Как я веду дела и планирую время

За 9 лет работы я перепробовал огромное количество готовых фреймворков тайм-менеджмента: вел списки дел в заметках, создавал доски в Трелло, выстраивал GTD, перепробовал миллион задачников и таск-менеджеров. Разве что в блокноте не пробовал записывать дела.

В итоге пришел к календарю, хаха. Серьезно, календарь — лучший таск-трекер евер. Вот как я его веду:

1. В качестве «бэкенда» у меня Планфикс. В нем работает моя компания, поэтому рабочие задачи там по умолчанию, но я веду в нем и личные тоже. Некоторые задачи ставлю сам, но чаще просто прошу помощницу. Она и проект правильный выберет и контекст в описание задачи добавит, чтобы я через неделю вспомнил, что это вообще такое.

2. В качестве фронтенда — эпловский календарь и чат с помощницей. Каждое утро помощница присылает мне список дел на сегодня, каждый вечер спрашивает, что я сделал, а что нет — и отмечает все это в Планфиксе. Еще есть телеграм-бот, который за 5 минут до встречи присылает мне ссылку на зум или гуглмит, тоже оч удобно.

В сам Планфикс я могу не заходить весь цель — потому что дела и так на виду.

3. Задачи у меня трех типов: личные, задачи и встречи. Они в календаре выделяются разными цветами, чтобы можно было быстро понять, где что. В идеальном мире стараюсь делать так, чтобы у меня было меньше 4 часов встреч в день, но получается не всегда, хех.

4. Задача не может занимать слот меньше 1 часа. Даже если это задача на 15 минут, я все равно закладываю на нее час. То есть на день я беру не больше 8 задач. Это такой ограничитель, который не позволяет мне набрать на день столько работы, что я гарантированно не успею ее сделать. Если сделал все и даже чуть больше — это приятно. Если регулярно не укладываешься в план — это фрустрирует.

5. Между задачами стараюсь оставлять пробелы, а не напихивать их одну за другой. Я называю их окнами хаоса, даже отдельный пост про них писал. Во-первых, если появляется срочное дело, так появляется возможность его пихануть, ничего не передвигая. Во-вторых, это буфер на случай если что-то пойдет не так. В-третьих, мелкие задачки, опять же.

6. В календаре отмечаю перерывы, приемы пищи и тренировки. Потому что если не отмечаю, то попадаю в казусные ситуации, когда вместо обеда у меня запланирован какой-нибудь дико важный созвон.

7. В самом Планфиксе у меня есть бэклог. Это задачи, у которых нет срока выполнения, которые надо обдумать и обсудить с командой. Это скорее даже идеи, а не задачи. Они там копятся, а потом на планерках с руководителями направлений мы их обсуждаем и либо выкидываем, либо режем на задачи.

Рассказывайте в комментариях, что как у вас с этим? Где ведете дела, как планируете время?