Ввод остатков по авансам, выданным по ведомостям (подотчетным лицам) в 1С:ERP

Пошаговая инструкция: Ввод остатков по авансам, выданным по ведомостям (подотчетным лицам) в 1С:ERP из УПП.

Общая информация

Авансы, выданные по ведомостям - это суммы, выданные сотрудникам под отчет для хозяйственных нужд, которые не были отчитаны на дату перехода в ERP. Учет ведется по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подготовительный этап

Шаг 1: Подготовка реестра подотчетных сумм

Цель: Сформировать утвержденный реестр авансов на дату перехода.

1. Соберите данные из УПП:
   Сформируйте отчет «Анализ счета 71»
   Получите ведомость по подотчетным лицам
   Снимите остатки по каждому сотруднику с детализацией:
   Сумма аванса
   Дата выдачи
   Основание (номер ведомости, приказа)
   Назначение аванса
2. Подготовка файла для загрузки:
   Создайте Excel-файл со столбцами:
   ТабельныйНомер
   Сотрудник
   СуммаАванса
   ДатаВыдачи
   СрокОтчета - до какой дали должен быть предоставлен отчет
   НомерВедомости - исходный документ выдачи
   НазначениеАванса - на какие цели выдан
   СтатьяРасходов - для аналитики
   Комментарий
3. Сверка и утверждение:
   Распечатайте реестр
   Передайте на сверку в бухгалтерию
   Получите подписи главного бухгалтера и руководителя

Этап выполнения в 1С:ERP

Шаг 2: Создание документа ввода остатков

1. Перейдите в раздел «Бухгалтерский учет»
2. Выберите «Все документы» → «Ввод остатков»
3. Нажмите «Создать» и выберите «Ввод остатков по подотчетным лицам»

Альтернативный путь: Казначейство → Расчеты с подотчетными лицами → Ввод остатков

Шаг 3: Заполнение шапки документа

1. «Дата» - укажите дату начала работы в ERP
2. «Организация» - выберите организацию
3. «Валюта» - как правило, рубли РФ
4. «Счет учета» - 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»
5. «Вид остатков» - «Задолженность подотчетных лиц»

Шаг 4: Заполнение табличной части

Способ А: Ручной ввод

1. Нажмите «Добавить» в табличной части
2. Заполните для каждого сотрудника:
   «Сотрудник» - выберите из справочника
   «Сумма» - сумма аванса (положительная - сотрудник должен организации)
   «Договор» - если аванс выдан в рамках договора
   «Счет учета расчетов» - 71.01
   «Статья расходов» - выберите соответствующую статью
   «Срок отчета» - до какой даты должен быть предоставлен авансовый отчет
   «Основание» - номер и дата ведомости/приказа из УПП
   «Комментарий» - назначение аванса

Способ Б: Загрузка из файла (рекомендуется)

1. Нажмите «Заполнить» → «Загрузить из табличного документа»
2. Скопируйте данные из подготовленного Excel-файла
3. Сопоставьте колонки:
   ТабельныйНомер → «Сотрудник»
   СуммаАванса → «Сумма»
   СрокОтчета → «Срок отчета»
   НазначениеАванса → «Комментарий»
   НомерВедомости → «Основание»
4. Нажмите «Загрузить»

Шаг 5: Настройка аналитики

1. «Статьи расходов» - для каждого аванса укажите:
   Хозяйственные нужды
   Командировочные расходы
   Приобретение материалов
   Иные цели
2. «Сроки отчетности»:
   Установите реальные сроки предоставления авансовых отчетов
   Для просроченных авансов укажите «Требуется срочный отчет»
3. «Ответственные»:
   Назначьте ответственных бухгалтеров за контроль отчетности

Шаг 6: Проведение документа

1. Проверьте итоговую сумму авансов
2. Нажмите «Провести»
3. Убедитесь, что документ провел без ошибок
4. Сохраните распечатку документа для архива

Примечание: Документ формирует дебетовое сальдо по счету 71.01 по каждому подотчетному лицу.

