Без долгих вступлений сразу переходим к делу. Рутина не дремлет, и бороться с ней надо немедленно. И прежде чем перейти к точечным решениям, мы обязаны с вами договориться кое о чем очень важном.
Открою небольшую тайну — на самом деле вы влюблены в свою рутину. Это такая теплая, приятная тягучая «жижа». Она держит вас, и вы по привычке сами неосознанно не хотите выходить из нее. Признайтесь в этом. Иначе вы не стали бы читать эту книгу.
Хотя могу предположить, что рутины у вас может и не быть, вопросы скорее в структуре и бизнес-процессах, в хаосе. Разберем это дальше. Но сейчас двигаемся по четким шагам, закрывая вопросы по степени важности. Поэтому можете перейти на следующий шаг, если рутиной не страдаете, но я уверен, не будет лишним изучить и этот пункт.
1. РОСТ ШТАТА
Пример: нанять помощника.
Просто взять в свою компанию еще одного человека — самое популярное решение, внедряемое большинством собственников компаний в РФ. Но одно из самых неэффективных. Не говорю, что оно плохое. Самое главное, что лучше прибегать к нему, только когда вы внедрили остальные шесть пунктов и других вариантов уже не осталось. Потому что каждый новый человек — это «переменная» со своими нюансами, характером, интересами, семейным положением, случайностями, судьбой — в общем, личность. И чем больше таких «переменных», тем сложнее управлять. В «Аэрофлоте» работает около 19 000 сотрудников, в небольшой компании Силиконовой долины — 20–30 человек. Зачем расширять штат без критической необходимости? Понятно, что компании чудовищно разные и есть ряд других показателей для сравнения помимо чистой прибыли, но мы говорим о вашей задаче предпринимателя получать максимум от каждого члена команды.
2. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
Пример: поставить перед бухгалтером дополнительные задачи.
Распределение вопросов, требующих решения, на действующих сотрудников означает, что бухгалтер занимается только платежками. А почему бы не поручить ему отправлять закрывающие документы по почте клиентам и не закинуть на него дополнительную «ягоду», которую делает другой сотрудник? Ведь закрывающие документы относятся именно к его работе.
3. «ПРОСТОЕ ДЕЛЕГИРОВАНИЕ»
Здесь важно понять четкую разницу между этим решением и распределением. Создавать «уток» из «утят». Давать людям закрывать задачи полностью, на 100%. Не на 70, не на 80, не на 98, а на 100%. Сделать ответственными за уже выполняемые задачи.
4. ОПТИМИЗАЦИЯ/УПРОЩЕНИЕ ПРОЦЕССОВ. УБРАТЬ ЛИШНЕЕ
Кирилл Красин — собственник калининградской компании по монтажу заборов «Фарес». У него было семь процессов: маркетинг, продажи, производство, хранение, доставка, монтаж и обслуживание. Возвращаемся к модели системных ошибок. У Кирилла всегда были какие-то проблемы с доставкой, производством и хранением. Он скидывал это на разовые причины: то сотрудник плохо себя чувствовал, то погода плохая и т. д. Но когда Кирилл изобразил свои ключевые бизнес-процессы и увидел все блоки воочию, он решил кардинально исключить из компании все неэффективные процессы, упростив модель, начав работать с обычными заборами, без необходимости производства, хранения, обслуживания. В итоге процесс наладился, он сконцентрировался только на своих сильных сторонах. Кто сказал, что в таком бизнесе должны быть все эти процессы? Возможно, в свое время просто были ощущение, привычка или повторение другого опыта, что в такой компании должны быть все эти семь процессов.
