По тексту вы будете видеть две буквы "ОС". Знайте, это я ленилась написать Обратная связь полностью.
Год назад я была на конференции, где один из докладов назывался "Как построить команду, не потратив ни рубля". Я подумала, что это успех, узнать что-то новое про работу с людьми. Как оказалось, доклад был про обратную связь.
Конечно, "не потратив ни рубля" - это лукавство, потому что ваши рабочие часы оплачиваются:)
Я так удивилась, что компания только дошла до этого, хотя уже много лет из каждого утюга кричат, что важно обмениваться с сотрудниками обратной связью. Простите, я ошибалась и действительно культура обмена ОС выстроена далеко не везде.
Я пришла в новую компанию, где мы начинаем строить работу с людьми с нуля. Поэтому опишу сценарий подачи ОС сотруднику, который вы можете использовать в своей работе.
Что нужно сделать до встречи с сотрудником?
Шаг 0. Осознайте ценность ОС. Обратная связь не оценка, не критика, не время, чтобы ругать сотрудника. Обратная связь предназначена, чтобы подсветить сильные стороны сотрудника и указать на зоны роста, которые влияют на рабочие процессы / результат работы. ОС должна мотивировать сотрудника работать лучше, а не демотивировать.
Шаг 1. Подготовьтесь:
- Соберите всю позитивную обратную связь: результаты сотрудника, что у него получается лучше всего, его успехи. Позитивная ОС позволяет сотруднику чувствовать себя значимой частью команды, а не винтиком в системе. Важно не просто хвалить, а говорить о конкретных задачах, приводить примеры. "Юля, ты отлично справляешься с этим, потому что когда ты сделала что-то, результат отдела увеличился на 5 млн рублей";
- Соберите развивающую / корректирующую обратную связь. Не позиционируйте ее как негативную ОС, потому что как корабль назовешь, дальше сами знаете. Идеально отдавать этот тип ОС в виде фактов (идеально отдавать любую ОС в виде фактов, но эту особенно): что у сотрудника не получается / надо улучшить и на что это влияет.
Шаг 2. Забронируйте с сотрудником митинг в календаре, отправьте краткую выжимку:
- Тема письма: Обратная связь по итогам месяца / квартала / проекта
- Тело письма: На встрече обсудим твои сильные стороны, а также зоны роста. К встрече готовиться не нужно (а если нужно, то опишите, что необходимо подготовить).
Важно! Процесс подачи обратной связи очень энергозатратный. Я советую не ставить встречи по ОС больше, чем одному сотруднику в день.
Встреча с сотрудником. Как ее провести?
- Если встреча проходит в офисе, а не онлайн, то старайтесь сесть с сотрудником по диагонали или рядом, но не садитесь напротив друг друга. Это позволит создать между вами атмосферу доверия, а не сопротивления;
- Расскажите о цели данной встречи. "Как я уже писал(а) в письме, на встречах мы будем говорить о твоих профессиональных качествах, в целом о твоем состоянии, настроении. Это позволит тебе держать фокусы на своих результатах, а мне быть в контакте с тобой";
- Спросите "Как дела?". Вообще не забывайте, что сотрудники - это люди со своими мыслями, эмоциями, загонами. Важно видеть за сотрудниками людей;
- Предложите сотруднику сначала провести самооценку: пусть "похвастается" своими достижениями и "пожалуется", что мешает ему в работе. Первая часть позволит вам схлопнуть ваше представление о сотруднике с его собственной оценкой. Вторая часть - это то, что важно проработать вам или сотруднику;
- Перейдите к своей обратной связи. Сначала расскажите о позитивных проявлениях, дальше перейдите к развивающей. Четко обозначайте, о каком блоке вы говорите. "Ваня, давай начнем с того, что у тебя получается хорошо", "Ваня, а теперь перейдем к развивающей обратной связи". Если у сотрудника есть комментарии, то обязательно дайте ему слово. Главное, помните, ОС - это не критика и не монолог без права высказаться;
- Когда вы закончили говорить о сотруднике и все комментарии обсуждены, попросите сотрудника дать обратную связь вам. "Скажи, пожалуйста, может у тебя есть ОС персонально ко мне?". Будьте открыты к тому, что и сотрудники видят, что у вас получается круто, а что им не нравится;
- В конце поблагодарите сотрудника за встречу. Договоритесь, как часто вы будете встречаться: кому-то подходит раз в месяц, кому-то раз в квартал.
Важно! Обозначьте, что если случаются какие-то проблемы, то не нужно ждать регулярной встречи и вы открыты для обсуждений в любое рабочее время. Также, давайте ОС своевременно. Если сотрудник совершил ошибку, то сказать ему об этом нужно сразу (не ткнуть в ошибку, а обсудить), в не через месяц / квартал.
Что нужно сделать после встречи?
- Отправьте сотруднику письмо с договоренностями, которые вы обсуждали во время встречи. Например, что сотруднику нужно исправить в работе или сотрудник указал вам на то, что мешает работе всего отдела и вам нужно это проработать;
- Забронируйте в календаре ежевстречи с той частотой, которую вы обсудили;
Всем легкой обратной связи! Пользуйтесь и ведите своих сотрудников к крутым результатам!
Внимание, слово "сотрудник" вызывает привыкание, судя по тому, что я употребила его в этой статье около миллиона раз:)
