В современном мире работа, карьера, самореализация, семья отнимают очень много времени. Как все успевать и не быть белкой в колесе?
Неудивительно, что в современном обществе многие живут в режиме многозадачности. Неважно, мужчина вы или женщина. Как найти на все время и силы? Пожалуй, честно ответить себе на вопрос, что успеть все невозможно. Но точно реально сделать то, что действительно важно, позаботиться о мотивации, грамотно рассчитать свои силы и время. Помнить о современных поглотителях времени. Каким простым правилам необходимо следовать, чтобы оставаться эффективным?
Распределять свое время
Как бы странно ни звучало это правило, но почему-то им иногда пренебрегают. Сегодня перед человеком стоит слишком много задач. Иногда говорят, мол, вот раньше не было никаких электронных ежедневников, записных книжек, и люди все помнили. Но и цели, проблемы и планы не были такими разнообразными. Сегодня в зоне внимания может стоять задач гораздо больше, чем человек может запомнить и удержать в зоне повышенного внимания. Поэтому планы на год, месяц, неделю и день просто необходимы. Списки тоже помогут: покупки, продукты, цели...
Хорошо планировать все перед сном. Это помогает снять тревогу и освободить голову. В кровати мы часто прокручиваем в голове, чем займемся завтра. План помогает вынести все на бумагу и заснуть быстрее.
Можно использовать разнообразные онлайн-планировщики или писать в ежедневник. Главное, чтобы было удобно. Можно использовать стикеры либо помечать дела в телефоне. Чрезмерно усложнять тоже не стоит. Свои планы не забывайте соотносить с членами семьи и писать общие.
Рассчитывать время и силы
Иногда мы не можем понять, почему часто так сложно выполнить свой, казалось бы, простой план. Все просто: мы не рассчитываем силы и время. Как быть? Взять в руки таймер и посмотреть, сколько реально уходит времени на утренние сборы, на дорогу до работы, на поход в магазин.
Что касается сил — в принципе, каждый сам знает свои циклы. Если нет, стоит за ними понаблюдать. В какое время суток наибольший прилив энергии, а когда спад? Сколько дел реально можно сделать за 24 часа? Также стоит рассмотреть неделю, месяц и год по тому же принципу. В какой период года спад, в какой подъем? Возможно, энергия распределяется равно.
Исходя из этих знаний и следует сделать свой реальный план, выполнить который возможно. Не стоит нагромождать дела. Планировать стоит равномерно, не загонять все задачи в один день.
В выходные отвести время на отдых, вечером позаботиться о себе, если позволяет график работы. Утром уделить больше времени ритуалу просыпания — душ, стакан воды.
Расставлять приоритеты
Современное общество ставит перед нами слишком много задач. Поэтому следует разобраться с тем, что для нас действительно важно. Можно использовать ранжирование, планирование по месяцам и датам, матрицу Эйзенхауэра. Но самое главное, необходимо каждое дело проанализировать и задать себе простой вопрос: для чего? После такой постановки некоторые дела можно смело вычеркивать и убирать. Действительно, есть такие простые и понятные планы как оплата счетов, приготовление пищи, встречи с друзьями. Но списки наших дел могут расти в геометрических прогрессиях, слишком много предложений на рынке — развлечения, курсы, путешествия.
Поэтому, оценив свои реальные возможности, стоит приняться за степень значимости каждого дела. Отдых, встречи, развлечения — это такие же планы, как и выполнение работы. Уберите из своего годового плана то, что отнимает время и не имеет конечной цели.
Делегировать дела
В 21 веке существует проблема многозадачности, когда одному человеку приходится делать очень многое. Поэтому не надо добавлять себе проблем искусственно.
Не зря когда-то придумали стиральную машину. Сегодня есть достаточно гаджетов: робот-пылесос или посудомоечная машина. Если позволяет заработная плата, можно прибегать к услугам домработниц и помощниц по хозяйству. Питаться в кафе или в столовой иногда бывает выгоднее с точки зрения времени и потраченных сил. На работе тоже не следует доделывать дела за коллег или подчиненных, отдавать простые задачи тем, кто может их выполнить с легкостью, освободив себе время на более значимые. Дома стоит подключать домашних и не нести все на себе.
Учитывать хронофаги
В современном мире распространены такие поглотители времени как пробки, очереди и Интернет, в котором ведущее место занимают социальные сети и мессенджеры.
Сериалы, запойное чтение, общение в «сетях» — занятия, которые можно взять под контроль. Установите себе четкое время, которое вы будете выделять на такие «развлечения». Что касается пробок, долгой дороги на работу и очередей — здесь помогут электронные книги, вебинары, аудиолекции.
