Компания Delko (ООО «Делко») на протяжении 24 лет является значимым игроком на рынке транспортных услуг. С более чем 2600 сцепками в парке, среди которых треть - рефрижераторы, треть - 92-кубовые тенты и треть - 110-кубовые тенты, ТК демонстрирует высокий уровень надежности и масштабности.
О спикере
Олег Гайфуллин, руководитель проектов по автоматизации в ООО «Делко», ранее работал коммерческим директором компании. В своем выступлении в рамках кейс-конференции "Цифровизация транспорта" он уделил особое внимание финансовым аспектам деятельности ТК, вопросам оборачиваемости денежных средств и процессам, связанным с документооборотом.
Финансовые вызовы и оборачиваемость денежных средств
Олег Гайфуллин начал с обсуждения текущих финансовых условий, отмечая рост ключевой ставки и удорожание денег. В таких условиях оборачиваемость денежных средств становится еще более значимой. Он подчеркнул, что для управления этим показателем необходимо контролировать и оптимизировать все процессы, связанные с документооборотом. В Delko оборачиваемость денежных средств до внедрения IT решения составляла 48 дней, а после сократилась до 35 дней. За счет чего удалось уменьшить этот срок, узнайте, посмотрев полное выступление Олега Гайфуллина. А в этой статье мы тезисно раскроем его доклад.
Традиционный цикл документооборота
До цифровизации процессы документооборота в Delko были трудоемкими и длительными.
- Сбор и передача документов. Отсрочка платежа часто зависела от времени передачи полного пакета документов от водителя до грузоотправителя. В случае потери или повреждения документов процесс мог затянуться.
- Восстановление документов. В случае утери накладной требовалось забирать дубликат документов, переправлять их для подписи и печати, и возвращать обратно, что могло занять до 4 месяцев.
- Период обработки. Средний срок обработки и пересылки документов до центрального офиса в Набережных Челнах составлял около 30 дней.
Автоматизация и цифровизация документооборота
Олег Гайфуллин рассказал о шагах, предпринятых компанией для сокращения времени обработки документов и улучшения оборачиваемости денежных средств:
1. Мобильное приложение для водителей. Водители получают задания по сдаче документов через мобильное приложение CARGO.RUN (правообладатель программного обеспечения ООО “Цифровизация транспорта”), что позволяет сократить срок сдачи накладных до 3 дней.
2. Централизованная обработка. Документы централизованно изымаются и отправляются в центральный офис в Набережных Челнах, где они обрабатываются в течение 5 дней. Общий срок обработки и пересылки документов сократился с 34 до 14 дней.
3. Использование QR-кодов. Водители фотографируют документы и прикрепляют их в мобильное приложение. Каждый пакет документов имеет уникальный QR-код, который сканируется и отслеживается на всех этапах движения.
4. Делпойнты и постаматы. Водители могут сдавать документы в делпойнтах, где установлены специальные абонентские ящики. В момент сдачи сканируется второй штрих-код, подтверждающий местоположение и время сдачи.
Результаты цифровизации
Благодаря внедрению цифровых технологий, компания смогла значительно улучшить оборачиваемость денежных средств.
- Сокращение сроков. Период оборачиваемости денежных средств сократился с 48 до 35 дней.
- Контроль и прозрачность. Теперь точно известно, где и когда были сданы документы, кто отвечает за их обработку и отправку, что позволяет контролировать качество и сроки выполнения операций.
- Фотографирование и проверка документов. Водители фотографируют документы перед отправкой, что позволяет менеджерам оперативно проверять их на правильность оформления.
Заключение
Опыт транспортной компании Delko показывает, что внедрение цифровых технологий и автоматизация процессов могут существенно улучшить логистические операции и финансовые показатели. Контроль и оптимизация документооборота, использование мобильных приложений и централизованной обработки позволяют сократить сроки выполнения операций, повысить прозрачность и точность, а также улучшить оборачиваемость денежных средств.