Отчёт экспедитора – это ценный документ, который включает в себя подробную информацию о проведённых перевозочных услугах и заменяет акт о выполненной работе. Он играет важную роль в современной сфере логистики, способствуя эффективности доставки грузов от отправителя до конечного получателя.
Отчёт экспедитора обеспечивает комплексную информацию о процессе перевозки, включая возникшие проблемы и методы их урегулирования. В этом материале мы обсудим:
- Что представляет из себя отчётность экспедитора.
- В каких ситуациях она необходима.
- Какова структура для её заполнения.
- Распространённые ошибки при создании отчёта.
Что такое отчёт экспедитора
Отчёт экспедитора – это документ, подробно описывающий процесс доставки грузов из пункта отправления в пункт назначения.
Документ представляет собой ключевой инструмент в области логистики. Он позволяет контролировать перемещение продуктов и быстро реагировать на любые проблемы или сбои, которые могут возникнуть в процессе перевозки.
Основная функция отчёта экспедитора – подтвердить выполнение работ согласно договору экспедиционного обслуживания.
Для сторон, оплачивающих услуги транспортировщика, данный документ является важным, поскольку даёт им полное представление о реализации доставки и о том, какие обязательства по сделке были исполнены.
Из чего состоит отчёт экспедитора
Отчёт экспедитора – это ключевой документ, подробно отображающий выполненные задачи и результаты работы логистического отдела. Обычно данный отчёт включает следующую информацию:
- Дата и время создания документа.
- Данные об экспедиционной компании (название, местонахождение и контактные данные).
- Детали о заказчике, в интересах которого была осуществлена транспортная доставка (аналогичные данные, что и в пункте №2).
- Перечисление выполненных работ и услуг с подробным описанием каждого этапа, временем его выполнения и используемым оборудованием.
- Информация о состоянии и упаковке груза, включая его вес, объём и количество.
- Сведения об используемом транспортном средстве для доставки груза: марка, модель, регистрационный номер и ФИО водителя.
- Отчёт о возникших проблемах или задержках во время выполнения работ и мерах, предпринятых для их устранения.
- Подробности о затратах и стоимости всех выполненных услуг, включая транспортные расходы, таможенные сборы и прочее (если применимо).
- Подпись экспедитора и дата создания отчёта.
Это стандартное содержание позволяет получить полное представление о выполненной работе и впоследствии анализировать и оценивать эффективность деятельности экспедиционной компании.
В каких случаях нужен отчёт экспедитора
Экспедитор может составить отчёт в следующих ситуациях:
Подтверждение выполненных услуг. С помощью этого документа экспедитор доказывает факт доставки груза или некоторых дополнительных действий, вроде таможенной очистки либо хранения товаров.
Подсчёт доходов и издержек во время отправки товаров. Экспедитор может подготовить запись о фактически возникших расходах, связанных с выполнением задачи (например, оплатой транспорта или таможенных сборов, страхования грузов) и упомянуть об оплаченных клиентом платежах.
Анализ времени и маршрута. Отчёт экспедитора может включить информацию о затраченных часах на выполнение задачи, как и о проложенном пути для доставки грузов. Это помогает отслеживать продолжительность процесса и оценить результативность работы диспетчера.
Урегулирование претензий. В случае возникновения конфликтных ситуаций со стороны клиента или других участников цепочки поставки, данный документ может служить доказательством описанных фактов и оказанных услуг.
Сообщение информации руководству или заказчикам. В некоторых обстоятельствах экспедитор может быть обязан предоставить информацию об уровне выполнения своих обязанностей надзорным структурам или заказчикам, чтобы они могли оценить выполнение поставленных задач, соблюдение сроков и качество выполненной работы.
Пример заполнения отчёта экспедитора
Документ может быть напечатан на обеих сторонах листа, но подписи проверяющих и печать организации будут стоять на обратной стороне. Заполняющий отчёт водитель работает с одной стороной, а другие участники – с другой. Такая организация способствует удобству при проверках и использовании информации.
