Если бы результаты работы зависели только от нашей загруженности делами, каждый был бы невероятно успешным человеком. Но это не так. К сожалению, огромное количество нашего времени тратится впустую, мы прокрастинируем или просто создаем видимость бурной деятельности – а заветные цели остаются мечтами. Почему так происходит и выйти из этого положения? Рассказывает главный психиатр и психотерапевт нашей клиники Василий Шуров.
Жизнь на автопилоте
Примерно 30-40% нашей повседневной деятельности не требуют осознанных решений и действий.
Например, мы автоматически выполняем бытовые задачи – делаем чай, кушаем, протираем стол, отвечаем на звонки или проверяем почту.
Но некоторые задачи требуют от нас осознанности. На них приходится фокусироваться полностью – иначе эффективность нашей работы резко снижается, развития не происходит.
Например, на «автопилоте» невозможно освоить новые навыки, тяжело читать учебники и книги, сложно продумывать рабочие стратегии и выдавать креативные решения.
Внимание – ограниченный ресурс. И чем лучше мы умеем сознательно им управлять, тем более продуктивными становимся.
Как выйти из автопилота? Метод 4-х секций
Для этого нужно научиться самостоятельно распределять задачи по важности.
Разберем один способ, и за основу возьмем известный метод распределения времени – матрицу Эйзенхауэра.
Начертите на листе таблицу из четырех квадратов. Распределите каждую из текущих задач в этих квадратах, отвечая себе на вопрос:
Продуктивна задача или нет? – многого ли вы достигнете благодаря ее выполнению?
Привлекательна задача или нет? – интересно ли вам заниматься этим делом?
Что дает нам каждый из квадратов:
Продуктивные и непривлекательные дела – это вся важная и срочная деятельность, которой вы просто вынуждены заниматься, хотя вам приходится себя пересиливать и заставлять:
Сдать отчет, прийти на совещание, провести встречу с начальником или подчиненным, сходить к врачу.
Это дела, которые важны в краткосрочной перспективе – иначе вас уволят или понизят в должности, или вы «запустите» серьезную болезнь, будете плохо себя чувствовать и не сможете продуктивно работать.
Непродуктивные и непривлекательные дела – это зона активной прокрастинации, «имитация работы».
Мы перекладываем карандаши и сортируем бумаги на столе, разбираем папки в компьютере, срочно подметаем в комнате, выполняем все срочные, но второстепенные и неважные для нас самих просьбы окружающих.
Эта зона – одна из наиболее вредных для нашей продуктивности. Здесь фокус внимания смещается с реально важных для нас задач на маловажные, или продиктованные чужими желаниями.
В ловушку этой зоны попадают люди, которые считают себя ответственными и требовательными. Она создает ощущение, что мы молодцы – ведь мы очень загружены и вроде как «много работаем». Но реального результата зона не приносит.
Подробнее о том, как работает ловушка прокрастинации, мы писали здесь.
Непродуктивные и привлекательные дела – это задачи, на которые мы отвлекаемся ради сиюминутного удовольствия.
Мы листаем соцсети, читаем новости, отвечаем на комментарии, болтаем с коллегами и друзьями.
Люди, которые максимально плохо умеют распределять свое внимание, проводят в этой зоне практически все время, пока сроки не начинают «поджимать». Потому что задачи данного квадрата моментально дают удовлетворение, на них легче всего отвлечься.
Продуктивные и привлекательные дела – это задачи, которые направлены на наши долгосрочные цели и развитие.
Мы тренируемся и оттачиваем свои навыки, учимся новому, расширяем свой профессиональный и жизненный кругозор.
Это наиболее важная зона. Именно она помогает нам продвигаться по карьерной лестнице, делает нас более умными, ловкими и интересными. Здесь живут наши мечты. Но именно эта зона требует наибольшей концентрации внимания.
Как пользоваться таблицей?
Если вы хотите добиваться своих целей и не тратить свое время впустую, нужно выполнять задачи в следующей последовательности и с таким распределением сил:
Продуктивные/непривлекательные – делаем в первую очередь, стараемся тратить на зону 30-40% нашего внимания – не больше.
Продуктивные/привлекательные – делаем во вторую очередь, но пытаемся тратить на зону максимум своего внимания – 40-50%.
