Основы тайм-менеджмента: как все успевать на работе и в жизни?

Отдыхать с семьей, часто встречаться с друзьями, ходить в спортзал два-три раза в неделю, учиться и заниматься хобби – совмещать все это с работой бывает сложно. Но если грамотно управлять своим временем, то вполне реально.

Делимся техниками и принципами тайм-менеджмента.

Колесо баланса

Когда весы "работа-жизнь" склоняются в первую сторону, мы чаще испытываем стресс и быстро выгораем. Понять, как прийти к балансу поможет прием из психологии. Нарисуйте на листке бумаги круг и разделите его на 6-10 секторов в зависимости от количества важных для вас сфер (работа, семья, друзья, хобби, саморазвитие и т.д.) или воспользуйтесь бесплатным онлайн-шаблоном, например, таким. Подпишите каждый сектор названием одной из сфер. Теперь оцените от 1 до 10 свою удовлетворенность тем, сколько времени и сил вы тратите на каждую из них, и закрасьте соответствующий сектор согласно вашей оценке. Посмотрите на рисунок: получился ли круг ровным? Если какие-то сферы проседают, подумайте, как можно это исправить.

Границы и приоритеты

Попробуйте эти три базовые техники тайм-менеджмента:

• Установите границы между работой и личной жизнью. Определите чёткий график работы и не выбивайтесь из него. Управляйте ожиданиями коллег и не отвечайте на рабочие звонки в личное время. Переводите рабочие чаты в мессенджерах в беззвучный режим и возвращайтесь к новостям компании на следующий день.
• Оставляйте время для себя. Не забывайте выделять в своём графике время на хобби, прогулки, чтение любимых книг или другие занятия, которые приносят вам удовольствие. Обязательно вносите их в календарь – когда мы не занимаем свое личное время конкретными делами, есть риск перегрузиться работой и забыть о собственных потребностях.
• Расставьте приоритеты. Определите, что для вас действительно важно, и сосредоточьтесь на этом. Выбирайте от 1 до 3 главных для вас направлений на ближайший период.

Планирование – ключ к успеху

Принцип планирование в том, чтобы минимизировать отвлекающие факторы, определить цели и составить план по их реализации. Приступая к его разработке, руководствуйтесь правилом «6 П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Ваша нужно сделать такой план, который бы позволил достичь наилучшего результата при наименьших временных затратах.

Вот как можно это сделать:

• Бронируйте время в календаре для рабочих задач. Иногда очень важно выделить пару часов подряд для решения какой-то сложной задачи, а отвлечение может выбить из контекста, и вы потратите ещё больше времени на переключение. Забронируйте для себя это время в календаре, чтобы никто не поставил дополнительную встречу, видя, что вы свободны.
• Не забывайте о перерывах. Если ваш график на завтра выглядит как непрерывный марафон задач, то много пользы такое планирование точно не принесет. При отсутствии перерывов ваша продуктивность будет гораздо ниже.
• Оставьте запас времени на случай форс-мажора. При составлении плана на день примерно 20% времени отведите на незапланированные задачи, которые в любой момент могут потребовать вашего внимания.
• Пользуйтесь удобным для вас планировщиком. Планы на день лучше вести в письменном виде, чтобы ничего не забыть. Это может быть специальное приложение, электронная таблица или просто ежедневник.

Техника помидора и умение отказывать

Есть еще приемы, которые помогут достигать целей быстрее:

• Разделение большой задачи на несколько подзадач. Если задача кажется слишком сложной и потому нет никакого желания к ней приступать, разделите её на несколько подзадач. Тогда она перестанет казаться невыполнимой, и вам будет легче с ней справиться.
• Метод помидора. Вам понадобится таймер, чтобы засечь 25 минут, и вся ваша сила воли, чтобы в течение этого времени не отвлекаться от задачи. После остановки таймера сделайте 5-минутный перерыв и повторите еще три раза, чередуя работу с коротким отдыхом. После четвертого подхода усердной работы сделайте продолжительный перерыв в 30 минут, чтобы разложить по полочкам мысли и отдохнуть перед следующим рывком.
• Техника двух минут. На выполнение некоторых задач потребуется всего пара минут. Сделайте их в первую очередь, чтобы не копить множество мелких задач, о которых потом вы можете просто забыть.
• Умение говорить «нет». Помогать коллегам — это хорошо, но не в ущерб собственным целям. Если вас просят помочь, а у вас горят дедлайны, вежливо откажите или предложите вернуться к этому вопросу, когда у вас будет свободное время.
• Отказ от многозадачности. Выполнение нескольких задач одновременно снижает эффективность и увеличивает временные затраты. Концентрируйтесь на задачах последовательно, не перескакивая с одного дела на другое.
  
  ***

Как бы нам ни хотелось, чтобы в сутках было больше времени, приходится довольствоваться 24 часами. Но при грамотном тайм-менеджменте можно успевать если не всё, то самое приоритетное для вас уж точно. Важно научиться не отвлекаться на то, что не имеет особого значения. Хорошо с этой задачей помогает справиться планирование времени. Однако планы и графики не должны загонять вас жесткие рамки, лишающие манёвра. Их основное назначение — помочь правильно распределить время и силы на выполнение приоритетных задач без лишнего стресса.

И конечно, не забывайте про отдых. Нарушение баланса между работой и личной жизнью приводит к профессиональному выгоранию и не способствует производительности. А это не то, к чему мы стремимся, верно?