В одной из наших статей мы упомянули отчеты, и в комментариях развернулся портал в ад! Нам писали, что:
- составление отчетов пожирает рабочее время
- это очередной бред эффективных менеджеров
- отчетность придумана, чтобы меньше платить сотрудникам
- это вредительство и тормоз экономики
- чем лучше ты работаешь, тем больше задач дают, не повышая зарплату
Действительно ли в современном мире система отчетности тянет ко дну успех компании и добросовестных сотрудников?
Было гладко на бумаге, да забыли про овраги
Давайте рассуждать логически: неужели фиксация результатов работы — это часть всемирной теории заговора? Отчет за месяц/квартал/год можно сравнить с оценкой за школьную контрольную. Если не брать во внимание частные случаи (например, плохие отношения с учителем или непродуманный учебный план), цель любого экзамена — проверка знаний. Не более. Точно так же, как цель отчета — оценка эффективности работы. Тогда почему это вызывает столько негатива?
С одной стороны, система отчетности — нужная вещь. Руководство компании не может ежедневно стоять над душой у каждого сотрудника и отслеживать, что он делает, сколько тратит на это времени, какие результаты в итоге получаются и т.д. Именно отчетность призвана отображать успехи, подсвечивать проблемные места и упрощать управление бизнесом.
С другой стороны, в большинстве случаев составление отчетов — это лишняя бюрократия, тягомотина и порой даже "подбор решения под ответ". Проще говоря, дополнительная нагрузка на сотрудников. Говорят, все причастные к этому инструменту прозрачной коммуникации, терпеть не могут предновогодний период :)
Благо, мы живем в эпоху высоких технологий, с помощью которых можно ощутимо упростить не только быт, но и рабочие процессы.
Не так страшен отчет, как мы привыкли думать
В большинстве своем компании давно ушли от ведения отчетности от руки и на бумаге. Более того, эра бесконечной войны с формулами в Excel тоже на пути к пережиткам прошлого. Сегодня миром правит оптимизация — руководителю невыгодно, чтобы его сотрудники выгорали или отвлекались от текущих задач.
Отсюда интересное наблюдение: если компания ведет свои проекты в системе Zetep, ее дела идут успешнее, а работники меньше нервничают из-за отчетов. И вот почему:
- Автоматическое заполнение. Большинство необходимых данных система фиксирует самостоятельно и на протяжении всего отчетного периода заносит информацию в понятные и удобные таблицы.
- Возможность отслеживания промежуточных результатов. Благодаря автоматическому заполнению отчетов руководитель может в любой момент просмотреть данные, чтобы использовать их при планировании или распределении нагрузки между сотрудниками. Также внутри каждого отчета есть удобный фильтр, которые позволяет увидеть статистику за определенный период или оценить работу отдельной команды/выбранного участника проекта.
- Функция выгрузки отчетов в Excel. Сформированные в таблицу данные можно скачать на свое устройство, нажав буквально 1 кнопку! Если файл объемный и на его загрузку потребуется продолжительное время, вы можете вернуться к текущим задачам, а скачивание продолжится в фоновом режиме.
Больше никаких бессонных ночей, сверхурочной работы и ошибок! Все, что требуется от сотрудника — качественно выполнять свою работу, а остальным займется Zetep :)
Если в вас еще говорит скептик, утверждающий, что это звучит слишком хорошо, рассмотрим подробнее нашу систему отчетности.
Начнем с того, что недавно экосистема Zetep стала шире. Теперь у нас есть:
- Система ведения задач, внутри которой вы найдете 3 вида отчетов.
- CRM-система со своей системой отчетности из 2 видов.
Отчеты системы ведения задач Zetep
Наша команда старается сделать все возможное, чтобы упростить управление проектами и выкрутить эффективность рабочих процессов на максимум. Поэтому в системе ведения задач статистика ведется в 3 видах:
- Отчет по потраченному времени
- Задачи по сотрудникам
- Загруженность сотрудников
Отчет по потраченному времени
Данный отчет представляет собой таблицу, в которой по каждому сотруднику указывается общая сумма часов/дней, проведенных непосредственно за работой, а также количество закрытых за это время задач.
Важно! Для использования данного отчета в вашем проекте должна быть подключена функция "Учет времени".
Если вы используете ручной метода учета времени или таймер, сотрудник сам контролирует и фиксирует количество часов, уделенное выполнению задачи. Если же в вашем проекте выбран автоматический учет времени, система полностью фиксирует данные в соответствии с указанным графиком работы проекта. Расписание рабочих и выходных дней, а также количество рабочих часов и индивидуальный график отдельных сотрудников ответственный за это участник проекта выставляет самостоятельно в настройках системы.