Экспедиторский отчёт создаётся на основе стандартной формы и состоит из двух секций – вводной (заголовок) и основной. Вводная часть должна содержать элементы, как:
- Официальное обозначение формы (МХ-21) и наименование документа.
- Код по ОКУД и ОКПО.
- Наименование логистической организации, где работает экспедитор.
- Номер документа и дата его заполнения.
- Детали о времени доставки (отчётный период).
- ФИО экспедитора.
Основная часть отчёта экспедитора включает таблицу, которая должна быть заполнена следующими данными:
- Номер записи.
- Информация о товарном документе (дата и № поездки).
- Детали о продукте (что конкретно должен перевозить экспедитор).
- Общее количество единиц товара и сколько было отправлено.
- Был ли возврат груза.
- Наличие отклонений в весе товара.
- Итоговый результат перевозки.
Особое внимание нужно уделить финальной части – подписям экспедитора, сотрудников, кто принял и проверил документацию. Также необходимо проставить даты.
Скачать форму отчёта экспедитора
Скачать образец заполненного отчёта экспедитора (по договору транспортной экспедиции)
Основные ошибки при заполнении отчёта экспедитора
Неполное и некорректное заполнение полей отчёта. Нельзя пропускать пункты и оставлять пустые строки.
Ошибки и неточности в информации. Изменения необходимо делать аккуратно, чтобы сохранить читабельность документа. Исправлять ошибки можно через зачёркивание одной линией и надпись «Исправлению верить».
Отсутствие подписей от участников процесса и печати организации. Без них обойтись нельзя – это подтверждает достоверность документа.
Несоответствие формы документа. При составлении отчёта используется определённый формат. Если документ ему не соответствует, он считается недействительным.
Нет деталей о проведённых операциях, информации о транспортировке и выполненной работе. Не внесённые важные данные могут породить путаницу и усложнить взаимодействие с документом.
Часто задаваемые вопросы
Сколько нужно экземпляров для работы
Регламентированного правила не существует, однако рекомендуется заводить один отчёт на один рейс. Это упростит работу как бухгалтерии, так и остальных логистических отделов.
Отчёт экспедитора должен быть бумажным или электронным
Нет жестких инструкций относительно использования только бумажного или цифрового формата. Поэтому выбор вида документа о перевозке остаётся за вами.
Тем не менее мы рекомендуем использовать электронный вариант для вашего удобства. Его основное преимущество заключается в возможности генерировать отчёты с помощью программного обеспечения учёта на компьютере. Это поможет избежать ошибок и возможных штрафов.
Чтобы сформировать отчёт экспедитора по перевозке, потребуется создать и заполнить соответствующую форму в онлайн-сервисе Астрал.ЭДО. Для отправки документации из 1С подойдёт сервис Астрал Докс. Другие формы отчётности и перевозки можно создать прямо в 1С, настроив модуль 1С-ЭПД.
Сколько хранится отчёт экспедитора
Обычно документы, связанные с экспедированием, на протяжении следующих 5 лет должны быть сохранены в архиве. Это считается полезным для решения возможных споров в будущем или для подготовки отчёта на её основе.
Отчёт экспедитора и другие экспедиторские документы: в чём отличия
Важно разобраться в некоторых деталях, чтобы избежать ошибок при составлении документов.
Отчёт экспедитора и электронные путёвые листы — это два разных документа. Первый устанавливает условия между транспортировщиком и клиентом, тогда как второй служит инструментом для контролирования процесса доставки и оказания услуг в реальные моменты времени.
Разница между ОЭ и экспедиторской распиской также важна. Отчёт экспедитора — это форма документа, которая содержит детализированную информацию обо всех выполненных его услугах по перевозке грузов за определённый период.
Экспедиторская расписка же выдаётся водителем в момент получения товара от клиента и погрузки его в транспортное средство. Она подтверждает факт получения товара и гарантирует его должный учёт и доставку по назначению.
