Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 ТК
Давайте разберемся, как рассчитать и обосновать размер выплаты, какие документы оформить и проводки сделать, а также как учесть компенсацию при расчете налогов.
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях положена сотрудникам, которые используют свое транспортное средство в интересах работодателя. При этом работодатель должен на это дать свое согласие, а размер компенсации должен быть согласован в письменной форме. Об этом прописано в статье 188 ТК РФ.
Эксплуатация автомобиля работника должна быть обусловлена его должностными обязанностями (например, использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами).
Размер компенсации за использование личного автомобиля официально не установлен. Никаких требований к размеру компенсации, и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому работодатель определяет размер и порядок расчета самостоятельно по согласованию с сотрудником.
Пропишите сумму компенсации в трудовом договоре, дополнительном соглашении или отдельном приказе. В частности, работодатель вправе приравнять сумму компенсации к стоимости услуг такси, каршеринга или аренды транспортного средства в местности, где эксплуатируют технику. Можно взять за основу также нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92.
Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц, независимо от времени и интенсивности использования авто. А можно каждый месяц делать расчет компенсации в зависимости от интенсивности поездок. В любом случае не платите компенсацию за время, когда сотрудник не использовал машину – был в отпуске или болел.
Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля. При расчете учитывайте данные об интенсивности использования автомобиля, о затратах на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ, об износе и сроке полезного использования автомобиля.
Как определять, насколько интенсивно используют авто, в законодательстве не сказано. Установите такой порядок внутри организации отдельным приказом или соглашением. Например, можно разделить поездки по городу и вне его пределов. Можно учитывать тип поездок – курьерские, доставка груза, встречи с клиентами и пр. Параметры интенсивности организация вправе определить самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности.
Затраты на текущий ремонт, техобслуживание можно рассчитать по формуле:
Затраты на текущий ремонт, техобслуживание в месяц =
Расходы на ремонт и техобслуживание за прошлый год или планируемая сумма расходов : 12
Сумму ГСМ по транспортному средству определите по кассовым чекам, квитанциям на покупку топлива, путевым листам и данным механика.
Важно установить компенсацию в разумных пределах. В противном случае организация может столкнуться с претензиями проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов.
Выплату компенсации за использование личного автомобиля пропишите в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Размер компенсации и срок ее выплаты можно предусмотреть в дополнительном соглашении или в отдельном приказе. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.
Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника документы о праве собственности на автомобиль: копии паспорта транспортного средства и свидетельства о регистрации автомобиля в ГИБДД.
Нужно ли для выплаты компенсации автомобиля потребовать от сотрудника путевые листы?
Да, нужно. Путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:
- не облагать компенсацию НДФЛ и страховыми взносами;
- учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и налога на УСН.
Может ли директор подписать приказ о выплате себе компенсации за использование автомобиля в служебных целях?
Да, может. Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре.
При этом трудовой договор или дополнительное соглашение к нему с директором должен подписать:
- председатель совета директоров или наблюдательного совета – от имени акционерного общества;
- тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора,
- либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров или наблюдательный совет не создавался или эти полномочия не были ему переданы Подписать трудовой договор или дополнительное соглашение к нему может также лицо, которое будет наделено полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.
Как облагается компенсация НДФЛ и взносами.
Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, который согласовали работодатель и сотрудник Не применяйте при расчете НДФЛ и страховых взносов с компенсации нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92. Постановление № 92 нужно только для целей налога на прибыль и налога на УСН.
Сумма компенсации не будет облагаться НДФЛ и взносами, только если сотрудник использует автомобиль в связи с работой: при разъездном характере работ, служебных поездках или командировках.
Чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля для ИФНС и СФР, подготовьте документы:
· соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации;
· копию свидетельства о регистрации транспортного средства;
· копию паспорта транспортного средства (ПТС);
· путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.;
· кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ;
· приказ о назначении компенсации.
Как учитывается компенсацию за использование личного автомобиля в расходах.
Налог на прибыль (ОСНО).
Компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, так прописано в пункте 1 статьи 264 НК РФ. Учесть в расходах можно только сумму компенсации в пределах норм, установленных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.
Напомним! Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб. В размерах указанных компенсаций учтено возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации, — бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ.
Расходы на компенсацию сверх норм, установленных постановлением № 92, не уменьшат налогооблагаемую прибыль. В этом случае возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом.
Обратите внимание, что и при методе начисления, и при кассовом методе момент признания в налоговом учете расходов в виде компенсации за использование личного автомобиля – дата перечисления денег с расчетного счета или выплаты из кассы.
Возникает вопрос, можно ли учесть при расчете налога на прибыль оплату ГСМ сверх компенсации за использование автомобиля. Нет, нельзя.
Нормы из постановления № 92 уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат – износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Работодатель, который помимо выплаты компенсации по этим нормам возмещает сотруднику еще и стоимость ГСМ, не вправе учесть расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли
Единый налог (УСН).
Обратите внимание, если вы платите налог с доходов, расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают единый налог. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате и иным выплатам сотрудникам организации, это прописано в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.
Организации и ИП, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть в расходах компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника в пределах установленных норм. Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.
Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см включительно, то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Сумму компенсации, превышающую данные нормативы, нельзя включить в расходы.
Важно!
Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества сотрудника. А вот компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом не предусмотрены.
Таким образом, компенсационную выплату можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль и УСН, а также не облагать НДФЛ и страховыми взносами только при условии, что автомобиль является личным имуществом сотрудника
Это подразумевает, что автомобиль в собственности человека, в том числе и совместной, например, с супругой, что подтверждено документально (копиями ПТС и свидетельства о регистрации транспортного средства).
Если же сотрудник управляет автомобилем, оформленным на другое лицо, то такое транспортное средство не считается его личным имуществом. Сумму компенсационной выплаты нельзя учесть в расходах. Кроме того, такая компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.
Совет!
Работодатель может учесть в расходах компенсацию, если сотрудник управляет чужим автомобилем на основании доверенности.
Понятие личного имущества в законодательстве отсутствует. Личным имуществом сотрудника можно признать те вещи, что принадлежат ему на любом законном основании. Физлицо или организация вправе выдать сотруднику доверенность на управление автомобилем.
Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК). Следовательно, она может быть признана законным основанием для владения транспортным средством. То есть автомобиль, которым человек пользуется по доверенности, можно рассматривать как его личное имущество.
Поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах работодателя, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля, управляемого по доверенности, можно учесть в расходах и не нужно облагать НДФЛ и взносами.
Работодатель должен документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсационных выплат за использование автомобиля сотрудника. Проверяйте, действительно ли выплаты, производимые сотруднику, являются компенсационными. Например, это условие не выполняется тогда, когда доверенность сотруднику выдает работодатель, который является собственником автомобиля и несет расходы по его содержанию и эксплуатации.
Если при этом работодатель производит сотруднику какие-либо выплаты за использование автомобиля, то эти выплаты нельзя учесть в расходах. Кроме того, с таких выплат нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Сотруднику вообще не положена компенсация, поскольку у него нет расходов. Такой вывод следует из совокупности положений статей 164 и 188 ТК.
А как правильно вести бухгалтерский и налоговый учет, формировать и сдавать отчетность, а так же работать в программах 1С Вы можете изучить на наших курсах:
Комплексная программа обучения (самый полный курс) - https://olbuh.ru/complex_kurs_osno_usn
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при ОСНО - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при УСН - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения ОСНО» - https://olbuh.ru/kurs-1-s-buhgalteriya-8-3
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения УСН» - https://olbuh.ru/kurs-1s-buhgalteriya-8-3-usn
Практический курс «Кадровый учет, расчет заработной платы и отчетность по страховым взносам с практикой в 1С: ЗУП 8.3» - https://olbuh.ru/kadry-zarplata-otcyetnost-1s-bukhgal..
Сайт: https://olbuh.ru/
Телефон: +7 953 866 27 94
Почта: info@olbuh.ru