5. АУТСОРСИНГ НА ПРОФЕССИОНАЛОВ
Иногда, когда компания быстро растет, из соображений рентабельности (жадности) она наращивает новые и новые блоки процессов и перестает справляться с ними. Когда это приводит к хаосу, гораздо проще подключить профессиональных подрядчиков в помощь, специалистов узких направлений . Растет себестоимость? Просто включать ее в смету и делать отчуждаемой. Очень много компаний разваливалось именно из-за нежелания делить прибыль с партнерами. Сначала выстройте свои главные процессы, потом передадите второстепенные. У моих друзей из средней полосы России есть интересный бизнес, связанный с продажей сувениров для девушек. В нем все отлично поставлено на рельсы, автоматизировано. Ребята постоянно путешествуют, нет привязанности к месту. Серьезный вопрос — доставка. Чтобы не выстраивать процесс закупки, хранения и доставки своими силами, они просто воспользовались фулфилментом. Есть крупная компания, которая занимается такими вопросами для массы фирм, — покупает, хранит и доставляет, а оплата идет за каждую единицу товара. Если в день продано две единицы или две тысячи единиц — разницы нет, просто увеличивается себестоимость одного сувенира, головная боль у собственников при этом снимается.
6. СОЗДАНИЕ ШАБЛОНОВ
Скрипты, регламенты, технологические карты, нормативы — все это примеры «оцифровки» интуиции, перенесенные в разные форматы: бумага, электронные носители, видео, аудио и другие. Зачем каждый раз придумывать для клиентов новый текст писем, тратить на это время, когда гораздо проще для каждого этапа переговоров подготовить простые шаблоны и заменить в них имена и названия компании? Получается сухо и официально? Сделайте креативно и по-человечески! Экономьте свое время и время своей команды. В одной компании, занимающейся транспортировкой зерна, был сотрудник, который выполнял расчеты маржинальности сделок. Делал он это с задержками и ошибками и получал оклад в размере 70 000 рублей (около $1000) в месяц. Мы за 30 минут совместно с собственником разработали Excel-таблицу, которая делала то же самое, но гораздо проще и быстрее: все формулы готовы, подставил 5 цифр — и получил результат. Так были сэкономлены 70 000 рублей ежемесячных расходов. Может показаться, что это не совсем гуманно. Но компания несет убыток, собственник постоянно думает о возникающих проблемах, сотрудник несчастен. Надо помочь ему в трудоустройстве в новую компанию, и все стороны выиграют.
7. АВТОМАТИЗАЦИЯ (CRM, ERP, БОТЫ, DIGITAL-ВОРОНКА)
Только после того как вы разбили свой бизнес на четкие процессы, стандартизировали блоки, скрипты, регламенты, обрисовали это, имеет смысл все переводить на автоматизацию. Зачем отправлять письма своими руками, когда можно подключить авторассылку? Зачем писать людям личные сообщения в социальных сетях, когда можно подключить ботов? Зачем записывать имена клиентов в записных книжках, когда есть масса отличных CRM-систем? Главное — не торопиться с этими шагами и внедрять их не сразу. Автоматизация должна быть актуальной, когда без нее уже невозможно. Я видел много автоматизированных компаний с куцей чистой прибылью и успешные компании с записками в блокнотиках. Вот пример. Мы в своей компании внедрили Digital-воронку продаж. Описали и выстроили этапы работы с каждым клиентом и увидели, что клиенты не двигаются дальше на определенных шагах. С помощью функционала CRM мы реализовали автоматическую логику: при переносе клиента на очередной этап ему отправляются заранее подготовленное письмо и СМС-сообщение, а также он начинает видеть наше объявление в социальных сетях с напоминанием принять решение. Такое действие позволило еще больше облегчить работу наших сотрудников по количеству затрачиваемого ранее на это времени и увеличило результаты продаж.
Источник: книга "Как швейцарские часы: создать систему в бизнесе", автор Никита Алексеев
Отзывы читателей.
steplm 20 июля
Книга, безусловно, полезная. Автор еще не «забронзовел» от десятилетий в консалтинге. И в этом свои плюсы :). Живой язык. Яркие примеры. Добротное объяснение сложных тем «на пальцах».Рекомендую к прочтению.
