Задумайтесь, сколько раз вам приходилось сидеть на бесконечных собраниях или деловых встречах? Если вы, как и я, бываете на таких встречах постоянно – один, два, а иногда и несколько раз в день, то наверняка знакомы с этим чувством – желанием чтобы беседа поскорее завершилась и можно было вернуться к своим рабочим процессам. Встречи стали частью вашей повседневной жизни, поглощая часы, которые могли бы быть потрачены на что-то действительно важное.
А может быть, вы бываете на собраниях у своих детей в школе или детском саду? Это тоже своего рода деловая встреча. Скажу честно, мне довелось посетить собрание в садике один-единственный раз, но этого мне хватило с головой.
В моей профессиональной жизни, особенно на проекте одной западной компании из FMCG-сегмента, собрания стали настоящим испытанием на прочность. Это был кошмар, пожирающий мое время. Каждое неэффективное собрание для меня – это зло в чистом виде. Оно крадет мое время, а ведь время – самый ценный ресурс на планете. Восполнить его невозможно. Поэтому я так не люблю, когда на собраниях тратят часы на то, что можно обсудить за 15-20 минут. Да, именно тратят впустую!
Конечно, кто-то может сказать, что на собрании нужно выслушать всех и дать возможность каждому задать свои вопросы. Но для меня это не что иное, как оправдание плохо подготовленной встречи. Как говорится, не подготовиться – значит, обречь себя на провал. Это касается не только собраний, но и любой другой сферы жизни, если вы понимаете, о чем я.
Я убежденный сторонник личной эффективности, как в работе, так и в жизни. Поэтому я не мог пройти мимо и не посвятить статью простым, но действенным правилам проведения встреч. Эта статья сэкономит вам массу времени, избавив от необходимости прочитывать тонны литературы по организации собраний и фасилитации. Я собрал самые эффективные принципы, которые работают на 110% в любой сфере – как в личной жизни, так и в бизнесе.
3 общих правила проведения для организации и проведения собраний:
1. Подготовка. Все начинается еще до начала.
- Цель и ожидания. Четко определите цель встречи и ожидаемые результаты. Все участники должны понимать, зачем они собираются и чего планируют достичь.
- Материалы и информация. Распространите необходимые материалы и информацию заранее, чтобы участники могли подготовиться и активно участвовать в обсуждении.
- Выбор участников. Убедитесь, что приглашены только те, кто действительно необходим для достижения целей встречи, чтобы не перегружать дискуссию.
2. Повестка. Структура и фокус.
- Четкая повестка. Заранее составьте и распространите повестку дня, которая включает основные темы, время на обсуждение каждой из них и ответственных за их представление.
- Приоритеты. Расположите пункты повестки в порядке их важности и срочности, чтобы ключевые вопросы были обсуждены в первую очередь.
- Гибкость. Оставьте время для обсуждения вопросов, которые могут возникнуть по ходу встречи, но не должны отклонять от основной темы.
3. Установка правил. Эффективность и уважение.
- Время и дисциплина. Соблюдайте начало и окончание встречи согласно установленному времени. Обозначьте регламент для выступлений и вопросов, чтобы каждый мог высказаться, но не выходил за рамки времени.
- Роли и ответственность. Назначьте модератора, который будет следить за соблюдением регламента, а также записывающего, чтобы фиксировать ключевые моменты и решения. Ролей может быть несколько в зависимости от группы.
- Этикет и уважение. Обозначьте правила общения — уважение к мнению каждого, активное слушание, избегание перебивания и фокус на обсуждаемых темах.
- Один микрофон. Этика и уважение это подразумевает, однако об этом стоит сказать отдельно. Один человек говорит, остальные внимательно слушают.
Стоит добавить, что, если это рядовая встреча или собрания, максимальное время не должно превышать 60 минут, так как чем дольше, тем хуже будет продуктивность и усвоение информации участниками. Однако если встреча подразумевает решения большого количества участников и вопросов, и она будет проходить весь день или даже больше, да-да есть и такие, обязательно следует предусмотреть перерывы каждые 90 минут, кроме того, длительные встречи должны проходить по правилам фасилитации, а проводить ее должен опытный фасилитатор.
В завершение хочется сказать, что эффективные собрания и встречи — это не только искусство, но и навык, который можно развивать. Применяя эти простые, но действенные правила, вы сможете значительно повысить продуктивность своих встреч, сэкономить время и достичь поставленных целей.
Помните, что каждая встреча — это возможность для роста, сотрудничества и достижения успеха. Относитесь к ним с должным вниманием и подготовкой, и вы увидите, как ваши собрания превратятся из утомительных и затянутых в эффективные и результативные.
Если вы нашли эту статью полезной, не забудьте подписаться на мой блог, чтобы получать больше ценных советов и инсайтов для повышения личной и профессиональной эффективности. А также, если вам понравилось содержание, поставьте лайк, чтобы я понимал, какие темы вам интересны и мог делиться с вами более релевантной информацией.
