В студенческом возрасте мало кто задумывается о планировании собственного времени. Однако с возрастом количество дел увеличивается — успевать становится всё сложнее. При этом повышается риск выгорания — человек может не справится со всем объёмом задач, а его эмоциональное состояние ухудшится. Рассказываем в статье, как не уставать и всё успевать.
Как всё успевать и не уставать
Чтобы грамотно управлять временем и не перегружать себя, используют разные инструменты. Например, один записывает все дела в ежедневник, другой — использует мобильное приложение для планирования. Однако здесь важны не инструменты, а конкретные принципы и методики тайм-менеджмента. Чтобы не уставать и выполнять большое количество задач, можно использовать принципы IT-компаний, которые помогают в планировании. Рассмотрим подробнее каждый из них.
Принцип пустого почтового ящика
Чтобы эффективно разбирать почту, относитесь к письмам в папке «Входящие» как к отдельным задачам. Так вы будете успевать оперативно отвечать на важные сообщение, но не потеряете много времени и не устанете так, что на другие дела сил не будет.
Работать с почтовым ящиком можно так:
- Если требуется ответ на письмо, пишете его, а затем перемещаете в Архив.
- Если пришло информационное сообщение, переместите его в Архив сразу же.
- Из остальных писем составьте список задач и перемещайте их в Архив по готовности.
Так во «Входящих» останутся только те сообщения, по которым нужно что-то сделать. Подход не только помогает всё успевать, но и даёт дополнительные преимущества:
- важные письма не потеряются в общей массе информационных сообщений и спама;
- появляется наглядная картина со всеми задачами — так легче планировать собственное время;
- можно отдельно просматривать историю сообщений и не путать старую рассылку со свежими письмами.
От такой маленькой задачи, как разбор почты, легко устают, хотя она и кажется несложной. Такой приём работы с ней позволяет не только не потерять важную информацию, но и эффективно тратить силы.
Принцип декомпозиции задач
Мозг человека быстро устаёт, если перед ним стоит сложная и непонятная задача. Чтобы легче решать проблемы и выполнять свои обязанности, рекомендуем декомпозировать задачу — разбить её на мелкие. Если вы будете решать проблему шаг за шагом, то успевать получится намного больше. Например, вместо того, чтобы сидеть над заданием сутками, разделите его на этапы и занимайтесь каждым 1-2 часа. Чтобы такая техника работала, соблюдайте следующие правила:
- Маленькие задачи должны быть простыми и понятными.
- В первую очередь декомпозировать нужно работу, которая ближе к началу выполнения. Остальные можно отложить.
- Спланируйте такой список небольших дел заранее вечером, чтобы приступить к ним утром следующего дня. Утром нужно будет быстро включиться в работу, поэтому времени на планирование не останется. Если план готов заранее, это повышает шансы, что вы все успеете. Кроме того, это отличный способ разгрузить мозг в конце рабочего дня, подвести итог и перейти в режим отдыха.
Принцип декомпозиции задач помогает успевать сделать максимальное количество дел. Если крупный проект разбит на этапы, между ними легче переключаться, а морально это кажется намного удобнее. Также не нужно держать в голове полную картину, а просто выполнять свою работу поэтапно.
Принцип постепенного проявления
К одной и той же задаче может быть несколько подходов. Например, человек разбивает проект на этапы, начинает их выполнять, но сам результат станет виден только к финалу. Но есть и другой способ, который позволяет больше успевать. Сотрудник создаёт сырое решение, затем превращает его в рабочий прототип и постепенно приводит к полноценному решению. Это и есть принцип постепенного проявления.
Если человек сразу начинает видеть первые результаты работы, эмоционально он устаёт меньше. Процесс делится на несколько итераций, в конце каждой из которых получают готовый продукт. Следующий этап вносит уточнения, расширяет функционал и делает решение лучше.
Такой подход позволяет не только больше успевать, но и показать результат заказчику на любом этапе проекта. Также человек может всегда делегировать задачу коллеге, чтобы грамотно распределить силы, не уставая от многочисленных задач.
Принцип планирования рабочего дня
Это главный принцип, чтобы успеть со всем вовремя и при этом не устать. Каждый применяет его индивидуально и использует инструменты, которые подходят. Если же вы раньше не занимались осознанным планированием, вот несколько советов, как больше успевать за день и работать эффективнее:
- Сложные задачи рекомендуется распределять на первые 3 часа работы. В это время мозг еще не успел устать, поэтому эффективность будет максимальная.
