Всем руководителям известна как ответственна и сложна их работа, как много зависит от того - кто твои сотрудники, насколько они увлечены работой и готовы вкладывать в общее дело.
И ведь задача руководителя как раз и состоит в том, что бы показать людям как их работа влияет на общий результат. Как маленький винтик держит весь часовой механизм.
Руководитель - это как раз тот, кто может посмотреть со стороны и сказать – «Ого, да ты молодец! Ты создаешь основу для других, ты сделал свою работу и теперь другие могут сделать свою».
Но сказать правильные слова могут не все. И сейчас то самое время, когда подвести итоги прошедшего года с сотрудниками.
Итак, как правильно подвести с сотрудниками итоги его работы за прошедший год и спланировать цели на следующий год?
Как ни странно и обыденно звучало, но начать нужно с себя. Вспомнить какую стратегию вы выбирали на год и, если она менялась, то куда и зачем? Чуть позже обсудим почему важно, именно вспомнить, если менялась стратегия.
Начнем:
Шаг 1 - четко сформулировать или открыть записи, где вы фиксировали цели вашей организации\своего отдела на год. Вспомнить даты, которые устанавливали, вспомнить сроки сдачи, планы продаж и закупок, вспомнить уровень производительности, на который хотели выйти. Вспомните, чего вы хотели добиться и сделать в этом году. Обязательно зафиксируйте это для себя, если нет записей. Потом будет легче вести диалог с сотрудниками.
Шаг 2 - подготовиться к разговору сотрудником:
Ø 2.1. Начните с того, что составьте план вашего разговора: с чего начнете и чем закончите. Начнете ли с успехов и достижений или начнете с неудач, вам решать! Обязательно в плане разговора учтите основную цель и второстепенные, так сказать сопутствующие для достижения результата. Пройдитесь от общих целей к частным, от больших задач к малым.
Ø 2.2. Определите, в чем роль вашего сотрудника, в чем его ценность , какой вклад он вносит в работу вашего подразделения. Кто ваш сотрудник – новатор, исполнитель, генератор идей, душа коллектива, лидер своего направления, на которого другие равняются. Есть цели формальные – выполнение плана продаж, а есть цели по роли – если он новатор, то вы осознанно или нет даете ему первому продавать новые продукты, опробуете с ним новые каналы продаж. Понимание роли, даст вам возможность глубже понять для себя вашего сотрудника и в дальнейшем более качественно ставить цели.
Ø 2.3. Вот теперь вспоминаем: менялась ли стратегия или цели? Если да, то важно знать донесли ли вы это своим сотрудникам? Была ли презентация или просто разговор и постановка новых задач? Ведь одна из ошибок руководителей заключается в том, что они думают, что сотрудники и так догадываются, если происходят перемены и, что нужно бежать в другую сторону. Но это не так! У вас, как у руководителя, больше информации, больше понимания, вы быстрее связываете происходящие между собой события и делаете выводы. Простой сотрудник, так делать не будет, ему необходимо объяснять и порой не один раз. Итак, если ваши сотрудники знали о смене стратегии то, отлично идете по шагу 2.1. и прорабатывайте свои цели.
!Но если у вас все так стремительно развивалось и о смене курса вы не успели рассказать и погрузить в детали, а задачи выдавались на ходу. Ну что ж, здесь первым делом нужно приготовить аргументы – почему цели поменялись, и почему вы спрашиваете за новые. Это важно, иначе в процессе диалога вы можете уйти в защиту и отбиваться от слов недовольного сотрудника. Продумайте заранее, что он вам скажет, спланируйте диалог и подготовьтесь, тогда вы будете управлять ситуацией, а не она вами.
Шаг 3. Вспомнить как сотрудник достигал поставленных целей. Начните с успехов, вспомните весь год от января до декабря.
Ошибка руководителя в том, что чаще помнит последний квартал. Но для сотрудника важен каждый месяц, каждый выполненный проект, каждый момент, когда он выложился на работе на все 100%. Здесь хорошим подспорьем будет ваш ежедневник, в который вы записывали планы на квартал, месяц, неделю. Вспомните все события, где отличился сотрудник и где показал хороший результат.
Поверьте, сотрудники помнят каждую мелочь, даже месяц, где у всех был спад в результатах, а он сделал больше всех и на общем фоне, он помнит, что закрыл лучше всех месяц. И обязательно зафиксируйте и вставьте в план вашего диалога, чтоб не забыть.
Зафиксировать можно двумя вариантами. Вариант первый - возьмите планинг на год на каждого сотрудника и по месяцам пропишите, что у он сделал значительного, где он достиг целей, а где случились неудачи и обозначьте зоны роста на следующий год.
Второй вариант – можно взять swot –анализ - и в него разложить по категориям события года и в них же подвести итог. Например, это может выглядеть вот так:
Шаг 4. Обязательно запланируйте встречу и занесите ее в свой календарь. Это так же важно, как и другие ваши дела. Немного уделите время сотрудникам, и вы удивитесь, какой эффект и результат , это даст вам в ответ. И так, внести время встречи в свой ежедневник, сотрудникам объявите, что будут проходить встречи, на которых вы будете подводить итоги прошедшего года и сообщите, нужно ли им, что то готовить или нет.
Шаг 5. Создайте атмосферу встречи. Сделайте ее комфортной для сотрудника, выберете удобное место в своем кабинете.
В начале диалога еще раз проговорите про цель встречи и спросите сотрудника, как он сам оценивает прошедший год, что в нем получилось, а что нет. Далее проговорите все, что вы заготовили и дайте возможность в конце сотруднику ответить на вашу обратную связь. Под конец встречи вы можете спросить сотрудника – а какие бы он сам себе поставил цели на новый год. И послушайте, а что хочет сам сотрудник, куда сам он готов двигаться.
Ну и под конец , Обязательно завершите вашу встречу мотивирующими фразами – можете сказать вашу любимую из фильма или книги.
Вот несколько примеров:
- Из фильма про Бэтмэна «Почему люди падают? Что бы потом научиться подниматься!»
- Из фильма «Мирный воин» - «Причины, по которой люди сдаются — они смотрят, сколько еще нужно сделать, вместо того, чтобы увидеть, как много уже сделано.»
- «Форест Гамп» - «Просто продолжай двигаться, ты сможешь сделать это однажды».
- Из фильма «1+1» - «Не жди, что станет легче, проще, лучше. Не станет. Трудности будут всегда. Учись быть счастливым прямо сейчас. Иначе не успеешь.»
- Из фильма «Коко Шанель» Сила основана на неудачах, а не на успехе. Я стала сильной, когда плыла против течения.
Моя же любимая – «все, что нас не убивает делает нас сильнее» и добавляю – и добавляю эта задача точно тебя не убьет, но даст новый опыт, новые навыки, это точно сделает тебя лучше и умнее J .
Итак, подведем итог – все просто :
И помните, 20 минут диалога с сотрудниками, помогут вам больше, чем каждодневные планерки. Ведь общее понимание целей и задач, делает вас командой и возрождает эффект синергии, где 2+2= 5, а иногда и 10 и 100.
Отличного плана на новый год!