Непродуктивные/привлекательные-непривлекательные – делаем в последнюю очередь, тратим не больше 10% внимания, вносим в категорию «отдыха и развлечений».
При этом нужно стараться распределять внимание так, чтобы в зоне «непродуктивное/непривлекательное» вы почти не появлялись. Там «сидят» те задачи, которые никак не удовлетворяют ваши потребности и лишь высасывают силы.
Границы внимания
Почему-то продуктивными и успешными принято считать людей, которые часто делают «много дел одновременно». Выглядит это и правда внушительно. Но эффективность такой работы зачастую довольно маленькая.
Почему?
Число дел, на которых мы можем сосредоточиться, ограничено. За многозадачность у нас отвечает краткосрочная память.
Условно назовем эту область пространством внимания. Здесь мы удерживаем и обрабатываем текущую информацию.
Если мы одновременно выполняем поручение и общаемся с коллегой, мы «запихиваем» в пространство внимания оба дела.
Если мы решили вспомнить название того самого фильма, строчки из песни или какой-то случай из жизни, информация из долгосрочной памяти на время помещается в краткосрочную – и тоже «забивает эфир».
Чтобы понять, насколько важно следить за чистотой пространства внимания, проведем простую аналогию.
Представьте, что ваш мозг – это компьютер, смартфон или браузер. Пространство внимания можно сравнить с оперативной памятью.
Если вы запускаете сразу несколько больших программ на компьютере, открываете сразу много приложений на телефоне, или создаете множество вкладок в браузере – система начинает «подвисать», работает со сбоями.
Примерно то же самое происходит с нашим мозгом. Мы допускаем глупые ошибки, забываем про важные дела, становимся рассеянными.
Именно поэтому важно научиться осознавать, чем прямо сейчас заполнено ваше пространство внимания. Задавать себе вопросы:
О чем я сейчас думаю? (одновременно и о работе, и о выборе фильма на вечер)
Что я сейчас чувствую, что меня тревожит и интересует? (переживаю за свой доклад, мечтаю о встрече с любимым или другом)
На что я сейчас реагирую? (эта ваза на столе или фотография в соцсети кажутся красивыми, тоже так хочу)
Важно: если вы замечаете, что пространство внимания забито лишними данными, не стоит себя осуждать – так вы лишь сильнее сконцентрируетесь на своей обузе и создадите себе проблему в виде дополнительной тревоги.
Лучшее решение – спокойно перенаправлять внимание на текущую важную задачу. Еще один способ – записать на бумагу все «лишние» мысли и чувства, и пообещать вернуться к ним позже.
Можно ли совмещать разные задачи без потери продуктивности?
Можно, но к этому нужно подходить с умом – и учитывать ваши пределы. Приведем несколько способов.
Разные каналы восприятия и методы действия
Вы можете комбинировать задачи, выполнение которых затрагивает разные органы-каналы восприятия и действия. Например:
Одновременно слушать выступление начальника и болтать с коллегой тяжело – вся нагрузка идет на один канал восприятия, слух.
Сортировать вещи и говорить по телефону/слушать аудиокнигу получится. Потому что сортировка вещей – это наша моторика и зрительное восприятие. А разговор и аудиокнига – речь и слух.
3 комбинации
Вы также можете комбинировать задачи в зависимости от того, сколько места каждая из них занимает в вашем пространстве восприятия:
Несколько небольших задач – особенно, если они распределены по разным каналам восприятия и действия.
Умеренно сложная задача + привычная задача – совмещаем работу с легким действием, которое вы можете выполнять «автоматически», не задумываясь. Например:
Смотреть обучающий фильм и вязать/делать легкую уборку.
Очень сложная задача + дополнительные ресурсы. Действительно сложные задачи, требующие больших энергозатрат – например, обучение, где движения совмещаются с умственным процессом – не получится сочетать с чем-либо еще. Поэтому их лучше выполнять отдельно. Благодаря этому в вашем пространстве внимания останется немножко свободного места – оно нужно для дополнительных ресурсов.
Например, вы работаете над созданием сложного проекта. Благодаря дополнительным ресурсам вы сможете подумать, как лучше подойти к выполнению той или иной задачи, у вас могут появиться креативные идеи.