С помощью фильтра пользователи могут сортировать данные по интересующим их запросам. В качестве условия для поиска можно выбрать:
- Проект — один или несколько
- Источник — один или несколько
- Даты отчетного периода
- Группировка — по пользователю, дате, проекту, репозиторию (источнику), спринту, задаче
Задачи по сотрудникам
Данный отчет — информация о созданных, взятых в работу, перемещенных в другой этап и закрытых задачах на текущую дату по всем сотрудникам во всех проектах.
В таблице можно посмотреть прогресс каждого сотрудника по задачам:
- За день: Создано (сколько задач добавил пользователь за день), Закрыто (количество завершенных задач за день).
- На текущую дату: Открытых (сколько задач назначено сотруднику "В работе" или любых других этапах, кроме "Готово"), Закрытых (количество завершенных сегодня задач), Всего (сколько задач, в которых участвует пользователь, в том числе выполненных).
С помощью фильтра вы можете можете сгруппировать данные отчета по следующим условиям:
- Дата (начало периода сравнения)
- Дата сравнения (окончание периода сравнения)
- Проект (можно выбрать один или несколько)
- Этап (можно выбрать один или несколько)
- Сотрудник (можно выбрать один или несколько)
- Роль сотрудника (можно выбрать одну или несколько)
- Тип (Исполнитель или Автор)
Важно! В отличие от "Отчета по потраченному времени" данный вид заполняется автоматически, не требуя никаких дополнительных настроек от участников проекта.
Загруженность сотрудников
Этот вид отчетности создан для более удобного контроля и грамотного распределения задач по исполнителям. Он также формируется с помощью функции автоматического учета времени и на основе графика работы проекта.
Загруженность определяется в соответствии с оценкой (указанным временем выполнения) и сроками задачи. Благодаря этой таблице руководитель, менеджер или ответственный за проект видит, кому из участников проекта еще можно назначать задачи, а кому пока хватает текущей нагрузки. Это позволяет более качественно планировать работу в проекте, отслеживать возможную потребность в расширении штата и избегать переработок.
С помощью фильтра вы можете выставить необходимые условия и отсортировать данные отчета по следующим условиям:
- Проект
- Сотрудник
- Группировка (Автор, Исполнитель или любая другая роль)
Для всех критериев, кроме группировки, можно выбрать несколько значений.
Отчеты CRM-системы Zetep
Для более простого и прозрачного управления продажами мы добавили 2 вида отчетности:
- Отчет по звонкам
- Отчет по продажам
Звучит сложно и запутанно, но это только на первый взгляд. Давайте рассмотрим все более детально.
Отчет по звонкам
Статистику по коммуникации с клиентами можно просматривать как:
- Список — данные звонков по всем сотрудникам фиксируются по направлению (входящий/исходящий), а также от кого, кому, время ожидания ответа, продолжительность разговора, дата и наличие сделки. Критерии поиска в фильтре у этого отчета дублируют содержимое, т.е. название колонок, таблицы.
- По сотрудникам — здесь информация представлена более подробно, и помимо вышеописанных данных также можно увидеть количество звонков, минимальное/среднее/максимальное и сумму минут разговора. В данном типе отчета с помощью фильтра можно сравнить показатели выбранного сотрудника за определенный период.
Чтобы просмотреть примеры, листайте галерею.
Отчет по продажам
В зависимости от запроса, вы можете посмотреть:
- Сделки по сотрудникам — данные по количеству или сумме сделок у каждого участника в выбранной воронке и за определенный период. В таблице отображается как общая сводка, так и по этапам воронки.
- Сделки по воронкам — информация по всем сделкам и их статусам в указанной воронке за выбранный период.
- Сделки по этапам — на основе имеющихся данных можно сделать прогноз на определенный период и посмотреть количество и сумму сделок к выбранной дате, среднее время нахождения сделки на определенном этапе и до успешного ее завершения, а также конверсию положительно закрытых сделок.
Чтобы просмотреть примеры, листайте галерею.
Вывод
Отчетность — это не "бред эффективных менеджеров", а полезный инструмент для ведения и развития бизнеса. Она играет ключевую роль в процессе управления, позволяет оценить эффективность деятельности, выявить проблемные моменты и принять обоснованные решения.
Более того, систематическое ведение отчетности способствует повышению прозрачности бизнес-процессов, укреплению доверия со стороны инвесторов, партнеров и клиентов, а также обеспечивает соблюдение законодательных требований. Это отличный способ анализировать рыночную конкуренцию, выявлять тренды и прогнозировать будущие изменения.
Благодаря современным решениям, таким как продукты Zetep, составление отчетов занимает минимум рабочего времени сотрудников. Большинство данных фиксируется и сортируется по таблицам автоматически, что позволяет работникам переключить свое внимание на более важные задачи без потери показателей.