В статье поговорим о том, почему мы ставим в план не самые важные задачи и как это изменить.
В списке висит пять важных задач, которые на контроле у генерального директора, три задачи от непосредственного руководителя, десяток должностных обязанностей, и несколько просьб от коллег. Что же запланировать на день?
Со стороны, очевидно, что начинать лучше по ранжиру: директор, руководитель, свои задачи, проблемы коллег. Но уж точно не наоборот. По факту многое зависит от задач и приоритетов. Но действительно, думать о коллегах нужно не в ущерб себе и организации. Несмотря на это, я из раза в раз вижу, как некоторые в план добавляют задачи с очень низким приоритетом, а более важные дела оставляют на потом.
И часто ситуация развивается по одному сценарию: сотрудник не вовремя выполняет задачи руководителя, они копятся, он хватается за всё подряд, половину не доделывает, другую половину делает плохо и, со временем, ему ищут замену.
У этой проблемы много вероятных причин, каждая из которых требует целой книги, а не то, что статьи, поэтому лишь назову их. Но если хотите, что-то обсудить более подробно, то пишите в комментариях.
- Отсутствие или конфликт целей.
- Непонимание целей организации, подразделения и своей зоны ответственности.
- Размытая зона ответственности и отсутствие четких критериев оценки работы.
- Отсутствие профессиональных навыков.
- Слабые и невнимательные руководители, которые не видят проблемы у сотрудника и не помогают расставить приоритеты, а требуют всё и сразу.
- Синдром хорошего парня.
- Не понимание клиента и его потребностей. В некоторых должностях клиентов много: другие подразделения, руководитель, подчинённые, контрагенты, непосредственно клиенты. Нужно понимать какой продукт или услугу и кому вы продаёте.
- Недостаточная мотивация. Не нравится ни процесс, ни результат.
- Отсутствие организационных навыков: расстановка приоритетов, декомпозиция, планирование ...
- Страх перед задачами.
- Неумение показывать свою работу. Как бы парадоксально это не звучало.
Несколько советов, для того, чтобы правильно распланировать день:
Определите и согласуйте цели и ценности. Свои, руководителя, организации. Не простая задача. И большая тема для обсуждения. Для начала определитесь, куда стремитесь вы и на что вы готовы и не готовы ради этого. Чего вы хотите в этой организации получить и что хотите ей дать. Затем спросите, что от вас ждёт руководитель, и периодически согласуйте свою работу с ним. Не везде начальник даёт обратную связь, часто её нужно запрашивать.
Один из коллег спросил у руководителя, какой из его текущих проектов самый срочный.
- Все! - ответил менеджер.
- Я понимаю, что все, но какой важнее всех - не унимался коллега.
- Все! - снова услышал в ответ.
Они долго так пререкались, после чего коллега взял инициативу на себя:
- Тогда начну с этого.
- Начни, – сдался начальник.
Оценивайте важность и срочность задачи на основе целей, ценностей и озвученных принципов. Не размера и сложности задачи, не размера похвалы, не эмоций и настроения. Если в списке задач 100 пунктов, то в план на неделю должны попасть 15-20 дел, которые помогут достичь самых важных целей. А в план дня - 3-5 самых важных из этих 20. Всё очень субъективно, но если вы будете держать в голове, перед глазами, или периодически просматривать цели, то выбор будет более объективным. Ну, или можете использовать более наукообразные методы отбора задач. Например, математические. И это не шутка.
Сначала важное, потом остальное. День может складываться по-разному, но старайтесь выполнить сначала эти 3-5 задач, а потом уже помогайте всем, кому пожелаете. У меня бывают дни, когда с самого утра весь план летит к чертям. Но даже в эти моменты, когда я выхожу из пике и собираюсь с мыслями, то стараюсь выполнить хоть одну важную задачу до конца дня.
Учитесь отказывать. Так в вашем плане будет меньше чужих и больше своих задач. Это сложно, особенно для хороших парней. Я обычно не отказываю напрямую, а объясняю, чем занят в данный момент и предлагаю помочь, когда освобожусь. «Я сейчас выполняю задание генерального директора, потом буду выполнять задание, заместителя генерального директора, потом заместителя заместителя, а как только закончу, обязательно помогу. Идёт?»
Это была последняя статья из четырёх про ошибки планирования. Остальные ниже по ссылкам.
Ошибки планирования дня. Не учитывать время на задачи.
Почему лучше в план дня включать задачи, а не проекты?
Почему оптимистичное планирование ошибка?