260 подписчиков

Ядро управления бизнесом. 10+ ключевых показателей ежедневного контроля для директора или собственника бизнеса

9 июля9 июл

15 мин

Оглавление

1. Выручка
2. Себестоимость
3. Маржинальная прибыль

Когда вы впервые решите удержаться в своей должности, то это будет первый повод чтоб вас уволили.

51% российских директоров, акционеров не анализируют финансовую отчётность. Они доверяют всё финансовому директору или главному бухгалтеру, а сами смотрят только на остаток денежных средств. И это прямой путь к кассовым разрывам, убыточным проектам и потере управляемости.

- Что должен директор или собственник анализировать (контролировать) каждый день?

- Ответ: всё, но в меру.

Для ознакомления возьмём 10 ключевых показателей, которые необходимо ежедневно и еженедельно отслеживать, анализировать для вашего же блага. И мы не просто смотрим на эти цифры, а сравниваем «план – факт». Отклонение в пределах нормы составляет 5%.

Как вы думаете, какие это будут показатели?

Для тех, кто скажет, что «цель бизнеса —это «прибыль» и только её мы будем смотреть», сразу же аргументы для мыслительного процесса на досуге:

1. Какая «прибыль»? Видов «прибыли» достаточно: чистая, валовая, операционная, маржинальная, недополученная, нераспределённая. Так какая «прибыль» является целью бизнеса?

2. Прибыль — это обязанность бизнеса, а не цель. Да, «прибыль» важная составляющая бизнеса и с этим никто не спорт, но если бы всё так было просто … .

Анализ показателей — это исследование, которое позволяет оценить данные, выявить закономерности и принять решения на основе полученных результатов.

Следующими показателями надо управлять. Да-да, именно управлять, а не просто смотреть на них «стеклянными глазами» и мечтать о том, что всё само придёт в норму. Чудо не произойдёт

Мы управляем тем, что только можем подсчитать.

1. Выручка

Выручка —это доход от продажи продукции, поступления, связанные с выполнением работ, оказанием услуг (например, арендная плата) за определённый промежуток времени без учёта расходов.

В отчете о финансовых результатах (Форма 0710002) доходы, полученные организацией от осуществления обычных видов деятельности, отражают по строке 2110 "Выручка". При этом сумма выручки указывается за минусом налога на добавленную стоимость (НДС) и акцизов.

Выручка может быть положительной или нулевой, отрицательной она быть не может (выручка отражает поступления денежных средств, а не расход).

Выручка компании отражает её масштаб и долю на рынке.

Когда выручка растёт, то это говорит о том, что ценовая политика и целевая аудитория выбраны правильно — спрос на продукцию / услуги определён верно.

2. Себестоимость

Себестоимость — это сумма всех затрат, связанных с производством и реализацией товара или услуги.

В состав себестоимости входят:

Прямые расходы — сырьё, материалы, зарплаты сотрудников;
Косвенные — аренда, коммунальные платежи, амортизация оборудования, управленческие расходы.

У разных бизнес-моделей будет разная структура себестоимости. Например, у завода по производству компрессоров наибольшая доля в себестоимости будет оплата труда, у магазина с одежкой или кафе наибольшая доля в себестоимости будет аренда помещения.

В этом показатели главное обращать внимание на рост затрат статей себестоимости и понимать, что все затраты в конечном итоге повлияют на итоговую сумму.

Задачи, для которых важно рассчитывать себестоимость:

Оптимизация расходов. Подсчет себестоимости позволяет определить, какие затраты являются наибольшими из всех статей. Это может включать анализ сырья, труда, накладных расходов и других факторов.
Определение ценовой политики. Понимание себестоимости продукции помогает установить конкурентную цену на товар или услугу.
Финансовое планирование. Позволяет заранее учитывать расходы и доходы (финансовое планирование и управление бюджетом), а также избегать неожиданных убытков.
Управление эффективностью. Снижение себестоимости может привести к повышению производительности и снижению затрат. Главное на «спичках» не экономьте.
Контроль и отчетность. Систематический расчет себестоимости позволяет более точно вести бухучет и готовить отчеты. Это необходимо для внутреннего контроля, а также для внешней отчетности, особенно если в компании проводят аудит.
Инвестирование и финансирование. Понимание себестоимости продукции позволяет компании более уверенно представлять свои финансовые показатели и привлекать инвестиции.
Определение точки безубыточности. Себестоимость важна при определении объема продаж, который необходим для минимальной окупаемости бизнеса.

Знания о себестоимости помогут вам со многими расчётами чтоб узнать «где деньги и почему выручка «вот такая», а денег в кассе нет».

Главное помните, что когда вырешите полететь бизнес-классом в командировку и пожить в пятизвёздочном отеле, то эти расходы (управленческие) тоже отразятся в себестоимости.

3. Маржинальная прибыль

Маржинальная прибыль, или «маржа» — разница между выручкой и переменными расходами товара или услуги.

Маржа отражает прибыльность продукта / услуги в рублях.

Маржа показывает размер дохода, который остаётся в виде прибыли. Чем выше маржа на товар или услуг, тем выше прибыльность, следовательно, эффективность бизнеса.

Пример из бизнеса по продаже молочных коктейлей:

Молочный коктейль продаётся за 200 рублей, переменные затраты (стоимость мороженого, молока, топик, трубочка и стаканчика) — 80 рублей.
Маржинальная прибыль с одного молочного коктейля — 120 рублей.
Если за месяц продаётся 1000 коктейлей, маржинальная прибыль составит: 120 × 1000 = 120 000 рублей.
Из этих средств нужно оплатить аренду, зарплату продавцу и другие постоянные затраты. Если они составляют 80 000 рублей, то прибыль до вычета налогов за месяц будет: 120 000 − 80 000 = 40 000 рублей.

Чем меньше переменных затрат, тем лучше для итогового показателя «маржи».

4. Поступления денежных средств на расчётный счёт и их остаток

Не путайте «выручку» и «поступление денежных средств», если у вас не 100% предоплата за товар или услугу. В большинстве случаев, за товар будет предоплата (аванс), а остатки будут получены за получение качественного товара.

Отчёт о движении денежных средств (ОДДС) — это финансовый документ, в котором отражены денежные потоки бизнеса: поступления, расходы и остатки денег.

В нашем случае, мы будем обращать внимание на поступления денежных средств, а не на саму форму ОДДС, как принято по бухгалтерскому учёту.

Вам необходимо знать на каждую неделю / день о поступлениях денежных средств на счёт компании и расходы за этот же период чтоб узнать остаток денег в кассе на начало периода.

Контроль поможет:

Избежание кассовых разрывов. Даже если ваша компания растет «как на дрожжах», важно видеть, когда и откуда поступают деньги, чтобы планировать выплаты и не попасть в неприятную ситуацию — денег нет и вы неплатёжеспособны.
Контроль над расходами. ДДС помогает отслеживать, куда уходят средства: на аренду, зарплату, рекламу или случайные покупки вроде нового корпоративного автомобиля для финансового директора так как он «заслужил» по его мнению.
Планирование бюджета. Понимание будущих поступлений и затрат позволяет рационально распределять ресурсы и избегать ненужных трат. Где-то надо будет найти компромисс (приоритет) по расходам чтоб дождаться необходимых доходов.

5. Дебиторская задолженность

Большая дебиторская задолженность является причиной нехватки денежных средств в компании, когда у вас по «планам» на счетах должны быть денежные единицы для функционирования.

Дебиторская задолженность (дебиторка) — это долг сотрудников и внешних контрагентов (подрядчиков, клиентов, поставщиков, государства) перед индивидуальным предпринимателем (ИП) или юрлицом.

Дебиторка возникает при условии, что компания уже выполнила свои обязательства по договору, а вторая сторона ещё нет.

Управление дебиторской задолженностью делится на управление будущей и текущей задолженностью.

Когда вы выстраиваете управление будущей дебиторкой, нужно ответить на три вопроса:

Какую дебиторскую задолженность может позволить себе бизнес — сколько?
На какой срок можно кредитовать своих покупателей —на сколько?
Кого можно кредитовать — кому?

В управлении текущей дебиторской задолженностью вам помогут следующие структурные подразделения бизнеса:

Финансовый отдел — своевременный отчёт в реестре;
Отдел продаж — контроль долгов в рамках договорных условий и отсчёт дней по просрочке;
Юридический отдел —статусы судебных дел по взысканию через суд.

Функция регулярного менеджмента не только проводить планёрки, а так же управление задолженностью наших уважаемых клиентов / партнёров. Иначе, будите отрицательно-платёжеспособными.

6. Лиды

Лид — это потенциальный клиент, который проявил интерес к продукту или услуге.

Например, человек зашёл на сайт или позвонил в компанию после просмотра рекламы.

«Лид» как термин пришёл из интернет-маркетинга. Поэтому, если сказать «лид» или «потенциальный клиент», то вы не ошибётесь.

