Время – это самый ценный ресурс, который есть у всех. При этом он абсолютно бесплатный, поэтому мы не ценим его. Время не возвращается и мы должны научиться использовать его с умом. Если ты не будешь управлять временем, то оно будет управлять тобой.
Успешного человека отличает способность планировать часы работы, равномерно распределяя нагрузку и отдых.
Управление временем – целая наука. Этим занимается тайм-менеджмент.
Тайм-менеджмент - это управление временем, использование своей жизни с максимальной эффективностью. И речь идёт не только о рабочем времени, но и о делах, касающихся других сфер вашей жизни. Речь идёт о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на своё усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то на учёбу, карьерный рост и путешествия.
Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учёту, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач.
Методик тайм-менеджмента много. Одни предполагают почти поминутное планирование, другие гибкие и больше подходят тем, кому трудно находиться в жёстких рамках. Одни нацелены на краткосрочное планирование, другие – на стратегическое.
Я выбрала из всех методик несколько, которые мне больше понравились.
Все методы основаны на одинаковых принципах управления временем.
- Составляйте режим дня. Утром пишите список дел. Вечером напишите отчёт о выполнении.
- Разделяйте текущие задачи на главные и второстепенные.
- Тайм планирование. Составляйте планы со сроками выполнения и прослеживайте процесс.
- Планируйте отдых. Ресурс человека не безграничен. Отдых позволит меньше уставать и избежать тревоги и стресса.
А теперь рассмотрим основные техники тайм-менеджмента.
Техника Эйзенхауэра заключается в разделении задач на 4 категории:
- выполняемые немедленно – срочные и важные;
- выполняемые позднее – важные, но несрочные;
- отнимающие полезное время – неважные, но срочные;
- задачи с нулевой или близкой к нулю ценностью – несрочные и неважные.
Главной целью человека должно стать приоритетное решение задач из первой категории. При этом в обязательном порядке необходимо выделять часть времени на вторую группу задач. Третья группа выполняется после первых двух. Четвёртая же попросту не заслуживает внимания.
Метод 10 минут.
Если вам необходимо выполнить задачу, а делать этого очень не хочется, убедите себя, что уделите ей не более 10 минут. Сосредоточившись на выполнении задачи вы и не заметите, как выполните её.
Техника 1-3-5.
Для этого необходимо составить список из 9 дел, которые состоят из одной большой главной задачи, трёх средней величины и пяти мелких дел. Всего их получится девять. Данная методика поможет использовать рабочее время более рационально и разумно.
Метод 90/30.
Метод основан на том, что 90 минут вы активно работаете, затем 30 минут отдыхаете. Потом цикл повторяется. Первые 90 минут необходимо выделить для решения самых важных задач. Оставшиеся циклы стоит посвятить второстепенным задачам. Такая схема удобна для людей, мыслящими временными интервалами.
Метод «съедания лягушки».
Принцип метода заключается в том что «съесть лягушку» нужно с утра. Лягушка – это неприятная или сложная задача. Это дела, которые мы подсознательно откладываем на потом. Начиная день с самого неприятного, расправляясь с ним мы освобождаем день для более приятных дел. Также если эта неприятная работа даётся нелегко, то её проще сделать на свежую голову.
Kanban.
Это японский метод управления проектами, удобный своей наглядностью. Главный инструмент это канбан-доска (или доска для стикеров). На ней необходимо нарисовать несколько столбцов. Например 3 столбца: «Надо сделать», «В работе», «Сделано». Задачи пишутся на бумажках и прикрепляются в соответствующие выполнению графы. При выполнении задач бумажки перемещаютя в следующую графу. Этот метод можно использовать не только на работе но и в быту (например при планировании семейного торжества или ремонта).
Метод помидора.
Помидор – это кухонный таймер. Время делится на чёткие временные интервалы – для работы и отдыха. Самый распространённый интервал следующий:
- таймер ставим на 25 минут, и в течении этого времени работайте, не отвлекаясь ни на что;
- таймер пропищал – сделайте перерыв на 5 минут. Цикл в сумме составляет 30 минут;
- затем ещё 25 минут работайте;
- через каждые четыре цикла делайте перерыв на пол часа.
Этот метод помогает разбивать рутинную работу на несколько частей и не забывать об отдыхе в течение дня.
Метод разделения «слона на бифштексы».
«Слонами» в тайм-менеджменте называют крупные и трудоёмкие задачи, которые невозможно выполнить за один раз и поэтому сложно приступить к ним. Такие дела пугают масштабом предстоящей работы, поэтому люди часто откладывают их на потом. Принцип метода в том, чтобы разделить крупную задачу (слона) на небольшие кусочки (бифштексы). Эти кусочки задачи следует выполнять каждый день, вплоть до полного выполнения работы.
Таким образом, выполняя каждый день по небольшой части задачи, мы незаметно для себя справимся со всей задачей.
Техника временных блоков.
Суть метода заключается в том, чтобы заранее прописывается временной интервал, который отводится на конкретное дело. В течении этого времени нельзя отвлекаться на другие дела.
От обычного распорядка дня это метод отличается тем, что чёткие временные рамки выделяются только на самые важные задачи, а в остальном выполнение задач может быть свободным.
Хронотип.
Принцип метода заключается в том, что выстраивать распорядок дня в соответствии со своими биоритмами. Деление на «сов» и «жаворонков» давно широко известно (хотя эта градация более сложная). Поэтому каждый человек должен распределять выполнение задач в зависимости от своего хронотипа. Время более высокой активности следует посвятить выполнению более сложных задач, а более простым задачам можно посвятить время с наименьшей активностью организма.
Эффективность каждой из этих методик зависит от многих факторов: специфики работы и условий труда, психологических особенностей личности. Для эффективного тайм-менеджмента лучше применять сразу несколько способов для разных задач.
Дерзайте и у вас всё получится!
