Народ, всем привет. Сегодня мы поговорим про системы управления задачами и своим временем, которые лично знаю я, пробовал, расскажу о своем опыте, всех негативных и положительных моментах. Если вы знаете еще какие-то варианты, то можете написать в комментариях, я думаю всем будет интересно почитать. А пока давайте вспомним, наверное, самые распространенные и классические варианты, благодаря которым вы можете правильно распределять свои задачи в течении дня, недели, года, как-то выстраивать их важность и приоритеты. Эти системы могут работать как по отдельности, так и применяться все вместе.
А о том, что нужно обязательно распределять свои задачи, говорить уж точно не приходится. Я еще не видел ни одного успешного человека (не обязательно в плане финансов), кто бы не расставлял приоритеты, как-то не структурировал свои задачи и дела. Так как в жизни надо успеть многое, и по работе, и в учёбе, и в семье, про здоровье не забыть, то грамотное распределение своего времени - это первое, с чего надо начинать. Я знаю, что многим лень просто даже тратить на это свое время, мол у меня и так дел много, а тут еще данные вносить, что-то там структурировать. Но поверьте, какие-то полчаса в день спасут вам часы, дни и даже недели на долгом промежутке времени.
1. Банальный ежедневник (GTD – Getting Things Done)
Самый по сути классический вариант, просто назван по умному и абревиатурой, и заключается в том, чтобы держать все свои задачи в одном месте (компьютер, программа на телефоне, блокнот с ручкой), а дальше уже не так важно, как вы их там будете распределять (по проектам, по контексту, по времени). Вся суть такого метода – выкинуть из головы все ненужное в данный момент, сразу записав в список задач, а уже потом, распределив по категориям, выполнить все в свое время.
Плюсы у такой классической системы это ее простота, она сразу повышает вашу продуктивность, даже если вы как-то не так распределили свои задачи. Мой личный опыт – я постоянно что-то меняю, как программы, где я все это держу (в итоге у меня как в компьютере, так и отдельный блокнот с более мелкими задачами), так и методы распределения задачи.
Из минусов – надо задачи постоянно мониторить, проводит ревизию, иногда новых задач становится много, они постоянно перекрывают старые, и некоторые записанные мысли так никогда и не найдут воплощения.
2. Матрица Эйзенхауэра
На этот счет сразу приходит другая система (которая может быть внедрена и параллельно, и совместно), которая подразумевает разделение своих задач на 4 основные типа:
- важные и срочные
- важные и несрочные
- неважные, но срочные
- неважные и несрочные
Кстати, Вам может быть это интересно:
Я попробовал такую систему, и, с одной стороны, она показала себя довольно хорошо. Особенно когда у вас прямо дедлайн, много задач, и по такой системе можно сразу выкинуть то, что тебе не нужно. Кстати, не знаю, отнести это в плюсы или в минусы, но благодаря такой системе «неважные и несрочные» задачи часто вообще отправляются в мусорку, а на стадии дедлайна – даже в сетку не попадают, а сразу вычеркиваются.
Но к минусам можно точно отнести то, что для построения такой системы нужно быть довольно честным к себе. Бывает довольно сложно определить, а важная задача или нет, и ее срочность. Встреча с друзьями, это важная или нет? С одной стороны гулянки точно не срочные. Но вроде как с ними надо же поддерживать отношения, а если вы не виделись уже полгода, а тут как раз друг позвонил, на рыбалку пригласил. Это банальный пример, что я на ходу вспомнил, но таких моментов может быть много.
3. Система Канбана
Это уже больше относится к визуальной системе тех задач, которые вы выполняете в данный момент. Суть ее заключается в трех колонках, в первой вы пишите те задачи, который надо еще сделать, во второй – те, которые в процессе, и в третьей – завершенные задачи. Она больше подходит для сложных задач, в которых довольно много одновременных процессов, либо при работе в команде (ну либо если ваши задачи часто зависят от других людей). И ее главная ценность- визуализация одновременно выполняемых задач и поиск слабых мест.
Для единоличного использования подходит мало. Я для этих целей просто использую отдельный блокнот, в который я выписываю те задачи из общего списка (программы, тетради, не важно), которые будут выполнять именно сегодня, в течении, скажем, рабочего дня. И просто их вычеркиваю по мере выполнения. Очень удобно, сразу взглянул на весь список задач, выписал те, которые планируешь сегодня сделать, и планомерно вычеркиваешь (туда еще по ходу дела что-то добавляется, какие-то мини подзадачи и т.д.).
Из минусов – елся выписывать слишком много дел, то может складываться депрессивный настрой, когда вы не вычеркните все задачи. А некоторые могут кочевать «изо дня в день», с одной страницы блокнота на другую чуть ли не неделями. Или, когда они как бы «в процессе».
4. Система Помодоро
Еще можно сюда наверно, отнести всем нашумевшую систему 25 минут, кога вы работаете в течении определённого времени, потом делаете перерыв минут на 10, и снова преступаете. По сути, так работают все курильщики, выходя на перерыв. Я ей пользовался, мне не понравилось, в основном из-за главного минуса – она прерывает твой мыслительный или рабочий процесс. То есть, ты вроде только настроился на нужный лад, а тут бац – надо снова отдыхать. Для рутинных задач я думаю отлично подойдёт, если задачи более творческие – такое себе. Я обычно работаю сетами по 4 часа, занимаюсь одной какой-то задачей или типом задач. Потом отдыхаю и переключаюсь. В течении этих 4 часов я тоже делаю перерывы, но, по сути, когда просто устал, или когда есть некий переход от одной мысли к другой.
