Сегодня мы все чаще слышим о личной эффективности человека. Ускоряющийся темп жизни и огромное количество новой информации затрудняют достижение важных для нас целей. Проблема эффективного использования времени привела к возникновению множества исследований по этой теме. В поиске ответа на вопрос о том, как эффективно использовать время, мы обратились к книге Стивена Кови, написанную им в соавторстве с Роджером и Ребеккой Мерилл «Главное внимание главным вещам. Жить, любить, учиться и оставить наследие».
Авторами рассмотрен современный подход к управлению временем, который воплотился в концепции матрицы управления временем. В статье мы рассмотрим предпосылки к её возникновению, непосредственно саму матрицу, ее глобальные преимущества в вопросе улучшения качества жизни, поиска баланса и гармонии во всех областях жизнедеятельности.
Мы уже внедряем матрицу в свою фотографическую деятельность. Возможно, эта система тайм-менеджмента подойдет и вам.
Желаем приятного чтения!
Чтобы оценить преимущества современного подхода к планированию времени, предлагаем рассмотреть поколения тайм-менеджмента. Понимание моделей управления временем поможет нам определить в какой точке мы находимся и что в нашем мышлении следует изменить, чтобы научиться жить в гармонии со своим временем.
Поколения тайм-менеджмента
Первое поколение
Отвечает на вопрос: Как не забыть сделать?
Планирование первого поколения строится на памятках. Это поколение характеризуется написанием простых записок и списков дел. Выполненные дела вычеркиваются из списка дел, а несделанные заносятся в список следующего дня.
Достоинства. Представители поколения отличаются гибкостью, умением реагировать на меняющуюся обстановку, хорошо адаптируются к изменениям, доводят каждое дело до конца. Они работают по собственному графику и в каждый момент времени занимаются тем, что, по их мнению, необходимо делать.
Недостатки. Планы связанные с людьми могут отменяться, а взятые другими обязательства не выполняться. Из-за отсутствия видения жизни, долгосрочного планирования, люди из первого поколения добиваются гораздо меньшего, чем могли бы.
Второе поколение
Отвечает на вопрос: Как делать больше за меньшее время?
Поколение «планирования и подготовки». Данному поколению свойственно ведение блокнотов и календарей встреч. Этот подход подразумевает продуктивность и личную ответственность в постановке целей, предварительное планирование будущих событий и действий.
Достоинства. Представители этого поколения принимают на себя обязательства, записывают их, устанавливает сроки выполнения, фиксируют время и место встречи. Они ощущают личную ответственность за результаты и взятые обязательства. Хорошо готовятся к предстоящим встречам и презентациям. Подготовка увеличивает их эффективность, а постановка целей и планирование повышает результативность.
Недостатки. План начинает довлеть над человеком. Фокусирование на планах, целях и продуктивности возводит на трон распорядок дня.
Придавая приоритетность четкому выполнению задач следует помнить об отношениях с окружающими людьми.
Третье поколение
Отвечает на вопрос: Как достигать целей?
Подход третьего поколения – это «планирование, расстановка приоритетов и контроль».
Достоинства. Представители третьего поколения существенно повышают свою эффективность через ежедневное планирование и расстановку приоритетов. Они ставят перед собой долго-, средне- и краткосрочные цели. Расставляют приоритеты в своих повседневных делах. Используют разного рода органайзеры – электронные и традиционные – с детализированными формами и графами для повседневного планирования. В жизнь привносится структура и порядок.
Недостатки. Этот подход может восприниматься чрезмерно структурированным, не обладающим гибкостью. Требует интенсивности, которую сложно поддерживать в реальной жизни. В деятельности, основанной на этом принципе, главное определяется срочностью, а не важностью. Не достигается качество жизни.
Важное внимание уделяется продуктивности человека, т.е. его способности исполнять большее количества дел за меньшее время, а не эффективности - качеству выполнения задач. Продуктивность, в данном случае, может относиться только к области решения задач, она не является качественной оценкой работы с людьми.
