Путевой лист (ПЛ) для легкового автомобиля — необходимый документ при использовании служебного авто. ПЛ позволяет организации контролировать действия сотрудников за рулём. С 2023 года данный документ возможно оформить как в бумажной, так и в электронной форме. Рассмотрим детали оформления путевого листа для служебного автомобиля.
Требование к путевому листу для легкового авто
Согласно уставу автомобильного транспорта, путевые листы необходимо заполнять для каждого автотранспортного средства, используемого для перевозки грузов, багажа или пассажиров, включая легковые автомобили. Путевой лист необходимо предъявлять сотрудникам ГИБДД при дорожных проверках.
Благодаря путевым листам организация может:
- учитывать расход топлива и списывать горючее;
- проводить учёт рабочего времени сотрудников и рассчитывать их заработную плату;
- контролировать движение служебных автомобилей и начислять амортизацию.
Обычно данный документ оформляют владельцы автомобилей. Если предприниматель не имеет собственного автомобиля и использует арендованное на длительный срок авто, он может выписать путевой лист самостоятельно, без участия владельца автомобиля.
Согласно письму Министерства финансов № 03-04-05/24421, путевой лист также необходим сотрудникам, использующим собственный автомобиль в служебных целях, если они получают компенсацию за износ автомобиля или денежные средства на топливо.
Бухгалтерский учёт на основе путевого листа
Путевой лист для легкового транспорта — это первичный документ бухгалтерского учёта. Его используют для учёта расхода топлива и для списания горючего. Расчёты можно проводить двумя способами:
- если в ПЛ есть блок «Движение горючего», бухгалтер находит разницу между объёмом выданного топлива и остатком топлива и указывает фактический расход горючего;
- если в ПЛ нет полей для учёта топлива, но есть информация о количестве километров, бухгалтер вычисляет нормативный расход горючего с помощью таблицы «Нормы расхода топлив для автомобилей» из распоряжения Минтранса № АМ-23-р.
В бухгалтерии расход топлива учитывается по его фактической стоимости, определённой на основании чеков с заправочных станций. Списание топлива обычно производится по средней себестоимости.
Все затраты на топливо и смазочные материалы отражаются по дебету счёта 10 (приход материалов), а списание — по кредиту этого счёта. Средства, потраченные на покупку топлива, списывают проводкой Дт 20 (23, 26, 44) Кт 10.3.
Изменения в оформлении путевого листа с 1 марта 2023 года
Основные положения по заполнению путевых листов для легковых автомобилей и других видов транспорта были определены в статье 6 закона № 259-ФЗ и приказе Минтранса № 390. Однако с 1 марта 2023 года в действие вступил закон № 39-ФЗ, который внёс серьёзные коррективы в эти правила.
Суть новшеств заключается в следующем:
- Введён электронный путевой лист (ЭПЛ). Подписанный ЭПЛ полностью заменяет бумажную версию ПЛ и обладает такой же юридической силой.
- Изменились требования к реквизитам путевого листа. Если ПЛ будут использовать в качестве первичного бухгалтерского документа для подтверждения расходов, то нужно указать номер путевого листа и наименование формы. В остальных случаях номер и название документа указывать не обязательно. Вместо информации о владельце транспортного средства теперь следует указывать данные о предпринимателе или компании, которые оформляют путевой лист.
- Отменили порядок учёта путевых листов в специальном журнале. При этом организация должна хранить старые журналы в течение пяти лет.
Реквизиты путевого листа для легковых автомобилей
Хотя законом установлена стандартная форма путевого листа для легковых автомобилей, компания вправе использовать собственный шаблон, разработанный и утверждённый ей самостоятельно. Главное, чтобы в документе отражались все необходимые реквизиты.
В соответствии с уставом автомобильного транспорта, в путевом листе необходимо указать:
- срок действия путевого листа;
- данные сотрудника, который оформил документ;
- информацию об автомобиле;
- данные водителя, управляющего транспортным средством;
- характер перевозки (будь то коммерческая перевозка, личное использование или работа специализированного транспорта);
- вид сообщения (городское, пригородное или междугородное).
Варианты бланков путевого листа для легкового транспорта
Госкомстат в соавторстве с Министерством транспорта представили специализированный бланк путевого листа для легковых автомобилей — универсальную межотраслевую форму № 3 (ОКУД 0345001). Пример данной формы можно найти в постановлении Госкомстата № 78, а инструкции по её заполнению — в письме Федеральной налоговой службы № ШС-22-3/660@.
Форма № 3 разработана в двустороннем формате. На её лицевой стороне должны быть указаны: серия, номер и дата заполнения документа, данные об организации и водителе, а также задание для водителя. На обратной стороне бланка выделяется место для времени отбытия и возвращения водителя.
Важное замечание: в форме № 3 отсутствует блок для информации о медицинском осмотре водителя. Рекомендуется добавить соответствующие поля для избежания проблем с ГИБДД.
Для работы в такси Госкомстат предлагает другой бланк — путевой лист легкового такси, отраслевую форму № 4 (ОКУД 0345003). Образец этого документа также можно найти в постановлении № 78.
На лицевой части формы № 4 следует указать информацию об организации, водителе и автомобиле. Также требуется внести показания таксометра и распределение рабочего времени в таблицу. На оборотной стороне документа указывается информация о выполненных заказах на такси.
Где скачать бланки путевого листа легкового автомобиля для 2023 года
Скачать новые бланки путевого листа для легкового автомобиля в формате XLS вы можете на этой странице по ссылкам ниже.
Скачать бланк ПЛ для легкового автомобиля (форма № 3)
Скачать бланк ПЛ для легкового такси (форма № 4)
Заполнение путевого листа для легкового автомобиля: пример
Расскажем о порядке оформления путевого листа по форме № 3. Для диспетчера будет достаточно создать одну копию этого документа. Перед началом поездки в бланк следует внести такую информацию:
- серию и номер документа, дату его оформления;
- название юридического лица или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
- адрес и контактный телефон предприятия;
- код предприятия по ОКПО;
- тип, государственный и гаражный номер авто;
- Ф. И. О. водителя и его табельный номер;
- сведения о водительских правах сотрудника;
- водительское задание.
Техник выполняет техосмотр машины до выезда и вносит в документ:
- сведения о состоянии автомобиля;
- показания одометра перед выездом из гаража;
- данные о выдаче и остатке топлива до отправления.
Врач проводит медосмотр водителя до выезда и отмечает в путевом листе, что сотрудник годен к выполнению служебных обязанностей.
Пример оформления путевого листа легкового автомобиля в 2023 году представлен ниже. Скачать образец путевого листа легкового автомобиля для 2023 года вы можете на этой странице.
По окончании поездки техник вносит в документ данные одометра по возвращении в гараж и указывает расход топлива. Диспетчер вносит данные о том, что транспорт сдан. Путёвку нужно хранить в бухгалтерии компании в течение пяти лет.
Электронный путевой лист легкового автомобиля
Начиная с 2023 года, путевой лист на легковой и грузовой транспорт можно оформить в электронной форме. Для работы с электронными перевозочными документами (ЭПД) компании следует выпустить усиленные квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи (УКЭП и УНЭП) для заверки документов, заключить договор с оператором ГИС ЭПД и установить программу для заполнения и отправки документации.
Больше информации об электронном путевом листе вы можете найти в нашей статье.
Электронные путевые листы (ЭПЛ) включают несколько блоков — титулов. Четыре титула должны быть в каждом электронном путевом листе, ещё два вносятся при необходимости.
С 1 сентября появились новые требования к оформлению электронного путевого листа легкового автомобиля. Согласно приказу Минтранса № 159, в секции с информацией о водителе теперь необходимо указывать СНИЛС и данные водительского удостоверения. Формат ЭПЛ, который соответствует этим требованиям, ещё разрабатывается.
Срок действия путевого листа легкового автомобиля также изменился: если водитель выходит в многодневный рейс или в несколько рейсов в течение одного дня, перевозчик может оформить один ЭПЛ.
Модуль 1С-ЭПД позволит заполнить электронную путёвку и другие перевозочные документы прямо в программе 1С. 1С-ЭПД без задержек отправит ваши данные в базу ГИС ЭПД и другим участникам документооборота. Интегрировать обмен ЭПД в другую учётную систему можно с API ЭПД.
Штраф за отсутствие путевого листа для легкового автомобиля
Если путевой лист легкового автомобиля оформлен некорректно или вовсе отсутствует, компания может получить взыскание.
