Обсудив незаменимость, я решила обратиться теперь к заменимости и ее ценности. Можно ли стать заменимым, но остаться неповторимым? Думаю да, и сейчас расскажу как и почему.
Возможность увольнения, ухода сотрудника в отпуск и т.д. не должны влиять на процессы и функциональность компании. Это означает, что эффективность делегирования, взаимообучения и передачи дел должна быть главной ценностью компании и каждого подразделения.
Однако такое могут позволить себе только крупные компании, которые уже являются устойчивыми, и для дальнейшего увеличения ее устойчивости компания а) старается разгрузить сотрудников путем разумного увеличения штатного состава, б) создавать систему, независимую от конкретного человека.
В мелких и средних компаниях достаточного внимания этим аспектам не уделяется. В таких компаниях всегда есть ключевые лица, держащие процессы, отделы и т.д., т.е. они становятся теми, кого мы называем незаменимыми. В такой ситуации на плечи работников ложится функция по созданию своей заменимости (если, конечно, работник этого хочет).
Что могу порекомендовать, если вы хотите этим заняться и помочь себе и компании:
1. Нужно начать документировать то, что вы делаете. Не только с точки зрения компания, но и с позиции разгрузки своего мозга важно вынести все, что есть у вас в голове на бумагу, сформулировать основные позиции по ключевым вопросам, которыми вы занимаетесь.
2. После формулирования блока своих задач – необходимо проанализировать, что можно:
• Автоматизировать. Чаще всего это бывают не слишком сложные, но отнимающие много времени задачи. Следует поговорит с техподдержкой компании и попробовать положить данную задачу в какой-то существующий технический процесс или создать новый.
• Передать третьим лицам задачи, которые de-facto не входят в круг ваших обязанностей. Часто в суете мы не замечаем, как начинаем выполнять функции других людей, за которые нам, кстати говоря, не платят. Надо их вернуть держателям)
3. Наконец, когда мы выявили чисто ваши задачи, требующие внимания человека, необходимо найти жертву 😈
• Если вы сам руководитель, то погрузите в ваши задачи подчиненных. Естественно, все свои задачи раздать вы не сможете, что-то останется исключительно в вашей компетенции, но погрузить своих сотрудников в то, во что допустимо, стоит.
• Если вы рядовой сотрудник, то важно донести вашему руководителю о необходимости создания вам замены на время вашего отпуска/увольнения. Важным доводом в пользу поиска замены будет тот факт, что руководителю самому не придется вас заменять на время вашего отсутствия, и уже будет подготовлен человек, который разбирается в ваших вопросах. Если же штат совсем небольшой, то погрузить в задачи предстоит руководителя.
4. После того, как вы найдете свою замену, человека необходимо погрузить в ваши задачи. Такое погружение возможно в рамках звонков тет-а-тет, направления задокументированных материалов, а также включения заменяющего сотрудника во встречи.
Понятно, что на каждой встрече коллега не нужен (иначе ему самому некогда будет работать), но возможно это будет удобно для встреч-итогов или установочных встреч, где обсуждается изначальная общая концепция проекта.
5. Важно хотя бы раз в месяц сверяться по статусу. Важно продолжать держать коллег в курсе того, что происходит в вашем проекте и сверяться по планам его развития на будущее. Можно это делать путем тет-а-тет встреч, либо ведения реестра дел.
Дополнительно к этим пунктам, если вы руководитель, то:
• Делегируйте свои задачи. Помимо поверхностного погружения коллег в проекты, вам важно свои задачи также делегировать. Вы всегда можете контролировать процесс и задавать тон обсуждению и концепции, в этом ваша ценность и компетентность, но выполнять все самостоятельно необходимости нет.
• Делегируя, разрешайте принимать решение своим сотрудникам самостоятельно. Они должны понимать:
а) что они отвечают за проект и должны делать так, чтобы им было не стыдно это презентовать от своего лица,
б) они всегда могут с вами посоветоваться. Не допускайте ситуаций, когда у вас как в детском саду просят разрешения, а вы его даете. Несмотря на ваш статус, вы абсолютно равные партнёры. Отличие совета от разрешения в том, что вы вместе рассуждаете с коллегой и делитесь своим опытом, приходя к взаимовыгодному решению.
При таком формате делегированя вы отдаете много контроля в руки своих подчиненных и принимаете риск совершения ими ошибок (и вашей, как руководителя, ответственности за это), но по-другому они не научатся, а вы утоните в задачах.
Окей, мы стали заменимыми, совершив эти действия, но почему же мы остаемся неповторимыми. А потому что только мы можем работать свою работу так, как мы ее работаем, так создается наш уникальный стиль.
Коллега или руководитель лишь опора и поддержка на всякий случай, но итоговое видение проекта и допустимый контроль останутся за вами. Однако при этом вы сможете уйти в отпуск или уволиться со своей любимой работы и не переживать за то, чтобы будет происходить в компании.
P.S. У меня также есть канал о путешествиях по России с советами и вдохновляющими идеями) Если интересно, присоединяйся: https://t.me/Workaholic_Reisen
