Я долгое время не мог понять, почему я ничего не успеваю. Проблема была в том, что я держал в голове все свои задачи, а если на меня падала новая задача, то я сразу брался за нее, а остальные откладывались.
В итоге, сидя перед заваленной почтой я решил разобраться с проблемой нехватки рабочего времени. Я стал искать ответы на следующие вопросы:
- Как правильно обрабатывать входящую информацию и не забывать важные детали.
- Какие способы организации дел применять в разных ситуациях.
- Как отслеживать текущие дела.
- Как успевать выполнять больше одного дела в день.
Часто ли ты слышишь фразу: «Я ничего не успеваю и всё забываю»? Я регулярно ее произносил. А ведь если с этим ничего не делать, последствия могут быть неприятными.
Чтобы с тобой не происходило таких ситуаций, я дам тебе совет: не храни в памяти, а записывай всю входящую информацию. Это первый этап в процессе упорядочивания времени.
В процессе упорядочивания времени можно выделить пять этапов:
- сбор
- обработка
- организация
- обзор
- действия
Важно соблюдать каждый из них.
Хранение собранной информации
Не делай много мест для хранения информации. Они должны быть доступны тебе в любое время. Если тебе привычнее делать заметки на бумаге — используй её.
Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized.
Кто-то хранит информацию в файлах и папках. Создаётся одна общая папка, а в ней — несколько тематических. В каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.
Периодически разбирай информацию. Обрабатывай её, чтобы действовать.
Входящая информация может застигнуть нас где угодно – в метро, за рулём, на бегу. В любом случае очень важно зафиксировать всё. Голосовой ввод позволит надиктовать любое сообщение, которое ты сможешь сохранить в заметках или сразу же отправить коллеге.
Если во время обеда в кафе или ресторане тебе срочно нужно что-то записать, воспользуйся салфеткой. А ручка всегда есть у официантов.
Выбирай то, что удобно тебе. Главное, инструмент должен быть всегда под рукой. Что толку, если ты запишешь информацию в телефон и вспомнишь о записи только через месяц?
Второй этап – обработка. Когда дел много, важно быстро принимать решения. Есть одна простая схема, которая мне всегда помогает определить первостепенные дела. Сейчас я расскажу тебе о ней.
Алгоритм обработки информации
Сначала ответь себе на вопрос: входящая информация требует действий?
Если информация требует твоих действий, руководствуйся следующим алгоритмом:
Если информация не требует твоих действий, используй этот алгоритм:
Ещё есть золотое правило: сделать сразу то, что требует меньше 2-х минут. Ведь 2 минуты – это почти ничто при нашем ритме жизни!
Умение говорить НЕТ
Отказать бывает нелегко. У всех причины для этого могут быть разными.
Например:
- За тобой есть «должок». Тебе как-то помогли или пошли навстречу.
- Вы в хороших отношениях, и ты боишься их испортить.
- Ты принимаешь ситуацию близко к сердцу («Как не помочь в таких обстоятельствах…»).
- Ты привык брать всю ответственность на себя («Кто же, если не я?»).
- Дело, с просьбой о котором обращаются, важно лично для тебя.
Переверни ситуацию: ты отказываешь не другому, а себе, своим мечтам и целям! Давай разберёмся, как поступать в таких ситуациях.
- Внимательно выслушать. «Расскажи, в чём состоит проблема?»
- Признать важность. «Да, я понимаю, что для тебя это важно»
- Объяснить причину. «У меня тоже «горит» дело. И очень срочное».
- Предложить решение. «Попроси другого. Игорь как раз свободен».
- Показать значимость. «Буду свободнее – помогу с удовольствием».
Сложно держать все дела в голове, правда? Чтобы этого не делать, я на каждую неделю составляю расписание. Попробуй и ты, это точно поможет ничего не упустить.
Как организовать дела
Задачи и дела без записи в календарной сетке заполняют твою голову.
У тебя два выхода:
Всё время быть в напряжении (и всё равно забыть или попасть в цейтнот).
Записать все дела в соответствии с приоритетами и сроками.
Рассмотрим реализацию второго варианта:
Календарное планирование включает в себя 2 обязательных компонента:
Фиксированные дела
Дела и процедуры, выполнение которых отработано и которые приходится делать регулярно.
Такие дела можно и нужно поставить в свой ежедневник или программу на ПК или гаджете, в которой ты фиксируешь своё расписание.
Некоторые события можно фиксировать на весь год, например, дни рождения, отчёты.
Текущие планы
Задачи, не имеющие строго определённого порядка действий или периодичности.
Именно такие задачи требуют нашего внимания, определения значимости, планирования времени и делегирования.
Планирование бывает краткосрочным и долгосрочным. Рассмотрим особенности каждого:
Краткосрочное планирование
От 1 дня до 1 месяца. Это конкретные действия, обзор дел на каждый день, немасштабные цели, выполнение каждого пункта плана, использование чек-листов.
Долгосрочное
От 1 года до 3 лет. Это общее видение цели, обзор всех путей достижения, отслеживание прогресса, глобальные цели.
Есть еще масса способов грамотного распределения своего времени, но я пока провел работу именно такую. В этом мне помогли книги, которые я очень рекомендую к прочтению:
Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Аллен Д.
К чёрту всё! Берись и делай. Брэнсон Р.
Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Архангельский Г.