- Выполняете задачи короткими интервалам по 2-3 часа. Через каждый час делайте перерыв по 10 минут, а в конце слота — 1 час. Это ещё один способ меньше уставать и получать лучшие результаты.
- Во время отдыха или перерыва полностью меняйте вид деятельности. Мозг будет переключаться и разгружаться.
- Если на задачу нужно меньше 5 минут, выполните её сразу.
Такие правила подходят не всем. Например, для «сов» плодотворным будет ночное время. Тогда нужно применять пункт 1 наоборот. Чтобы определить, в каком графике вы успеваете больше, нужно некоторое время проследить за своей эффективностью в течение рабочего дня. Затем уже сформулируйте собственные правила, которые помогут вам лучше работать.
Принцип отсутствия многозадачности
Многочисленные исследования доказывают, что люди не могут работать в режиме многозадачности. Это иллюзия, которая появилась в современной корпоративной среде. Если сотрудник берёт на себя сразу несколько заданий, он распыляет собственные силы и в результате меньше успевает.
Кроме того, когда человеку приходится переключаться между несколькими задачами, его мысленный поток постоянно прерывается. Он начинает быстрее уставать, а скорость работы в разы замедляется. Дело в том, что после каждого отвлечения, нужно потратить дополнительное время, чтобы погрузиться в задачу. Чем чаще это происходит, тем больше нужно такого времени. Результат — в режиме многозадачности человек успевает меньше, а устаёт больше.
В условиях современного мира полностью исключить многозадачность нельзя, но можно снизить её негативные последствия. Если в процессе работы поступает новый запрос, нужно:
- Проанализировать его по важности и срочности.
- Если он относится к неважным или несрочным, то его добавляют в список дел.
- Если это важная и срочная задача, ей отдают приоритет. Но при этом нельзя просто бросить текущее задание — зафиксируйте мысли и тезисы по нему, чтобы потом легче погрузиться обратно. После выполнения приоритетной задачи возвращаются к той, которую не успели закончить, а затем к остальному списку дел.
Анализ помогает выстраивать приоритеты, а также не терять концентрацию и больше успевать, если на сотрудника свалилось несколько задач. При этом мозгу намного легче переключаться, если вы завершить один из пунктов текущего задания, а не бросаетесь сразу к срочной работе.
Принцип буферного листа
Еще один способ успевать больше — оптимизировать работу над одним заданием. Здесь подойдет принцип буферного листа. Идея в том, что человек записывают всю информацию по заявке или поручению на одном листе. Здесь можно фиксировать полезную или справочную информацию, формулы, имена и контакты сотрудников, дочерних задач, которые возникают в процессе работы.
Чтобы не тратить силы и не уставать в поисках данных по процессу, хранят всё это в одном месте. Чтобы освежить знания, сотруднику достаточно взглянуть на заметки. При этом необязательно использовать обычный лист бумаги — альтернативой может стать мобильное приложение для записей. Главный принцип, который и помогает успевать больше — все хранится в одном месте.
Принцип выделения обработанной информации
Этот способ всё успевать и не уставать — один из вариантов «принципа пустого почтового ящика». Его можно использовать при работе с любой информацией. Например, перед дизайнером поставили большое ТЗ. Если не отмечать, какие пункты сделаны, а по каким нужно уточнение, высок риск запутаться в статусах. Это критично, если информация из документа используется не по порядку, а частями. На разбор дизайнер, скорее всего, потратит много времени, устанет и не успеет сдать проект в срок.
Чтобы упорядочить процесс, отмечайте выполненные пункты или использованную информацию. Например, на бумаге это можно делать цветовым маркером, а в системах — метками или заливкой для текста. Такой подход поможет еще раз взглянуть на исходный материал, проверить всю использованную информацию и убедиться, что вы ничего не забыли.
Чтобы меньше уставать, но при этом успевать сделать больше, старайтесь ежедневно внедрять эти принципы работы. Пока вы их не попробуете на практике, они вызывают скептицизм. Однако если постепенно внедрять эти методики, то вы сразу заметите, что сил на работу уходит меньше, а эффективность при этом растёт.