Такой показатель необходимо подсчитывать так он определяет интерес к товару или услуге, является ориентиром по целевой аудитории.

По готовности к покупке выделяют три типа потенциальных клиента (лида):

Холодные. Такие пользователи оставляют контактные данные, но они пока не понимают, сможет ли продукт компании решить их проблему. Они могут быть недостаточно информированы о том, чем она занимается. Они вряд ли совершат покупку в ближайшее время, потому что они могут быть вообще не заинтересованы в вашем продукте, либо они пока собирают информацию.
Тёплые. Они уже заинтересованы в вашей компании, но пока не торопятся покупать. У них есть определённые сомнения, будет ли ваш продукт лучше, чем у конкурентов, поэтому с ними надо работать активнее, предоставляя им дополнительную информацию о товаре, рассказывать о его плюсах и о том, как он может решить «головную боль» клиента.
Горячие. Это те, кто уже готов оформить заказ. Основная задача — помочь им в этом, отправив коммерческое предложение, проконсультировав или провести другие коммуникационные шаги.

В общем и целом, смотрите, изучайте ваших потенциальных клиентов.

«Лидмашина» — мечта маркетолога.

7. Коммерческие предложения

Коммерческое предложение (КП) — это документ, который представитель бизнеса отправляет потенциальным клиентам, чтобы заинтересовать их в покупке или сотрудничестве.

КП ещё не означает, что клиент купить товар или услугу, но намерения у него уже самые серьёзные. Главное тут не спугнуть и при таком деле взаимодействовать с лицом принимающее решение.

Зная количество отправленных КП, можно эффективно контролировать (подпинывать) продавцов чтоб они не расслаблялись. Для продавцов отправка КП клиенту уже сигнал, что можно расслабиться так как дело сделано и если что, то клиент же сам отказал, а все документы и условия были составлены.

В общем и целом, смотрите не только на количество КП, но и на качество их — анализируйте структуру КП по целевым аудиториям чтоб понят свои недостатки.

12 сильных аргументов для КП (КП это не только счёт на оплату):

Способ расчёта;
Мини-кейсы;
Примеры выполненных работ;
Отзывы о вашем товаре или услуге;
Рекомендации;
Свидетельства и сертификаты;
Фотоотчёты;
Образцы и пробники;
Списки уважаемых клиентов;
Гарантии;
Демонстрация «до» и «после»;
Рассказ о компании или продукте в цифрах.

8. Количество заключённых договоров

Заключённый договор — это соглашение между сторонами, достигшее юридической силы в соответствии с установленными нормами гражданского законодательства.

Держите руку на пульсе (показатели бизнеса, которые скажу вам как долго вы протяните) по этому показателю так как от него зависит будущее компании и ваше тоже.

Когда у бизнеса 0 заключённых договоров за день, то это не время для паники, но стоит насторожиться.

После заключение договора половина пути вашего управления бизнесом завершена. Начинается самое сложное — исполнение обязательств, за которые заплатил клиент.

9. Конверсия

Конверсия в продажах — это процентное соотношение числа клиентов, совершивших целевое действие (покупка товара или услуги), к общему количеству посетителей или потенциальных клиентов.

6-8 показатель в этой статье помогает рассчитать данный показатель.

В этом показатели, мы увидим наглядно «воронку продаж»!

С помощью простых математических расчётов, мы сможем увидеть результат всех усилий по привлечению клиента, который купил товар или услугу.

Универсальных оптимальных значений конверсии в продажах не существует, так как они зависят от сферы деятельности, каналов продвижения, конкурентной среды и целевой аудитории.

Примерные значения конверсии продаж по целевому действию:

для e-commerce — 1–2%;
для B2B-сайтов — около 2–5%;
для люксовых товаров — менее 1%;
для низкобюджетных продуктов или услуг — может быть выше 5%.

Но чтоб не смотреть на такие небольшие процентные значения в примере, ставьте для себя изначальную цель в 10%.

10. Средний чек

Средний чек — это выручка компании, разделённая на число покупок.

Эта величина показывает, сколько в среднем тратит каждый клиент бизнеса за одно обращение или визит.

Очень важно чтоб клиент приходил к нам за товаром или услугой не один раз, а делал это многократно. Из очевидного — клиент к нам придёт если будет полностью удовлетворен товаром или услугой.

Если вы управляете производственной компанией, то следующие показатели будут для вас дополнительными в связи с бизнес-моделью (не спецификой).

11. Нарушения по охране труда и пожарной безопасности (ОТ и ПБ)

Приоритет «номер ноль» в любом бизнесе — сотрудник должен прийти на работу здоровым и уйти с работы здоровым.

