10 ШАГОВ К ЭФФЕКТИВНОМУ УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ
Если вы чувствуете, что перегружены работой или вам не хватает времени, попробуйте использовать как минимум несколько из следующих советов в вашей повседневной рабочей жизни.
1. Знайте свои приоритеты.
Прежде чем планировать своё время, вам необходимо построить чёткую картину того, что необходимо выполнить в первую очередь, что оставить на потом или отсрочить.
2. Составьте расписание для решения своих задач.
Контролируете ли вы то, как проводите своё время? Вам необходимо убедиться, что вы тратите своё время в соответствии со своими приоритетами и предпочтениями. Определите дни, в которые вы будете совершать звонки или отвечать на них. Таким образом вы будете уверены, что ваша жизнь не будет захвачена приоритетами других людей.
3. Организуйте свой рабочий стол.
Беспорядок на вашем рабочем столе может подавлять вас, он отвлекает вас от выполнения задач, а также занимает у вас время на поиск необходимых бумаг.
4. Разработайте систему распределения задач на вашем столе.
Создайте файлы для ваших бумаг, и держите их на поверхности вашего рабочего стола. Используйте систему распределения своих задач по срочности и важности, наиболее подходящую вам самим. Например:
Файл «СЕГОДНЯ» для бумаг, работа с которыми должна быть выполнена сегодня.
Файл «ЭТА НЕДЕЛЯ» для бумаг, работа с которыми должна быть выполнена на этой неделе.
Файл «ЧТЕНИЕ» для вещей, которые необходимо прочитать, можете брать это с собой, когда вы путешествуете.
Файл «СООБЩЕНИЯ» для бумаг, содержащих отчёты и доклады которые необходимо огласить.
Файл «ИДЕИ» для списка идей и другой соответствующей информации, ссылок. Если к вам пришла хорошая идея, кратко запишите её в этот список, чтобы не забыть о ней. Обращайтесь к этому файлу для решения проблем или планирования.
Файл «ДЕЙСТВИЯ» - список действий, он будет обсуждён в пятом пункте этой статьи.
Файл «ПРОЧЕЕ» - для всего остального.
5. Держите единый список действий.
Заведите список действий с ожидаемыми сроками завершения. В конце каждого дня вносите в этот список новые действия, следуя расписанию для решения задач.
6. Очищайте входящие сообщения.
Держите свой почтовый ящик чистым. Отвечайте на письма, тратя не больше одной минуты на каждый ответ, если ответ может занять значительное время, перемещайте это письмо в папку «Действия», к которой вы вернётесь, когда у вас будет больше времени.
7. Сократите помехи.
Установите руководящие принципы о том, когда вы можете быть прерваны, и когда вас не следует беспокоить. Например, вы можете закрыть дверь комнаты и оповестить всех, что вас не следует тревожить, установив политику открытых дверей в определённые периоды времени.
8. Перерасход времени.
Многие из нас слишком требовательно относятся к своему времени. Научитесь ставить достижимые сроки, пересматривайте свой текущий список действий, прежде чем принимать новые задачи.
9. Думайте в долгосрочной перспективе.
Люди часто обязуют себя к совершению проекта, потому что это выглядит хорошо в краткосрочной перспективе. Держите полную картину в своём разуме и предопределите долгосрочные последствия, прежде чем браться за проект.
10. Завершающий недельный обзор и очистка.
Пятница – отличный день для подведения итогов. Определите 30 минут в вашем расписании для ведения завершающего недельного обзора.
• Обработайте свои заметки. Сделайте обзор на свои записи, превратите их в соответствующие пункты действий.
• Сделайте обзор расписания прошлой недели, обновите список действий.
• Проверьте свою электронную почту для перемещения некоторых сообщений для дальнейшего рассмотрения в свободное время.
• Сделайте обзор списка действий и отметьте все завершённые действия.
• Уделите внимание организации, например, резервному копированию файлов компьютера, поливу растений и так далее.
• Очистите свою голову путём записи идей, создания расписания необходимых для завершения действий, пересмотра расписания на следующую неделю и планирования времени.