1. Проводим временной аудит
Первым шагом к эффективному управлению временем является аудит вашего календаря. Сядьте и просмотрите прошлые три месяца активности. Данные анализа покажут, где вы провели свое время (какие проекты, задачи и приоритеты требовали вашего внимания) и с кем вы сотрудничали, чтобы выполнить работу.
Аудит также покажет, соответствует ли работа, которую вы выполняете, целям и приоритетам компании. Это позволит пролить свет на области, в которых вы были отвлечены, где вы были наиболее продуктивными, и на какие задачи / проекты ушло больше (или меньше) времени, чем предполагалось.
2. Устраняем временные потери
Еще одно существенное преимущество аудита времени состоит в том, что он будет определять неважные и некритические действия, которые займут ваш день. Это те вещи, которые подкрадываются к вам и крадут время, и их лучше использовать для развития вашего бизнеса. Ищите эти временные затраты: отсутствие делигирования рутинной работы, неэффективные совещания (совет: всегда имейте повестку дня!), трата слишком большого времени на написание / ответ на электронные письма и тд.
Если вы выполнили свою работу в качестве руководителя, члены вашей команды могут обрабатывать большинство встреч и электронных писем за вас. Вы наняли замечательных людей. Теперь пусть они делают свою работу.
3. Берем под контроль свой календарь
Повторяйте за мной: «Я единственный человек, ответственный за то, как я провожу свое время». Помните, что вы управляете своим расписанием; не позволяйте другим менять его. Заблокируйте время в течение дня и избегайте изменения своего расписания для выполнения задач, которые не являются важными или срочными.
То, как вы распределяете свое время, напрямую зависит от вашей эффективности в качестве лидера и, в конечном итоге, от эффективности вашего бизнеса. Благоразумное управление календарем также даст вашему команде сильный сигнал, что вы относитесь к этому серьезно.
4. Планируем свой день
Планируйте каждый день и определяйте свои приоритеты. Да, это должно быть очевидно, но вы будете удивлены, сколько бизнесменовэтого не делает. Когда вы знаете свои приоритеты на день, вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы изменить график работы, если на вашем пути возникнет неожиданность.
После того, как ваше расписание установлено, резервируйте время для работы над вашими главными целями. Я рекомендую 90-минутные блоки, чтобы вы могли сосредоточиться на больших делах или работать над группой связанных небольших задач.
5. Ограничиваем перерывы
Теперь самое сложное. Как только вы начинаете работать над каждой целью, вам нужно оставаться сосредоточенным. Закройте дверь и не отвечайте на звонок, если это не критическая проблема. Избегайте проверки электронной почты. Не позволяйте отвлечениям замедлить вас.
6. Контролируем себя
Последний кусок головоломки - это ответственность. Поделитесь своими задачами, приоритетами и сроками с коллегой. Встречайтесь с этим человеком хотя бы раз в месяц, чтобы узнать, насколько хорошо вы справились со своим временем. Вероятность успеха увеличивается, когда кто-то наблюдает за вашим прогрессом и тренирует вас пересечь финишную черту.
Время всегда будет ценным ресурсом для лидеров бизнеса.
