Для отчетности после командировки нужна маршрутная квитанция и посадочный талон для подтверждения расходов об авиаперелете. Квитанция обычно приходит на электронную почту — с ней проблем нет. А вот посадочные талоны работники часто теряют — в поездке голова занята задачами, а не обязательствами перед бухгалтерией.
Разобрались, что делать, если посадочный талон уже не найти.
Зачем нужен посадочный талон
Письмо Минфина от 18.12.2019 № 03-03-06/3/99069 говорит о том, что для признания расходов на проезд в командировку и обратно нужны документы, которые подтвердят факт осуществления указанных расходов и их обоснованность. Это необходимо в целях налогообложения.
Поэтому если сотрудник летит в командировку на самолете, то помимо других документов расходы на перелет подтвердит посадочный талон с отметкой о прохождении досмотра в аэропорту.
Раньше правило было более строгим, а после появления электронных посадочных талонов и иных подтверждающих документов, Минфин смягчил требования.
Это связано с тем, что в налоговом кодексе нет строгого перечня документов, которые могут подтвердить произведенные расходы. Соответственно, налогоплательщики не ограничены в том, как именно учитывать соответствующие расходы. Поэтому для обоснования расходов и налогообложения прибыли в командировке подойдет любой документ, который напрямую или косвенно подтвердит факт совершенного перелета.
Что это значит? Компаниям проще требовать с сотрудников посадочные талоны, поскольку это привычный и бесплатный способ обоснования расходов. Однако, в случае утери талона, подтвердить факт использования авиабилетов можно другим способом без проблем с налоговой впоследствии.
Какие документы могут заменить привычный посадочный талон
Электронный талон со штампом о досмотре
Когда появилась возможность зарегистрироваться онлайн на рейс, сотрудник может вовсе не иметь привычного посадочного талона, а только электронный вариант.
В этом случае для расчета налогов нужен маршрут/квитанция электронного билета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет по маршруту. Электронный посадочный талон должен также содержать, как правило, штамп о просмотре.
Если штамп получить нельзя, можно получить от перевозчика или его представителя справку с информацией о полете.
Справка о полете от авиакомпании
Справка может помочь и при утере посадочного талона. Правда, эта услуга платная — стоимость справки зависит от авиакомпании.
В среднем, придется потратить дополнительные 500 — 1 000 рублей. Однако, справки могут выдать только российские авиакомпании. Если компания не зарегистрирована в России, она не сможет выдать вам чек, поскольку не подчиняется российскому законодательству. В этом случае, можно запросить у продавца справку о стоимости билета — она тоже подойдет.
Другие документы, которые косвенно могут подтвердить факт перелета
О том, какие документы подтвердят факт перелета, что об этом думает Минфин, и как помогут сервисы для командировок, читайте на сайте.