Борьба с помехами
Иногда пространство внимания «забивается» неумышленно – в этом случае мы говорим о фоновых помехах, которые могут нас отвлекать. От них нужно избавляться:
Поставьте телефон в авиа-режим на время работы, или используйте приложения-блокировщики социальных сетей и уведомлений.
Выключите фоновую музыку или телевизор.
Наденьте специальные наушники или беруши, если приходится работать в шумной среде.
Помните: каждый раз, когда мы на что-то переключаемся и отвлекаемся, в нашем пространстве внимания остаются остатки предыдущих задач и информации. Поэтому, чем чаще мы переключаемся, тем дольше длится работа.
Гиперфокус – как попасть в состояние потока?
Наверняка вы помните дни, когда ощущали себя особенно продуктивными:
За час делали то, на что обычно тратите 5 часов.
Не замечали, как в работе летит время.
Быстро возвращались к задаче, даже если вас отвлекали.
По завершению работы не чувствовали сильной усталости.
Это называется гиперфокусом, или состоянием потока – пространство внимания полностью заполняется одной задачей, вы максимально сосредоточены на деле.
Чаще всего такое состояние возникает под действием внешних факторов – например, в моменты дедлайна, когда у вас горят сроки, и откладывать задачу больше нельзя.
Как войти в гиперфокус?
Вам не обязательно каждый раз ждать до последнего момента, чтобы войти в поток. Это состояние можно тренировать и контролировать.
Ставить конкретные цели и сроки
Прежде всего, нужно определить для себя конкретную задачу и конкретизировать результат:
Чем именно я собираюсь заниматься, и что мне это даст?
Сколько времени я потрачу на задачу?
Как я пойму, что справился?
Например:
«После работы сяду играть на гитаре» – плохо.
«Я приду с работы, отдохну. После этого сяду учить мелодию – так я пополню репертуар, освою новые техники и продвинусь ближе к своей мечте стать гитаристом. Мое занятие будет длиться с 7 до 9 вечера. Я разберу вот эту часть произведения и буду ее оттачивать» – хорошо.
Устранять отвлекающие факторы
После того, как вы определились с целями и сроками, нужно устранить все «ловушки внимания»: выключить или поставить телефон в авиа-режим, закрыться в комнате, заранее попросить окружающих не отвлекать вас ни при каких условиях.
Постоянно возвращаться к задаче и планировать отдых
Поначалу вы все равно будете отвлекаться. Рука будет тянуться к смартфону, появится желание сделать паузу на чай или кофе, захочется прямо сейчас обсудить с окружающими что-то важное.
Это нормально.
Главное – приучать себя отслеживать «лишние» факторы, вовремя себя одергивать и раз за разом переключать внимание обратно на задачу, возвращаться к ней.
Еще один эффективный метод борьбы с отвлечением внимания – заранее запланировать в графике четкие перерывы:
Я буду заниматься с 7 до 9. При этом в 8:00 я сделаю 10-минутный перерыв, выйду подышать свежим воздухом или выпью чай.
А чтобы отдых случайно не затянулся, заранее поставьте таймер и не используйте социальные сети в качестве передышки.
Привычка к гиперфокусу
Объем пространства памяти и способность к концентрации можно увеличивать тренировками:
Наращивайте время постепенно. Не устанавливайте сразу большие сроки для состояния потока – поначалу будет достаточно получаса-часа. Каждую неделю немного увеличивайте этот срок.
В противном случае, не справившись сразу с большим сроком высокопродуктивной работы, вы почувствуете смятение, начнете сомневаться в себе, ваша мотивация будет нарушена.
Проводите дополнительные тренировки. Один из немногих научно подтвержденных методов тренировки внимания – техники медитации. О них мы подробнее писали здесь.
А вы часто отвлекаетесь от работы? Ощущали ли вы на себе состояние потока?
Другие статьи по теме:
Лени не существует. Психиатр – о том, что на самом деле стоит за ленью
Новая жизнь после праздников: ментальные ловушки, которые мешают исполнению желаний
Очень ждем от вас комментарии и обратную связь, мы пишем статьи по вашим запросам. Задавайте вопросы и высказывайте мнение, это важно для нас! А если было интересно – подписывайтесь на канал.
И будьте здоровы!