Современное, четверное поколение тайм-менеджмента. Матрица управление временем
Отвечает на вопрос: Как достигать целей, сохранив баланс и улучшив качество жизни?
Для многих из нас существует проблема несоответствия между компасом и часами - между тем, что по-настоящему важно для нас, и тем, как мы распоряжаемся своим временем. Традиционный подход к управлению временем: делать больше за меньшее время не в состоянии преодолеть его. Напротив, наращивая скорость, мы можем еще больше увеличить этот разрыв.
Авторы книги приводят два важных фактора, которые влияют на наш выбор относительно того, как мы распоряжаемся своим временем, - срочность и важность. Изучая традиционные поколения тайм-менеджмента, мы выяснили, что их последователи определяют главное и действуют исходя из срочности. Для четвертого поколения приоритетом в жизни становится важность.
Срочность как пагубная зависимость
В делах мы черпаем ощущение безопасности. Постоянная занятость позволяет чувствовать себя важными и подтверждает нашу социальную значимость.
Желание быть полезным в решении срочных задач вызывает восхищение у окружающих. Мы обретаем возможность получать мгновенные результаты и мгновенное вознаграждение за свои старания.
Мы перестаем замечать как ежедневно отдаем предпочтение приоритет срочным делам, переставая заниматься по-настоящему важными для нас делами.
Проблема появляется тогда, когда срочность становится доминирующим фактором в жизни. Задача кажется такой важной, что всю свою энергию мы отдаем ее решению. Срочные же задачи приобретают обманчивую значимость в нашей жизни. Постепенно формируется привычка к срочности.
Многие традиционные приемы и методы управления временем лишь усиливают эту зависимость. Ежедневное планирование и списки намеченных дел побуждает нас присваивать наивысший приоритет срочным делам.
Чем больше в нашей жизни срочности, тем меньше важности.
ТЕСТ. Проверьте себя, рассчитайте свой индекс срочности
Отмечайте на каждой шкале точку, которая наиболее соответствует вашему обычному поведению или отношениям к суждениям, приведенным в левой колонке (0 = Никогда, 2 = Иногда, 4 = Всегда).
- Я работаю лучше всего, когда приходится спешить.
- В своей неспособности уделить время глубоким раздумьям о самом себе я виню суету и давление внешних обстоятельств.
- Меня раздражает медлительность событий и людей, окружающих меня. Я не люблю ждать или топтаться на месте.
- Я испытываю чувство вины, когда отрываюсь от работы.
- Я постоянно мечусь между делами и мероприятиями.
- Я отмахиваюсь от людей, когда мне нужно закончить работу.
- Я ощущаю беспокойство, если теряю контакт с офисом более чем на несколько минут.
- Я занимаюсь каким-то одним делом, но думаю о другом.
- Лучше всего мне удается разрешение кризисных ситуаций.
- Всплеск адреналина от нового кризиса приносит мне больше удовлетворения, чем равномерное движение к долгосрочной цели.
- Я отказываюсь провести время с дорогими мне людьми ради преодоления какого-нибудь кризиса.
- Я предполагаю, что люди должны с пониманием относиться к тому, что я разочаровываю их или пускаю другие дела на самотек, когда нужно справляться с очередным кризисом.
- Я ощущаю, что день прожит не зря, если мне удается преодолеть какой-нибудь кризис.
- Я ем, не отрываясь от работы.
- Я продолжаю думать, что когда-нибудь я смогу наконец заняться тем, чего действительно хочу.
- Большое количество решенных дел к концу рабочего дня наполняет меня ощущением, что я поработал по-настоящему продуктивно.
