Многие советы по повышению эффективности деловых совещаний хорошо нами усвоены, но некоторые из наиболее ценных советов могут быть и менее очевидны, потому что они не касаются структуры собрания, участников или даже повестки дня; они о том, как ведущий встречи готовится к ней и взаимодействует с другими.
Ниже приведены 10 полезных коммуникативных тактик — с их помощью ведущим и управленцам, присутствующим на совещании, будет проще добиться того, чтобы их цели были достигнуты.
1. Подготовьте важные пункты — а не просто повестку дня — заранее
Заранее обдумайте и подготовьте несколько кратких, но ценных замечаний.
Задайте себе несколько вопросов, которые помогут понять, что является важным:
• «О каких идеях я хочу поговорить во время встречи?»
• «В решении каких проблем мне или нам требуется помощь?»
• «Кого из сотрудников нужно похвалить или отдельно упомянуть?»
• «Какие вопросы мне больше всего хочется обсудить и рассмотреть в этой группе?»
Принесите ответы на собрание и поделитесь ими в начале или при упоминании тем, связанных с повесткой дня.
2. Укажите цель
В начале встречи расскажите о цели совещания: что нужно решить, пересмотреть или выполнить в результате. Избегайте расплывчатых формулировок вроде «проанализировать» или «решить» проблему. Это гарантирует только разговоры, а не действия или продвижение вперед.
3. Направляйте своих слушателей
Если ваши вступительные комментарии охватывают несколько тем, перечислите их: «Прежде чем мы начнем, я хотел бы кратко рассказать о …» Кроме того, используйте логические переходы («Второе, что я хочу предложить, касается Y») и заключительные утверждения («Как видите, X, Y и Z имеют решающее значение для нашего успеха»).
4. Будьте готовы слушать
Диалог очень важен сам по себе, но наверняка вы также хотите, чтобы вас считали заботливым и ценящим вклад коллег руководителем. Вот несколько быстрых советов, которые помогут эффективно проявить интерес:
• Старайтесь поддерживать прямой зрительный контакт во время выступления.
• Кивайте в знак того, что слушаете.
• Пока вы слушаете, не думайте и не планируйте, что вам нужно сказать дальше.
• Не перебивайте говорящих и не заканчивайте предложения за них.
• Задавайте вопросы выступающему.
• Наконец, старайтесь подходить к обсуждению открыто и не обороняться.
5. Подготовьте вопросы
В диалогах между руководителями и командами лидеры могут повысить эффективность, задавая уточняющие вопросы.
Вопросы ведущих можно разделить на несколько типов.
Стратегические:
• «Чего вы надеетесь достичь?»
• «Как мы можем применить этот подход во всей компании?»
Вопросы признания:
• «Кто помог вам с проектом?»
• «Как вам пришла в голову эта идея?»
Конструктивные:
• «Чем я могу помочь?»
• «Какие ресурсы вам необходимы, чтобы вывести проект на новый уровень?»
6. Не отклоняйтесь надолго от темы
Если вы выдвигаете или поддерживаете идею, которая лишь косвенно связана (или не связана) с основной темой, говорите о ней коротко, чтобы получилось логически вернуться к первоначальным пунктам.
7. Умейте вовремя закончить реплику
Как только вы выскажете точку зрения, остановитесь и пропустите других вперед. Если у людей остались вопросы, они их зададут.
8. Выражайте признательность кратко
Ничто так не убивает хорошую мысль, как бессвязность, поэтому старайтесь структурировать благодарственные слова и ограничить их 15 секундами или меньше. В то же время помните, что одно только слово «спасибо» никогда не окажет большого влияния. Всегда уточняйте «за что».
9. Помогайте другим держаться основной идеи
Если во время встречи сотрудник делает официальную презентацию без демонстрации четкой точки зрения или выдвижения предложений, мягко направьте его наводящими вопросами.
10. В заключение наметьте необходимые действия
В завершение встречи предложите четкие дальнейшие шаги и определите, кто должен их предпринять и когда.
Также вас может заинтересовать:
Полную версию статьи «Десять приемов для эффективного совещания» Джоэла Шварцберга вы можете прочитать на нашем сайте. Оформить подписку на журнал можно здесь.
