Когда я работал начальником участка, то сидел в большом общем кабинете с инженерным составом. Слева от меня сидел инженер-электрик, а справа инженер тепло-газо-водоснабжения.
Первый был разгильдяй, но очень умный. Постоянно в мятой одежде на столе и в компьютере бардак, в голове, думаю, тоже, но в этом бардаке он был как рыба в воде. Если нужно найти документ в ворохе бумаг, то через пару минут он его находил. Каждый раз после того как его заставляли навести порядок он долго не мог найти нужные документы.
Второй был педант. Все бумаги разложены по папкам, на столе только необходимые вещи. Если нужен чертёж, наряд или приказ их поиск занимал максимум 30 секунд.
И между ними я. Полный порядок у меня на столе и в шкафу я наводил чаще чем инженер-электрик, но поддерживать постоянно как инженер ТГВ не мог. Накоплю бумаги, раскидаю по столу ручки, почувствую дискомфорт – навожу порядок.
Это три разные модели поведения. Каждому из вас какая-то модель ближе и вам в ней удобнее. НО когда у вас есть чёткая система организации пространства вы будете на несколько секунд опережать тех, кто такой системы не имеет.
1. Зачем организовать пространство?
Для чего нужен порядок? Кроме комфорта.
- Чтобы быстро находить нужные вещи
- Чтобы глаз не цеплялся за ненужные вещи
2. Какие элементы включает в себя организация пространства?
В курсе я рассказываю в основном о рабочих моментах. Поэтому будем говорить о рабочем пространстве.
Кабинет, часть цеха или офиса
Рабочий стол или рабочее место
Тумбочки и ящики
Шкафы с документами
Канцтовары
Инструменты
Карты, схемы, графики
3. Какие навыки требуются для организации пространства?
- Принимать решение о том что и где должно лежать
- Наводить порядок (раскладывать большое количество вещей по местам)
- Поддерживать порядок (раскладывать небольшое количество вещей по местам, но сразу после использования)
4. Как организовать пространство?
Здесь можно применить персональный менеджмент: анализ, цель, план, организация, мотивация, действие, контроль. Но поскольку ещё не все части персонального менеджмента разобрали отмечу только что организация пространства - это проект, а значит ставим цель и составляем план.
О целях. Если нужна экономия времени - принтер рядом, если нужны физические упражнения – принтер в другом конце офиса.
Назову несколько принципов, которых нужно придерживаться при организации пространства:
1. Сомневаешься - выбрасывай.
2. Подумай один раз сейчас, чтобы не думать постоянно потом
3. У всего должно быть место и всё должно быть на местах
4. Любую вещь или документ нужно находить за 30 секунд.
5. То, что нужно постоянно положи на виду, то что не нужно убери.
6. Всё должно быть в 1 экземпляре.
7. Чистота и простота.
Прежде всего спроси себя что ты предпочитаешь: наводить порядок или поддерживать порядок.
Если предпочитаешь наводить порядок:
1. Разложи все вещи по местам. Наведение порядка может занять не один день, но без этого пункта не обойтись.
2. Определи день и время уборки: день «У» или ПХД (парково-хозяйственный день).
3. Поставь напоминание.
4. Когда приходит день «У» собери все вещи в кучу и разложи по местам.
Частный случай. Наводи порядок не по графику. А когда бардак начинает доставлять неудобство. Когда ручку под ворохом бумаг найти не можешь более 5 секунд.
Если предпочитаешь поддерживать порядок (если у тебя есть такая возможность):
1. Разложи все вещи по местам.
2. Взял инструмент, карандаш, документ – положи на место. Сразу.
3. Появился новый предмет – назначь ему место и убери.
Системы наведения и поддержания порядка:
В сети опубликовано огромное количество способов наведения и поддержания порядка. Все они различаются в нюансах, но имеют общие принципы, которые я выписал вначале.
1. Система уборки Casablitzblanka «Сверкающий дом» - убери за собой сразу!
2. «Анонимные лентяйки» и секрет трех коробок.
3. Система 5S.
4. Система «Путь чистоты» - 15 шагов к чистому дому.
5. Офисный Фэн-шуй
6. Шкаф-балкон-гараж
7. Метод ограниченного хаоса
5. Как я организую пространство?
Я писал выше что не поддерживаю порядок, а периодически его навожу. В этом мне помогает метод ограниченного хаоса наоборот и система 5S.
На столе у меня только то, чем я постоянно пользуюсь: компьютер, ежедневник, органайзер для канцтоваров (в котором ручка, карандаш, линейка, скрепки, листки для записей и степлер), телефон. Всё остальное в ящиках.
Периодически у меня возникает беспорядок. Чтобы он не отвлекал от работы я сдвигаю всё что мешает в угол стола, то есть ограничиваю хаос. При правильном методе ограниченного хаоса мы в хаосе ограничиваем порядок.
На стене за спиной висят схемы, а справа графики работы.
6. Как улучшить организацию пространства?
Делегируй наведение порядка. Но решение, что и где должно лежать принимай самостоятельно.
Стандартизируй. Сделай фотографию рабочего места после наведения порядка, чтобы в следующий раз расставить и разложить всё также.
Визуализируй и контролируй. Чаще всего визуализация является избыточной, но иногда стоит обвести маркером или краской инструменты, чтобы видеть сразу чего не хватает.
Обучай и обучайся. Помоги коллеге навести порядок на рабочем месте и подглядывай, как организовано рабочее место у самых успешных сотрудников, у руководителя. Узнай, почему именно так.
7. Выполните задание
Задание совсем простое.
1. Наведи порядок на рабочем месте
2. Сделай фото
3. Сделай ещё 9 фото по одному каждый рабочий день в течении двух недель.
