Каждый день на наши плечи наваливается куча дел — хочется и эффективно работать, и находиться с семьей, и встречаться с друзьями, и хотя бы иногда уделять время себе. Чтобы все это успевать, нужно грамотно управлять своим временем — здесь поможет тайм-менеджмент.
Рассказываем о нескольких эффективных техниках, которые научат планировать и структурировать свою жизнь, а также помогут отделить срочные задачи от несрочных.
Съешь лягушку
В списке ваших дел наверняка есть большая и важная задача, за которую порой не хочется браться настолько, что мозг предпочитает переносить дедлайны, даже если сроки горят. Но можно в первую очередь выполнить именно эту трудоемкую и неприятную работу, то есть «съесть лягушку».
Этот метод придумал мотивационный спикер и бизнес-тренер Брайан Трейси, который описал его в своем бестселлере «Оставьте брезгливость. Съешьте лягушку!»
Автор считает, что лучшее время для «поедания лягушек» — утро, когда человек составляет план на день. Тогда сложные и неприятные задачи вы выполните в первой половине дня, а все остальное время сможете наслаждаться несложными и даже приятными делами.
Кроме того, после успешного завершения сложной задачи человек чувствует себя счастливей от того, что сумел справиться.
Слон по кусочкам
Бывают задачи большие, а бывают — громадные, с которыми за один заход справиться практически нереально. Например, собрать квартальный финансовый отчет, написать курсовую работу или создать презентацию для крупной конференции. Есть люди, которые любят откладывать даже такие мегадела на последний день, что чревато. Причем не только срывом сроков, но и выгоранием.
К примеру, возьмем слона. Вы точно не сможете съесть слона целиком, потому что он слишком большой. И, как бы негуманно это ни звучало, если задача состояла именно в этом, то очевидно — решить ее можно, делая это постепенно, по кусочкам.
Вот как это может работать. Вам поручают большой проект, и вы знаете, когда крайний срок сдачи. После этого необходимо прописать каждый этап и распределить на все оставшееся время, назначив дедлайны для каждого из них. Тогда нужно лишь последовательно проходить каждый шаг, чтобы добиться своей цели. А еще такой метод дает возможность наблюдать за процессом, что определенно добавляет мотивации.
Фиксируйте время
Существует несколько таких методик, их суть — работать по таймеру. Считается, что это помогает выполнять задачи более продуктивно и ценить свое время. Расскажем о двух таких способах:
• Метод «90 на 30»
Первый промежуток здесь — 90 минут — выделяется на работу, второй 30-минутный — на отдых. Чередуя их друг за другом, можно ограничить время на выполнение задач и, что еще важнее, устраивать четкие перерывы, чтобы сменить деятельность и дать мозгу отдохнуть. Этот способ предупреждает выгорание, а рабочий день становится более структурированным. Важное правило — делать все четко по таймеру.
• Метод Pomodoro
Суть та же, но промежутки другие. День нужно разделить на получасовые промежутки, где 25 минут нужно уделить работе, а 5 — отдыхать. Кроме того, этот способ предполагает, что человек сначала составит список задач, а затем начнет их выполнять.
Как это выглядит: после составления списка человек устанавливает таймер и приступает к делам, затем, также по таймеру, идет на перерыв, после чего продолжает трудиться. Как только задача выполнена, ее нужно вычеркнуть из списка. После каждого четвертого «помидора» стоит делать длинные перерывы — от 15 до 30 минут.
Метод Pomodoro в конце 1980-х гг. изобрел итальянец Франческо Чиририлло. Он назван в честь таймера-помидора, популярного в то время.
Автофокус — делай, что понравилось
Такой метод подойдет тем, кто часто трудится без дедлайна. Его создал британский специалист по тайм-менеджменту Марк Форестер, который заметил, что объем выполненных задач увеличился после нескольких недель использования метода. Также отмечались уменьшение стресса и возможности сфокусироваться на самом важном.
Вот что нужно делать:
Шаг 1. Выпишите все имеющиеся у вас задачи в столбик.
Шаг 2. Быстро прочитайте все пункты.
Шаг 3. Прочитайте список еще раз, но медленнее, пока вам не захочется остановиться на каком-то деле.
Шаг 4. Работайте над решением задачи. Если за день удалось все закончить — вычеркивайте ее из списка, если нет — переносите в конец.
Форстер считает, что система поддерживает баланс между рациональной и интуитивной частями мозга, то есть в результате человек принимает решение, находясь в балансе с чувствами и эмоциями и получая удовольствие от процесса.
Матрица Эйзенхауэра
Когда дел очень много, бывает сложно отсортировать их по степени важности, чтобы в итоге успеть выполнить все. Здесь на помощь приходит метод 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который придумал, как приоритизировать задачи по четырем категориям.
Вот как они выглядят:
• Важно и не срочно — планировать. Речь идет о приоритетных задачах, для которые следует специально рассчитать время, чтобы уделить им максимум внимания. Обычно они направлены на непосредственное достижение целей человека.
• Не важно и срочно — делегировать. Речь чаще всего идет о рутине, требующей специфических навыков, но не влияющей на наши ценности. Таким задачам надо уделять минимум времени, а также делегировать их, автоматизировать и оптимизировать.
• Не важно и не срочно — убрать. Это малозначительные, а иногда даже вредные занятия, которые не приносят никакой пользы на работе и не помогают достигать намеченных целей. При этом времени на них уходит очень много. Например, сортировка писем вместо ответа на них.
Больше полезной информации для инвесторов вы найдете на BCS Express.