Альтернативный способ: Через авансовые отчеты

Шаг 2А: Создание авансовых отчетов с отрицательными суммами

1. Создайте документ «Авансовый отчет»
2. Укажите дату, предшествующую переходу на ERP
3. В табличной части укажите:
   «Сумма» - отрицательное значение (сумма аванса)
   «Статья расходов» - «Аванс выданный»
   «Счет учета» - 71.01
4. Проведите документ

Преимущество: Сразу формирует полную историю операции

Контрольный этап

Шаг 7: Проверка корректности ввода

1. Сформируйте отчет «Анализ счета 71»:
   Раздел «Бухгалтерский учет» → «Отчеты»
   Выберите «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
   Укажите счет 71.01
   Убедитесь, что сальдо соответствует реестру
2. Проверка по сотрудникам:
   Сформируйте «Карточка счета 71» по каждому сотруднику
   Сравните с подготовленным реестром
   Проверьте правильность сумм и аналитики
3. Проверка в разрезе статей расходов:
   Сформируйте отчет «Анализ субконто» по статьям расходов
   Убедитесь в корректности распределения

Шаг 8: Проверка бухгалтерских проводок

Убедитесь, что сформированы правильные проводки:

text

Дебет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит 50.01 «Касса» / 51 «Расчетный счет»

Последующие операции с подотчетными суммами

Предоставление авансового отчета:

1. Создайте документ «Авансовый отчет»
2. Выберите сотрудника и сумму аванса
3. Заполните таблицу приобретенных товаров/услуг
4. Приложите оправдательные документы
5. Проведите документ

Возврат неиспользованного аванса:

1. Создайте документ «Поступление наличных»
2. Укажите основание: «Возврат подотчетной суммы»
3. Проведите документ

Списание аванса в случае невозможности отчета:

1. Создайте документ «Списание с расчетного счета»
2. Укажите статью расходов «Прочие расходы»
3. Основание: «Списание не возвращенного аванса»

Особые случаи

Авансы, выданные в иностранной валюте:

1. Используйте счет 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте»
2. Укажите валюту аванса
3. Укажите курс на дату выдачи
4. Введите сумму в валюте и рублевый эквивалент

Авансы, выданные несотрудникам:

1. Используйте справочник «Прочие контрагенты»
2. Счет учета - 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
3. Укажите документ-основание выдачи аванса

Авансы с истекшим сроком отчетности:

1. Введите остатки с пометкой «Просроченный аванс»
2. Немедленно создайте документы на взыскание или списание
3. Установите контрольные даты для решения вопроса

Рекомендации и лучшие практики

Перед вводом остатков:

• ✅ Проверьте сроки отчетности по каждому авансу
• ✅ Уточните статус - действующий или просроченный
• ✅ Соберите все оправдательные документы по уже предоставленным отчетам
• ✅ Согласуйте реестр с руководителями подразделений

При вводе данных:

• ✅ Детализируйте назначение каждого аванса
• ✅ Сохраняйте исходные номера документов из УПП
• ✅ Устанавливайте реальные сроки отчетности
• ✅ Заполняйте все поля аналитики

После ввода:

• ✅ Уведомите подотчетных лиц о необходимости отчетности
• ✅ Назначьте ответственных за контроль сроков
• ✅ Настройте регламентные задания на проверку просрочки
• ✅ Обучите сотрудников работе с авансовыми отчетами в ERP

Контрольные точки:

• Общая сумма авансов должна совпадать с данными УПП
• По каждому сотруднику сумма должна быть подтверждена
• Сроки отчетности должны быть актуальными
• Аналитические разрезы заполнены корректно

Документы для архива:

• Подписанный реестр подотчетных сумм
• Копии ведомостей на выдачу авансов из УПП
• Распечатка документа ввода остатков
• Приказ о назначении ответственных за контроль

Эта инструкция позволяет корректно перенести остатки по выданным авансам из УПП в 1С:ERP, обеспечивая полный контроль над подотчетными суммами и соблюдение сроков отчетности.