторых случаях, редактирование размера оклада/ставки (по согласованию с HR). Не может создавать новые должности или менять их иерархию.
- «Руководитель подразделения»: Может иметь право на просмотр списка должностей, актуальных для его подразделения, для формирования заявок на вакансии.
- «Менеджер по персоналу (рядовой)»: Чаще всего имеет право только на просмотр справочника для корректного оформления кадровых документов.
Итог простыми словами
Без справочника "Должности": В компании был бы хаос: один и тот же сотрудник в разных отделах мог бы называться по-разному, бухгалтерия не понимала бы, какую зарплату ему начислять, а руководители не могли бы планировать, кого им нужно нанять. Штатное расписание велось бы в Excel, постоянно устаревая и расходясь с реальностью.
Со справочником "Должности": В компании есть единый, утвержденный «меню-перечень» всех возможных рабочих мест. Каждая позиция в этом меню имеет четкое описание: к какому отделу относится, сколько платить и кто является начальником. Прием на работу, переводы и расчет зарплаты становятся стандартизированными и прозрачными процессами.
Таким образом, справочник «Должности» — это системный скелет организационной структуры и фундамент расчета ФОТ в 1С:ERP, который превращает разрозненные кадровые решения в централизованную, управляемую и прогнозируемую систему работы с персоналом.