Итоговые значения:
0–25 Слабая подверженность срочности
26–45 Сильная подверженность срочности
> 46 Пагубная зависимость от срочности
Важность как путь к качественной жизни
Многие важные вещи, которые приближают нас к основным жизненным целям, обогащают нашу жизнь и наполняют ее смыслом, как правило, не давят на нас. В силу их несрочности мы сами должны проявлять инициативу.
Предлагаем ознакомиться с матрицей управления временем, которая поможет вам более основательно разобраться с понятиями срочности и важности. В матрице все виды деятельности распределены между четырьмя квадрантами. Эти четыре категории отражают наши способы расходовать время.
Квадрант I включает в себя обстоятельства, которые относятся одновременно и к срочным, и к важным. Именно об этом идет речь, когда мы имеем дело с разгневанным клиентом, пытаемся выполнить работу в срок, ремонтируем разбитую машину и т.п. Уделять время квадранту I необходимо. Также важно понимать, что многие важные дела становятся срочными из-за затягивания дел или недостаточной профилактики и планирования.
Квадрант II включает дела важные, но не срочные. Квадрант II не давит на нас — мы сами должны проявлять инициативу. Это квадрант персонального лидерства. Здесь мы осуществляем долгосрочное планирование, предвидим и предотвращаем проблемы, расширяем свои знания и умения через чтение и постоянное профессиональное развитие. Готовимся к важным встречам или вкладываем время в укрепление важных для нас взаимоотношений.
Увеличение затрат времени в этом квадранте, увеличивает нашу способность действовать.
Планирование, подготовка позволяют не допустить превращения многих дел в срочные. Игнорируя этот квадрант, мы расширяем квадрант I.
Квадрант III можно назвать призраком квадранта I. Он включает дела срочные, но не важные. Это квадрант-обманщик. Суета порождает иллюзию важности. В эту категорию попадают многие телефонные звонки, встречи, визиты случайных посетителей. Мы тратим массу времени в квадранте III, удовлетворяя желания и ожидания других людей и считая, что находимся в квадранте I.
Квадрант IV остается деятельность, которая не является ни важной, ни срочной. Какая деятельность относится к квадранту IV? Это не обязательно отдых, потому что отдых в его истинном смысле восстановления и приумножения сил и способностей относится к ценной деятельности квадранта II. К пустой трате времени квадранта IV можно отнести чтение легкомысленных романов, бездумный просмотр телепрограмм или сплетни на лавочке. Это квадрант пустой траты времени.
ТЕСТ. Проверьте себя.
Глядя на матрицу управления временем, вспомните, как вы провели предыдущую неделю. Распределите все, что делали в течение недели по квадрантам.
Распределяя дела по квадрантам I и III, будьте внимательны. Самый простой способ разобраться, к какому квадранту отнести то или иное дело, — спросить себя, приблизила ли вас срочная деятельность к достижению какой-то важной цели. Если нет, то она, вероятно, относится к квадранту III.
Распределили? На какой квадрант приходится основная часть вашего времени?
Если вы руководствуетесь срочностью, велика вероятность, что основная доля вашего времени приходится на квадранты I и III, важные — может быть, даже главные дела не получают времени и внимания с вашей стороны.
Когда мы следуем парадигме важности, мы живем в квадрантах I и II. Мы покидаем квадранты III и IV и, уделяя больше времени подготовке, профилактике, планированию и расширению возможностей, сокращаем количество времени, необходимое нам для «тушения пожаров» в квадранте I. Меняется даже сама природа квадранта I. Мы пребываем там преимущественно на основе сознательного выбора, а не по обязанности. Мы даже можем выбирать какое-то срочное дело, потому что это важно.
Если Вас заинтересовала теория авторов, рекомендуем углубиться в ее изучение в книге «Главное внимание главным вещам. Жить, любить, учиться и оставить наследие» (Стивен Кови, Роджер и Ребекка Мерилл).
Друзья! Благодарим вас за прочтение статьи и внимание нашему каналу! Ставьте лайки и подписывайтесь :)
Ваши Юлия и Илья Ширмановы!
