Анна Сосновая, основатель бизнес-школы ассистентов руководителя и сервисного персонала, эксперт Learning and Knowledge management рассказала как пользоваться лайфхаками, чтобы удаленная работа была эффективной.
Сейчас практически все работают удаленно. Уже нет необходимости спорить – «за» удаленку или «против». Надо – значит, надо. Будем приспосабливаться!
Эффективность сотрудников на удаленке существует. Те компании, кто внедряют правильные методы и снабжают сотрудников необходимыми инструментами, вообще могут выиграть в продуктивности.
От чего же зависит эффективность удаленной работы? Бывает ли она вообще, когда каждый работает из дома, нет очного контроля, пропадает значение корпоративной культуры компании?
Эффективность удаленной работы зависит от 4-х факторов:
- Мотивация.
И здесь мы говорим про мотивационные рычаги для сотрудников. Как сделать так, чтобы домашняя обстановка и постоянное присутствие близких рядом их не расслабляло?
2. Самоорганизация и дисциплина.
Это про график и умение организовать свое рабочее место. Не зря же существует наука «эргономика».
3. Инструменты.
Удаленная работа напрямую связана с совместной работой. Мы так же работаем с командами, взаимодействуем с отделами. Только удаленно. Необходимо подобрать инструменты, которые облегчат и ускорят нашу удаленную работу.
4. Правила командной работы.
Все знают, что на очных совещаниях должен быть регламент и порядок. На дистанционных встречах тем более. От того, насколько они будут хорошо организованы и подготовлены, зависит продуктивность сотрудников и компании.
Чем организованнее и строже мы сами с собой, тем продуктивнее будет наше рабочее время.
Чем более грамотно мы организуем свое рабочее место, тем больше задач сможем выполнять.
Чем больше полезных программ и приложений мы знаем, тем быстрее идет наша работа.
А теперь поговорим про каждый из факторов отдельно.
Советы по мотивации
- Донесите до сотрудников важность их работы.
Сотрудникам безумно важно чувствовать значимость и нужность своей работы. Если не они – то никто. Скажите сотрудникам, что цените их вклад в общее дело.
- Сделайте корпоративную рассылку с принципами удаленной работы.
Так делают во множестве международных компаний. Пишется корпоративная рассылка на всю компанию с принципами, правилами и мотивационной речью руководителя.
- Научите сотрудников планировать с вечера.
Именно после рабочего дня мы в состоянии реально оценить несделанное и наметить планы на следующий день.
- Подберите статью про прокрастинацию.
Прокрастинация – это наша слабость к постоянному откладыванию дел на потом. Потратьте время, поищите психологические статьи о том, как с ней бороться.
- Развивайте персонал малобюджетными способами.
Нелишним будет поддержать сотрудников малобюджетными способами обучения. Например, введите традицию делать рассылку с достижениями и успехами компании еженедельно. Делитесь полезными статьями и книгами. Можно даже устроить пятничные собрания в Zoom и обсуждать прочитанное и возможность его применения на благо компании.
Советы по самоорганизации и дисциплине
- Организуйте рабочее место по правилам эргономики.
Эргономика – это то, как расположены предметы в пространстве для эффективного труда. Сотрудники будут работать эффективнее, если монитор расположен удобно, а до телефона не нужно тянуться.
- Не забывайте про график.
Удаленная работа не должна отличаться по графику от обычной очной. Если вы привыкли обедать в час дня – ставьте это время себе в календарь. А еще не забывайте про полезные перекусы.
- Делайте зарядку.
Скачайте программу Workrave себе на компьютер и установите напоминания по перерывам. Программа сама подскажет, какие упражнения для тела и глаз сделать, чтобы размяться. Чем энергичнее мы себя чувствуем, тем лучше идет работа.
- Постарайтесь фокусироваться на одной задаче.
На переключение между делами наш мозг тратит в среднем около двух минут. Если есть возможность – лучше фокусироваться на чем-то одном.
- Делите дела по типам.
Допустим, вы наметили план на первую половину дня: нужно обзвонить 8 клиентов, 5 писем написать. Сгруппируйте дела по типам дел: например, пишите письмо за письмом и только потом переходите к звонкам. Так продуктивнее.
Советы по инструментами
- Создавайте единообразие инструментов
Должен быть 1 сотрудник, который выберет и оттестирует инструменты (программы/сервисы/приложения) для удаленной работы. В противном случае вы потратите время на споры что лучше: Zoom или BlueJeans?
Все сотрудники должны работать в едином пуле инструментов.
- Не забывайте про инструкции.
Нашли инструменты для работы? Опишите, где их скачать, как ими пользоваться. И положите эти инструкции в папки общего доступа. А еще не забудьте снабдить персонал контактами по возможным техническим проблемам. Вы сэкономите время на устные объяснения.
- Работайте в облаках с совместным доступом.
Облачные технологии (например, Google) позволяют облегчить совместную работу: все работают с одним файлом в едином информационном поле. Больше не нужно за статусом документа обращаться к почте и пытаться там найти последний документ. Вы видите все необходимые статусы и комментарии в одном файле. А «история изменений» позволит отследить действия коллег: кто что удалял или корректировал.
- Грамотно работайте с почтой.
Почта не должна проверяться ежеминутно (только если вы не отвечаете на вопросы и заявки клиентов). Введите график проверки почты: например, в 11:00, 14:00, 17:00. А остальное время занимайтесь другими рабочими делами, не отвлекаясь на почту.
Пользуйтесь функционалом почты оправданно: ярлыками, отложенными отправками, значком важности.
Правила эффективного взаимодействия с командой
- Пользуйтесь единым электронным календарем-планировщиком внутри команды.
В календарь заносите все встречи, собрания, совещания. А также можно пользоваться электронным задачником – например, в Outlook.
- Встречи необходимо назначать с учетом занятости коллег.
Современные планировщики (например, Outlook или Google Календарь) позволяют посмотреть занятость коллег.
В Outlook используйте инструмент «Помощник по планированию». Он подскажет, у кого из коллег, какой слот времени свободен. И вам не нужно звонить и спрашивать об этом устно.
- Договоренности подкрепляйте письмом
Логичная точка по итогам скайп-встречи с коллегами – письмо-рассылка с решениями, дедлайнами, ответственными. Телефонный звонок (а также скайп-колл) обязательно должны резюмироваться электронным письмом.
- Задавайте повестку совещаниям и встречам.
Чтобы скайп-встречи не были бесполезными, задавайте повестку дня. То есть, заранее отправляйте участникам вопросы и темы, которые будут обсуждаться. У участников должно быть время на подготовку.
- Создавайте группы оперативного реагирования в чатах.
Чаты как способ быстрой коммуникации как нельзя лучше подходят для оперативного решения вопросов. Для ответов на электронные письма коллег есть негласное правило 24 часов. А вот в чатах коллеги должны отвечать быстро.
Однако не забывайте про обязательное соблюдение правил эффективных быстрых коммуникаций:
- пишите одно сообщение разом, а не несколько друг за другом;
- обращайтесь к коллегам адресно через @;
- выделяйте важные моменты сообщения жирным или курсивом;
- не отправляйте голосовые сообщения – не всем их удобно слушать.
Если донести до сотрудников эти простые правила, то удаленная работа станет более слаженной для всех членов команды.
Если вам понравилась наша статья, то, пожалуйста, поставьте лайк и подпишитесь на наш канал.
Статья была подготовлена для вас порталом Sovcom.pro