Иногда к хронофагам относят еще и синдром откладывания дел на потом. Объясняется этот феномен тем, что еще со школы или института мы приобретаем привычку браться за важное дело перед сроком сдачи и на адреналине в короткий срок выполнять его. Как с этим бороться? Планировать сроки, делать все немного заранее.
Еще мы склонны откладывать дела, выполнение которых связано с негативными чувствами. Делать их неинтересно, скучно, может быть, придется столкнуться с неприятным человеком. Важно разобраться, записать дело и проанализировать, с чем связано откладывание на потом.
Планировать отдых
Как бы странно это ни звучало, но в ритме сегодняшней жизни важно помнить про отдых и время для себя.
В процессе рабочего дня необходимо включать такие временные отрезки, в процессе которых вы будете переключаться.
Это может быть звонок, перекус. Можно встать и размяться, выйти на улицу, выпить воды, сделать упражнения даже сидя в кресле, прочитать 1 страницу книги. Особенно важно применять это правило, если вы работаете за компьютером либо с людьми. При монотонной деятельности также важно чередовать нагрузку.
В течение недели, месяца и года важно также запланировать часы или дни, когда вы сможете отключиться от рабочих вопросов и посвятить время себе или семье.
Нужно помнить, что современная жизнь даже на периферии требует активности, включенности и повышенного внимания. А чем меньше мы тратим времени на отдых, тем меньше сил на работу.
И, конечно, сон также имеет первоочередное значение. Ложиться спать лучше до полуночи. Сон в идеале должен быть полноценным, без перерывов. Уделяйте время спокойному отдыху: прогулки на природе, походы в театр, чашка чая в одиночестве.
Дробить задачи
Как бы ни называли такое правило, в двух словах его можно описать следующим образом:
любое большое и даже маленькое дело можно раздробить на части.
Допустим, вам необходимо сделать генеральную уборку. Подступиться страшно, но как только вы распишете квартиру по зонам (комната, кухня, прихожая), выглядит все не так ужасающе. Каждую зону мы можем еще раздробить — окно, пол, шкаф. Так наш мозг воспринимает задачи более легко, и мы охотнее приступаем к их выполнению.
Или, допустим, перед вами стоит цель написать важный доклад, что необходимо сделать в самом начале? Верно, написать план и разбираться с каждым пунктом по отдельности. Данное правило работает для любого дела, а еще помогает с мотивацией.
Есть еще один секрет:
когда вам сложно включиться в деятельность, займитесь также дроблением, но начинайте с самого простого «куска».
Это правило называют «раскачка» или «метод швейцарского сыра». Постепенно вы дойдете до сложной зоны, но начнете с простого, чтобы включиться.
Учитывать буферное время
Часто в планировании можно забыть о том, что есть много факторов, которые от нас не зависят: погодные условия, болезни детей и близких, пробки, внезапная поломка транспорта, опоздания коллег.
Поэтому в план следует накидывать еще 30-50% времени.
Если вы собираетесь впервые ехать по неизвестному маршруту в другой город на авто, то стоит точно учесть, что несколько часов вы потратите на что-то непредвиденное. Здесь еще хорошо писать временные рамки, чтобы план получался более четким. Допустим, вы собираетесь на прием к врачу. Вам предстоит ожидать в очереди, и вам сложно сказать, сколько времени это займет. Тогда вам необходимо написать в плане крайнюю границу — до какого времени вы будете ожидать врача, уйдете ли раньше часа окончания приема. Все это лучше продумать заранее. И, конечно, чем вы будете заполнять время в очереди, тоже лучше обдумать (книги, аудиокниги, важные звонки и планирование). Если в вашей семье есть дети, то вы наверняка давно столкнулись с буферным временем, которое необходимо постоянно закладывать на разные дела.
Следите за мотивацией
В наше время перед нами возникают задачи, выполнение которых требует собранности и оперативности. Важно уметь выполнять дела вовремя, избегать откладывания. Здесь помогут некоторые нехитрые и простые рецепты.
Совмещайте выполнение приятных дел и тех, которые вы не любите.
На пробежке или во время уборки можно слушать любимую музыку или интересную аудиокнигу.
А после сложных дел назначайте себе награды и поощрения.
Пообещайте себе отдых, о котором давно мечтали или покупку: книга, одежда, поход в ресторан.
Делайте сложные или неприятные дела с утра, чтобы они не тяготили. Избавляйтесь от перфекционизма, избегайте сделать все на «отлично», это снижает мотивацию и не дает подступиться к сложным делам.
Не перегружайте себя делами и работой. Включайте обязательно в ежедневное расписание дела, которые доставляют вам удовольствие, радость и вызывают интерес, чтобы план не был сухим. Тогда мотивация будет выше.
P.S. Планируйте, успевайте больше! Будьте эффективнее!)
