Методика пригодится, когда нужно совмещать несколько сфер жизни и не забывать о важных делах
Методика Getting Things Done помогает совмещать несколько сфер, например бизнес или работу, хобби, семью, быт. И при этом не тонуть в срочных делать и не забывать важное.
Буквально Getting Things Done переводится как «доводить дела до конца». Это методика управления задачами, которая помогает планировать дела на день, неделю и месяц и освободить мозг от постоянного запоминания.
Методику создал Дэвид Аллен — консультант и тренер по тайм-менеджменту и продуктивности. Он описал ее в книге «Как привести дела в порядок».
GTD предполагает, что человек «выгружает» из головы задачи в блокнот или заметки на телефоне. Выписывать нужно все дела: глобальные вроде «запустить новую линейку курток для собак крупных пород» и мелкие вроде «поменять фильтр для воды дома».
Это помогает разгрузить мозг от постоянного запоминания и уменьшить стресс от бесконечного потока задач.
Еще больше полезных материалов для предпринимателей — в телеграм-канале Бизнес-секретов.
Как работать с задачами по методике Getting Things Done
В общем работа с GTD выглядит так:
В процессе работы с GTD у вас появится три списка:
- «Входящие» — список, в который записывают вообще все дела и задачи;
- «Когда-нибудь или может быть» — пока непонятно, нужно делать это или нет;
- «На следующую неделю или день» — список текущих дел.
Шаг 1. Создать список «Входящие». Это самый простой и приятный шаг. Нужно взять лист бумаги, блокнот или открыть заметки на телефоне и выписать все дела и задачи, которые у вас есть: рабочие и нерабочие, большие и маленькие, важные и пустяковые. Например, в списке рядом могут стоять задачи «найти нового поставщика какао» и «пришить пуговицу на куртке».
Дела можно выписывать в один общий список или делить сразу по сферам, например бизнес, семья, хобби, быт. Как может выглядеть список задач:
Все новые дела в дальнейшем тоже нужно будет вносить во «Входящие». Постарайтесь, чтобы список был в быстром доступе — в заметках на телефоне или в блокноте, который всегда с вами. Чем короче путь от мысли «нужно сделать вот это» до записанного в список дела — тем лучше.
Шаг 2. Оценить актуальность задач. Возможно, что-то вы уже передумали делать, а что-то мелкое и бытовое за вас сделали семья или друзья. Такие дела нужно вычеркнуть или удалить из списка.
Некоторые дела можно делегировать: например, поручить помощнику написать письма контрагентам или попросить жену купить подарок маме на юбилей. Затем такие дела тоже нужно убрать из списка.
С какими-то задачами будет сложно решить: нужны или нет? Делать сейчас или как-нибудь потом? Их можно отправить в список «Когда-нибудь или может быть». Так вы не забудете, что хотели заказать футболку с Микки Маусом, но оцените позже: точно ли это вам нужно? Если нет, удалить дело из списка недолго.
Шаг 3. Найти задачи, которые занимают примерно 2 минуты. Есть мелкие задачи, которые мы постоянно откладываем — они же пустяковые. А в итоге тратим ресурс на постоянное запоминание, что надо ими заняться. Дела, которые займут 1—2 минуты, нужно сделать сразу: например, заказать новый фильтр для воды или напомнить дизайнеру про презентацию.
Шаг 4. Крупные задачи поделить на мелкие подзадачи. Сделать большую задачу — долго, сложно и, скорее всего, невозможно за раз. Поэтому нужно разделить такие дела на подзадачи — чем мельче, тем лучше.
Можно выбрать из списка объемные задачи, выписать каждую отдельно — и разделить на маленькие посильные подзадачи. Они пойдут в списки дел на следующий день и неделю.
Как выглядит работа с задачами в общем виде.
Шаг 5. Спланировать следующий день и неделю. Оставшиеся задачи, которые занимают больше двух минут, нужно внести в список дел на следующий день и неделю. Как именно это сделать — зависит от ваших привычек и особенностей расписания.
Например, можно распределить задачи по матрице Эйзенхауэра — разделить их на срочные и несрочные, важные и неважные. А дальше заполнить ими день. Либо использовать методику «1—3—5»: делать одну сложную задачу, три средних и пять маленьких. О том, как можно планировать дела, мы подготовили отдельную подробную статью.
Как встроить методику в жизнь, разбираемся в статье на сайте.