Помните, как в прошлых статьях мы подробно разбирались с тем, откуда возникает хаос в нашей жизни, как в нее проникают пожиратели времени? И, конечно же, что со всем этим делать?
Тогда было выявлено, что наш друг при управлении временем - это эффективное планирование.
Есть три важных личных фактора, зависящих от каждого из нас.
- Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень большинства проблем.
- Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями/партнерами – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
- Стремление собрать всю информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.
Поговорим об организованности и самодисциплине. Планировать свои задачи, чтобы решать их более эффективно, на самом деле не так уж и сложно.
Для начала попробуйте зафиксировать все вводные.
Для этого выводите всю информацию из головы на бумагу или электронный носитель, чтобы разгрузить ее для стратегического мышления. Поделюсь собственным примером. Я как правило выписываю все, даже самые мелкие дела, которые роятся в голове, на бумагу. Не сразу в ежедневник, а именно в отдельный блокнот, откуда их вычеркиваю, как только вношу в свой план.
Далее все задачи группируем по общим признакам.
Можно даже давать им условные обозначения: "Стратсессия", "Конференция", "Для начальства", "Пендель для моих", "Детские мероприятия", "Домашний уют" и т.д. Когда задачи сгруппированы, то мы можем сразу увидеть последовательность их выполнения для достижения той или иной цели. Смело обозначайте их порядок исполнения.
Теперь у нас перед глазами последовательность событий, которая должна привести к поставленной цели. Но жизнь обязательно внесет коррективы даже в самый детальный план. Вам еще не один раз придется пересматривать его.
Чтобы не запутаться и не отклониться от основного "взятого курса" и дойти до желанного финала, нужно расставлять приоритеты.
Причем делать это придется постоянно!
Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Д.Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач.
В матрице легко определить основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи квадрантам. Порядок выполнения прост и логически понятен:
1) В приоритете всегда задачи, имеющие высокую важность и столь же высокую срочность. Их необходимо выполнять здесь и сейчас (Оплатить счет по стратегическому партнеру, Передать важный документ на подпись руководителя, Позвонить в ЖЭК из-за экстренного отключения горячего водоснабжения)
2) Следующими идут задачи также имеющие высокую важность, но не столь срочные. С ними есть один подвох - если не поставить себе и окружающим точный срок исполнения, то они превращаются в те, "которые нужно было исполнить еще вчера" (Составить договор, Провести сложную беседу с сотрудником, Забрать посылку)
3) За ними следуют задачи с не высокой важностью, но при этом срочные. Вот они должны быть делегированы (Передать документы после командировки в бухгалтерию, Вывешать обновленную информацию для коллег на стенд, Купить собаке корм)
4) И, наконец, задачи с не высокими срочностью и важностью. Вот их можно смело отложить в долгий ящик (Почистить почту, Разобрать бумаги и рабочий стол, Почистить столовое серебро). Единственное условие - выберите для себя день, когда вы полностью посвящаете себя решению всех этих накопившихся ждунов. И будет вам счастье!
Итак, определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. Для этих целей существуют «смотровые площадки».
Все зависит от характера вашей деятельности. У кого-то это высокая интенсивность и загруженность, когда задачи под вечер сыпятся на вас как из рога изобилия. А у кого-то деятельность более спокойная, размеренная, когда только форс-мажоры могут в нее вмешаться. Именно это подскажет вам, с какой периодичностью нужно планировать работу.
У меня лично это обязательный план на день, неделю, месяц и год. Я в свой план включаю в том числе и личные, и семейные дела. Возможно, кому-то подойдут еще и квартальные и полугодовые планы.
Рутину планируйте заранее на периодической основе. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно группой. Оптимальное количество подходов работы с почтой – 3-4 раза в день (всегда удивляюсь, когда вижу у людей открытый на постоянной основе почтовый аккаунт, о какой эффективности тут может идти речь).
Вы наверняка спросите: «А как же срочные письма?» Ответ прост: «Для всего срочного есть телефон и личный контакт». При этом учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15 минут. Добавьте себе это время на «раскачку». А еще подумайте о своих индивидуальных биоритмах. Если пик вашей активности приходится на вторую половину дня, нет никакого смысла себя ломать, назначая «мозговые штурмы» на 10 утра, а после обеда нет смысла ставить высокоинтеллектуальные задачи – организм будет занят трансформацией еды в энергию и ему будет не до мыслительных процессов.
Как видите, управление временем и планирование - это достаточно творческий процесс, когда вы смело можете искать свой собственный метод, способ, правило. Главное, чтобы ваши действия приносили вам и результат, и удовольствие от самого процесса.
Кстати, о том, как получать удовольствие изо всех сфер своей жизни мы будем говорить на нашей программе "Счастливая жизнь", которая стартует 16 мая.
Однако в технологии управления временем есть еще свой собственный мини зоопарк, очень контактный, скажу я вам. Это задачи, получившие название "лягушка", "слон" и прочие. О них обязательно расскажем в следующих статьях. Подписывайтесь на наш канал и следите за новостями.
Если вы дочитали до конца, поставьте, пожалуйста лайк. Вам - не сложно, авторам - приятно.
