Проект можно считать завершённым, если все его цели выполнены в заданные сроки. Если вам это удалось - вас можно поздравить. Однако как мир узнает о вашем успехе? Да ладно мир. Как вы докажете руководству, что проект завершён, и что вы самый крутой в мире руководитель проектов?
Об этом вам придётся рассказать на итоговом совещании. И к этому совещанию - к подведению итогов - надо готовиться НЕ после завершения проекта, а на протяжении всех его стадий, с самого начала - от замысла до завершения.
И для этого надо:
- Определить всех распорядителей проекта, чтобы понять, какие люди будут принимать ваш отчёт.
- Выяснить, какую пользу эти люди предполагали извлечь из проекта и соответствуют ли цели проекта их ожиданиям. Если в проект затесалась ваша собственная цель (например, повышение по службе), которая не несёт явной пользы распорядителям проекта, то в отчёт это включать не надо.
- Если цели проекта подразумевают изменение существующего положения дел, то обязательно зафиксируйте свойства системы “до” и “после”.
- Задача “Подведение итогов” проекта должна быть включена в план работ по проекту.
- Донести до участников проекта необходимость вести записи о возникших вопросах, проблемах и достижениях в ходе выполнения проекта.
- Руководителю проекта также следует вести такие записи, и, кроме этого, записывать данные о расходах материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Также следует сохранять все промежуточные отчёты.
- Не помешает создать и вести журнал проекта, куда будут записываться возникшие затруднения и неожиданные события, повлиявшие на ход работ, а также опробование каких-то новых фишек и подходов.
- Сообщить коллективу о совещании по обсуждению итогов проекта после его завершения.
- После проведения совещания по обсуждению итогов проекта составить отчёт на основе этого совещания.
Чтобы хорошо подготовиться к обсуждению итогов проекта, вам потребуются следующие данные:
- Достигнутые результаты
- Соблюдение графика работ
- Расходы материальных ресурсов
- Изменения в задачах, графике работ и бюджете в ходе выполнения проекта
- Непредвиденные события и/или изменения условий во время выполнения проекта
- Отзывы заказчиков о полученных результатах
Эти данные берутся из:
- Отчёты о проделанной работе
- Доклады о нештатных ситуациях
- Журналы проекта
- Отчёты о расходах
На этом всё. Подписывайтесь на канал, чтобы ничего не пропустить…
