Техники управления временем известны каждому человеку, кто хоть раз интересовался этой темой. Давайте разбираться!
Почему тайм-менеджмент не работает
Хронометраж, Парэто, помидор, слоны, лягушки - вам хорошо знакомы все эти техники, но почему-то закрываете рабочий ноутбук вы глубокой ночью, разделавшись с последним срочным и важным письмом. Можно прочитать десяток американских и российских книг, но так и не улучшить свою жизнь. Дело не в знаниях, а в понимании главного принципа. Тайм-менеджмент - это системность и регулярность.
Что же делать? Осознать, что эпизодический тайм-менеджмент не работает. Добиться регулярности и системности.
Вот несколько правил, которые помогут вам создать и поддерживать работающую систему управления временем.
Что делать?
Используйте простые и удобные инструменты
Слишком сложные и громоздкие инструменты делают любую систему тайм-менеджмента уязвимой. Как правило, уже после нескольких недель тщательного ведения специальных программ - возвращаются старые привычки записать на бумажке или вообще держать в голове.
Для кого-то это будет ежедневник, куда вносятся как регулярные задачи, так и стратегические цели. Кто-то выбирает электронный вариант ежедневника, например, Evernote. Хорошими помощниками могут стать специальные приложения для смартфонов и ПК, главное, чтобы внесение задачи в приложение занимало не больше времени, чем записать задачу в ежедневник.
Ещё один основной или дополнительный инструмент - календарь, лучше всего если он синхронизируется с рабочей почтой. Так любая встреча моментально попадает в ваше расписание. Следующий уровень ведения календаря - это планирование в расписании отдельного времени для стратегических задач, можно сказать, такое время - это как встреча с самим собой, когда можно осмыслить происходящие в жизни изменения, свериться с целями, проверить их на актуальность.
ТОП-приложений для планирования:
- Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
- Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
- Todoist - планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
- Trello - канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
- SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.
Устанавливайте приоритет и делайте самое главное
Когда задач много, увеличивается соблазн начать с самой простой или схватиться за первую попавшуюся задачу, а иногда наоборот, сложно вообще с чего-то начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо определять приоритетность задач и выстраивать соответствующий план действий.
Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.
Каждое утро съедайте лягушку!
Марк Твен как-то сказал, что если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, ведь худшее на сегодня уже позади. Вторя ему, эксперт с мировым именем, специалист по личной эффективности Брайан Трейси советует всем, кто хочет чего-то добиться, каждый день в первую очередь съедать свою «лягушку»: выполнять самое трудное и самое важное из всех предстоящих дел.
Ваша «лягушка» – это самая большая и важная работа, которую вы обычно оттягиваете. Именно ее и надо «съесть» в первую очередь.
Если вам нужно выполнить две важные задачи, начинайте с самой масштабной, сложной и главной. Важно приучить себя браться за нее без промедления, доводить дело до конца и только потом переходить к следующему. Не поддавайтесь искушению начать с более простого!
Помните, что для эффективного управления временем важно:
- видеть четкие цели,
- определять приоритеты,
- делить на части сложные и продолжительные задачи,
- поддерживать свою мотивацию,
- использовать удобные инструменты.
В REDMOND мы уделяем внимание обучению руководителей тайм-менеджменту, а также прорабатываем на индивидуальных развивающих встречах данный навык с каждым сотрудником.
Автор статьи: Отдел обучения REDMOND