Чем определяется успех проекта? И что может спасти ситуацию даже при самом печально-авральном исходе? Делимся лайфхаками и инструментами, как научиться извлекать максимум из любых рабочих обстоятельств.
Секретный ингредиент
Представьте себе: сроки горят, ресурсы на исходе, а качество выполненной работы оставляет желать лучшего. Что обычно происходит в такой ситуации? Начинается поиск виноватых. Но признаваться никто не хочет, каждый пеняет на другого и независимо от итогов, команда превращается в осиный рой.
С этим рано или поздно сталкиваются многие проекты. Но мало кто знает, что именно люди — важнейшая деталь, без которой ничего не будет работать как следует. Продуктивность команды проекта является ключевым фактором, позволяющим обернуть время вспять поражение в победу.
К сожалению, под влиянием соцсетей и инфоцыганства слова «продуктивность» и «эффективность» стали почти ругательными. Если вас тоже подташнивает от этих терминов, давайте разберемся вместе: что такое продуктивность команды, почему она так важна и как с ее помощью обеспечить успех любого проекта.
Истинный смысл и значение
Продуктивность команды проекта — это способность сотрудников выполнять задачи быстро, качественно и в срок, используя ресурсы максимально практично.
Теория красивая, но как это будет выглядеть на практике?
Простой пример — проект по организации корпоративного мероприятия. Ресурсы: 200 000 рублей бюджета, команда из 5 человек и 2 месяца на подготовку.
В продуктивной команде сначала составляется план: каждый участник берет на себя группу задач и несет ответственность за их выполнение. Антон занимается поиском помещения, Мария — декором и приглашениями, Лиза составляет программу и обсуждает ее с заказчиками и т.д. При этом сотрудники регулярно «сверяют часы», чтобы отслеживать прогресс, вовремя подтягивать слабые места и работать, как единый механизм, в одном темпе.
В обратном случае команда действует по принципу «каждый сам за себя». План вроде есть, но весьма условный, не продуманы риски, нет альтернативных решений и обратной связи. Антон снял помещение чуть дороже, чем было заложено в бюджете, Марии не хватило средств на декор, плюс она сделала его свой вкус, не утвердив с заказчиком, Лиза затянула с переговорами, промахнулась по срокам, но ничего не сказала коллегам…
Итог каждой ситуации вы прекрасно можете представить :)
Продуктивность — это не про дурацкие тимбилдинги и мотивационные цитаты на совещаниях. Это про поддержку, налаженный контакт между сотрудниками, дисциплину и поиск оптимальных решений. Только в такой атмосфере можно добиться высоких, качественных результатов и избежать «тихого увольнения» — когда сотрудник делает исключительно то, что ему сказали, даже если видит, что можно сделать лучше.
Как правильно организовать работу коллектива?
Вот несколько составляющих, которые позволят сотрудникам действительно стать сплоченной командой, избегая сценария «лебедь, рак и щука»:
- Четкие цели и задачи. Убедитесь, что все члены команды понимают общие цели проекта и конкретные шаги, которые нужно выполнить каждому из них.
- Распределение ролей и обязанностей. Назначьте четкие роли и обязанности каждому члену команды, чтобы избежать путаницы и дублирования усилий.
- Коммуникация и обратная связь. Регулярные встречи, созвоны и отчеты помогут держать всех в курсе прогресса и своевременно решать возникающие проблемы.
- Эффективное планирование. Используйте методологии управления проектами, такие как Agile или Scrum, чтобы разбить проект на управляемые этапы и периоды.
- Использование инструментов управления проектами. Забудьте про Excel и рабочие чаты. Есть специальные сервисы, в которых гораздо удобнее отслеживать задачи и сроки, а также координировать работу команды.
- Мотивация и признание. Обратная связь — это очень важно. Часто отмечают только ошибки, ведь сотрудник должен выкладываться на 100% по умолчанию. Но за успехи тоже надо поощрять, хотя бы словесно.
- Обучение и развитие. Обязательно нужны возможности для развития знаний и навыков. Профессионалы справляются со своими задачами быстрее и лучше, а это — не что иное, как продуктивность :)
- Создание благоприятной рабочей атмосферы. Сотрудничество и взаимопомощь, человеческое отношение друг к другу и минимизация конфликтов — ключ к позитивному климату в коллективе. Намного проще работать с людьми, которые не бесят до зубного скрежета, верно?
- Анализ и улучшение процессов. Никаких «Дураку полработы не показывают»! Регулярный контроль процессов позволяет выявить узкие места и найти способы улучшить до того, как придется переделывать абсолютно все (тем самым, увеличивая сроки).
В идеале все эти вещи стоит проговаривать в самом начале работы и контролировать вплоть до завершения. Но если вы видите, что начинаются проблемы, не лишним будет пробежаться по этому списку еще раз и выяснить источник. Чем раньше вы обнаружите причину, тем быстрее найдете способ все починить. Опять же, совместными усилиями.
Мультитул для продуктивности
Если вы в поисках универсального инструмента, который поможет объединить команду, организовать работу и эффективно выполнить большинство задач, поздравляем! Вы его нашли :)
Благодаря гибким настройкам и обширному арсеналу функций система Zetep станет вашим верным союзником на пути к успешному проекту. Не верите? Попробуйте сами! Бесплатный пробный период 30 дней, регистрация по ссылке ниже.
Используя Zetep, вы сможете:
- Грамотно спланировать работу проекта с помощью дорожной карты
- Визуализировать этапы и задачи на Kanban-доске
- Назначить ответственных за проект и каждую конкретную задачу
- Поддерживать активный рабочий темп с помощью спринтов
- Выстраивать нужную последовательность с помощью связей между задачами и приоритетов
- Не тратить время на составление отчетов, но всегда быть в курсе потраченного времени и количества выполненных задач
- Оценивать задачи и оперативно корректировать сроки
- Хранить все необходимые файлы внутри проекта
- Благодаря истории изменений и событий всегда знать, кто
виновати что сделал
И еще много-много всего! Расширяйте возможности, автоматизируйте рутину и повышайте продуктивность вместе с Zetep.
Да пребудет с вами продуктивность в работе :)