За любую глупость и неосторожность сотрудника будете отвечать вы, товарищ директор. Ответственность может быть не только написанием объяснительной, но и уголовная.

Всегда лично контролируйте выполнение требований охраны труда на рабочих местах и статусы устранения нарушений (внутренние аудиты, гос. проверки).

Организовывайте проведение аудитов внутри компании чтоб они были «неожиданными». Стенды по ОТ и ПБ проверьте. Там бывает, что со дня основания компании информацию не обновляли. Обучения проводите 1 раз в квартал, как минимум. Ничего страшного, что 30 минут в месяц уйдёт на обучение с практикой (учебная эвакуация, тренировка на манекенах оказанию первой помощи и т.д.) по ОТ и ПБ.

И сами не забывайте соблюдать требования по охране труда и чтоб не было никаких «двойных стандартов». Ещё не сидите несколько часов подряд (совещаний это тоже касается), делайте гимнастику и пропагандируйте это.

«Охрана труда пишется на крови».

12. Статус по заказам: количество произведённой и отгруженной продукции

Отслеживать данные показатели необходимо чтоб быть уверенным, что бизнес выполнит свои обязательства перед заказчиков своевременно и в нужном объёме.

Вы же не хотите в восемь часов вечера отвечать («тык-пык, не знаю» — будет не аргумент) на звонок клиента / акционера по поводу выполнения заказа в срок и в нужном объёме?!

Статус по выполнению «заказа» на производстве можно измерить в процентах или единицах (штуки, литры, рубли и т.д.). Если «план-факт» не совпадет, то обязательно ведите статистику по невыполнению планов чтоб потом данные проанализировать.

Статус отгруженной готовой продукции на складе измеряем так же в процентах или в единицах.

В дополнение к статусу заказа добавьте ещё сумму контракта в денежных единицах для ясности грядущих потерь при невыполнении обязательств.

Хороший и проверенный вариант отслеживания статуса по продукции является личный контроль на производстве, на складе готовой продукции. Это вполне нормально прийти в подразделении (цех, склад) и в «живую» увидеть продукцию. Такой подход даст вам ещё больше уверенности в своевременном выполнении заказов. Если в отчёте вам показали положительные статусы по заказам, а по факту продукция нет, то вы не зря сходили в «Гембу» (от японского — место, где создается ценность для клиента или рабочий процесс).

13. Показатели качества: сдача с первого предъявления и рекламация

Сдача продукции с первого предъявления — критерий качества, который означает, что продукция выпущена сразу без дефектов и не требует дополнительных затрат на доводку.

Суть в том, чтоб работы выполнялись без дополнительных затрат на доработку брака. В идеале — бездефектное изготовление продукции на всех технологических операциях.

Чем выше показатель сдачи продукции с первого предъявления, тем ниже уровень рекламации.

Рекламация — это официальное обращение покупателя к продавцу или производителю с требованием устранить недостатки товара или услуги, вернуть деньги или заменить товар.

Чем больше у вас рекламаций от клиентов, тем больше у вас репутационных потерь по своей продукции. И если вы думаете, что 1% рекламаций это мелочь, то переведите проценты в другие единицы измерения (штуки, килограммы, литры …). Каждая рекламация это минус 1+ клиент в будущем.

В общем и целом: не производи, не принимай, не передавай брак!

Итоги

Ключевые показатели надо планировать на год / квартал / месяц / неделю / день.

Для этого уже есть отработанные методики ДДС, "план-факт" производства, "план-факт" приёма готовой продукции на склад, "план-факт" отгрузки готовой продукции.

ВНИМАНИЕ: перечисленный показатели являются только верхушкой всей системы. В этой заметке описано всё по верхам и без углубления. Углубиться в этом всём вам поможет только практика и вопросы к тем, кто управляет финансами (например, финансовый директор) у вас, если есть такие, а если нет, то заплатите консультантам. Не экономьте на юристах и финансовых консультантах в бизнесе. Задайте вопрос директору по производству о том, как он в режиме реального времени отслеживает выполнение заказов.

И да, отслеживать показатели надо при любом масштабе бизнеса. А ещё есть люди, процессы и технологии в компании, которые надо контролировать в бизнес-системе компании.

И только теперь мы смотрим на показатель «прибыли», которую вы хотите увидеть. Просто так «частая прибыль» не появится в отчётности, её составляющие всегда куда-то распределяются и не успеваете вы ей порулить. Если по предыдущим показателям провал, то и чистой прибыли, скорее всего, не будет … .