90% руководителей проводят более 10 часов в неделю на встречах и считают, что половина этого времени потрачена впустую. А 49% сотрудников утверждают, что плохо подготовленные миты только мешают выполнению задач, — так гласит статистика hh.ru.
Как же сделать так, чтобы онлайн-совещания не были равны напрасной трате времени? Разбираемся вместе с экспертом ПГК Владимиром Хрыпуном.
Шаг №1. Составляем повестку
Повестка — это тезисный план встречи. Она помогает всем участникам мита эффективно провести время и получить те результаты, ради которых они собрались.
В повестку входят:
- конечная цель;
- цель встречи;
- темы для обсуждения;
- следующий шаг.
Основной пункт повестки — «Конечная цель», ведь именно этот этап определяет всё взаимодействие по проекту или задаче. О нём поговорим далее!
Шаг №2. Прорабатываем конечную цель
Конечная цель — то, к чему мы стремимся в результате всех взаимодействий. Чтобы её сформулировать, вам нужно:
1. Зафиксировать в повестке встречи предполагаемый результат так, как понимаете его сейчас.
В начале её бывает сложно чётко определить, а ответ на вопрос «Чего мы хотим?» получается слишком общим и абстрактным. Например, если вы занимаетесь продажами, то ответите «хочу продать», а если управляете проектом — «хочу реализовать проект».
Тем не менее на первых порах этого будет достаточно. Помните: зафиксировать конечную цель хоть как-то — значит сделать первый шаг к детальному пониманию результата.
2. Учитывать интересы всех участников встречи.
Конечная цель — то, что объединяет всех собравшихся на встрече. На этом этапе важно не путать коллективную задачу с вашими личными целями. Если вы продаете дорогие апартаменты, личная цель — продать как можно быстрее и с большей наценкой. А совместная — помочь клиенту выбрать место, к примеру, для размещения важных иногородних гостей.
Поэтому формулируйте конечную цель в виде результата, который получат все участники встречи.
3. Сделать описание детальным и специфичным.
Чем масштабнее цель и выше ставки, тем больше времени стоит потратить на формулирование детального видения и его письменную фиксацию.
Если сложно сразу придумать краткую формулировку цели, то пишите много текста. Описывая видение, вы внесёте ясность — станет гораздо легче построить структуру встречи.
Есть несколько вопросов, ответы на которые помогут максимально точно сформулировать конечную цель:
- Что мы хотим получить в результате всех взаимодействий?
- Что будет итогом всех наших встреч?
- Зачем это нужно нам? Зачем это нужно им?
- Какую пользу это принесёт?
- Как это улучшит, упростит жизнь?
- Как оценим эффект в штуках, рублях или других единицах измерения?
- Зачем это нужно мне?
- Какую пользу это принесёт мне?
Разбираемся на примерах
Как составить повестку встречи руководителю проекта?
Представим, Евгений руководитель проекта, участвующий в цифровой трансформации компании. Ему нужно наладить работу новой телефонии, соединив личные телефоны менеджеров и CRM-систему предприятия.
Сначала Евгений формулирует конечную цель: пишет, как понимает, и не стремится к точности формулировок. Он использует вопросы как ориентир.
Евгений сделал короткую письменную формулировку для повестки встречи:
Если у вас низкая скорость печати, то может быть сложно сразу формулировать мысли и записывать их. Поэтому сначала проговорите ответы на вопросы вслух, а потом зафиксируйте идеи на бумаге или напечатайте.
Повестка встречи менеджера по продажам
Гипотетический Павел работает менеджером по продажам и продаёт эффективную систему расчёта графика работы для сотрудников розничных сетей. Но продать такую систему сложно — на заключение одной сделки уходит 3–6 месяцев.
Как может выглядеть конечная цель коммуникации в этом случае?
Обратите внимание, что формулировка содержит числовые метрики, образ результата и другую фактическую информацию. Чем больше таких специфичных формулировок будет, тем яснее и понятнее ваша цель для всех участников встречи.
Павел ищет ответы на вопросы, чтобы управлять своей мотивацией. Даже если ваша выгода очевидна, имеет смысл зафиксировать её письменно. Так вы найдёте дополнительную мотивацию, которая поможет прийти к отличным результатам.
Теперь у Павла есть достаточно информации для того, чтобы сформулировать короткую конечную цель для повестки встречи:
Конечная цель — путеводная звезда
В каждом примере мы делали два шага для того, чтобы сформулировать конечную цель:
- фиксировали её, используя наводящие вопросы;
- на основе этого текста делали короткую формулировку конечного результата для повестки встречи.
Важно понимать, что в процессе работы конечная цель может корректироваться и видоизменяться. Главное — всегда помнить, что она является важнейшим ориентиром на пути к успешному результату.
Понравился этот материал? Тогда подписывайтесь на Дзен ПГК — мы публикуем только самые полезные и интересные лонгриды!
Статьи по теме:
