Рассказываем, как спланировать день и остаться продуктивным
Многие планируют день так: вносят список задач, которые нужно выполнить, и просто следуют по нему. При таком подходе есть риск: можно внести слишком много сложных задач, и в итоге непонятно, к какой из них приступить. Чтобы успеть все, человек работает до ночи или откладывает задачи на завтра и злится на себя.
Чтобы нагрузка была комфортной, можно использовать технику планирования «1—3—5». С ней получится распределить задачи по важности и не переусердствовать с нагрузкой.
Как устроена методика «1—3—5»
Идея методики «1—3—5» такая: нужно выбирать только девять дел на день, которые подходят по важности и сложности.
План составляется по такому алгоритму:
По этой методике день нужно начинать с важной сложной задачи и постепенно переходить к более простым делам. На деле план можно адаптировать под себя. Например, кому-то комфортно стартовать с простых задач и постепенно усложнять работу.
Планировать по этой методике можно и рабочие задачи, и личные. К примеру, если часто работаете без перерывов и ваша цель — научиться балансу жизни и работы, вписывайте обеденную прогулку как отдельную задачу.
Как использовать методику «1—3—5»
Сначала выпишите все дела на следующий день. Дальше распределите их по важности и сложности: 1 задача будет самой важной и сложной, 3 задачи поменьше и еще 5 небольших задач.
Нет четких критериев, как определить сложность и приоритетность задачи, тут все индивидуально. Например, для кого-то сложной и приоритетной может быть срочная задача, на которую нужно потратить больше всего времени, или неприятное дело, которое хочется отложить на потом.
Выпишите список дел, которые нужно сделать за день, и подумайте, сколько усилий потребуется для каждого.
Выберите наиболее приоритетное дело на сегодня. Им может быть важная задача с горящим дедлайном, например сдать работу заказчику. Еще можно присмотреться к делу, которое по ощущениям потребует больше всего времени и сил. К примеру, вы давно откладываете написание отчета, потому что на него уйдет полдня.
Затем придумайте три средних и пять простых задач.
Сильные и слабые стороны методики
Посмотрим на преимущества и недостатки метода.
➕ Помогает меньше прокрастинировать. Когда мы делаем длинные списки, у нас появляется много выбора, а это часто приводит к прокрастинации: дел так много, что браться ни за одно не хочется.
Исследователи из университета Колумбии и Стэнфорда провели эксперимент, где выяснили, что люди чаще отказываются принимать решения, когда выбор большой. И наоборот — когда выбор ограничен, решаться проще.
➕ Можно получить больше удовлетворения. Бывает, люди выписывают на день нереалистичное количество задач. Например, в списке 20 дел, а выполнить получилось только 12: на остальные не хватило времени и желания. Когда человек видит, что не все задачи закрыты, может расстроиться и даже испытать чувство вины — мол, плохо постарался. Хотя 12 — много и ему уже есть чем гордиться.
Работа с фиксированным списком позволяет чувствовать себя молодцом, даже если сделал меньше.
➖ Иногда все девять задач сделать невозможно. Метод не предусматривает, что не всегда есть ресурсы сделать девять дел за день. Например, предприниматель проводит инвентаризацию в магазине, это важная задача, которая может занять весь день. Когда он закончит, скорее всего, сил на восемь задач попроще не останется.
Чтобы такого не случалось, адаптируйте метод под себя. К примеру, в один день стройте планы по принципу «1—3—5», а в другой — «1—2—3»: как позволит сложность работы.
Больше полезных материалов об управлении задачами и личной эффективности — на сайте Бизнес-секретов.