«Пойди туда, не знаю куда и найди то, не знаю что» — обычно так выглядит поиск нужной информации в проекте. Особенно для новых сотрудников.
Зачастую хранилище данных компании — это внутренняя система на рабочем компьютере или в облаке, где все файлы и документы "разложены" по бесконечному количеству папок. Когда новый сотрудник получает доступ к этим данным, ему необходимо быстро запомнить (а лучше записать), куда и сколько раз нужно нажать, чтобы "провалиться" в искомый раздел и найти информацию. Даже у опытных специалистов это отнимает определенное количество времени. А если в системе хранения что-то поменяется, абсолютно всем придется переучиваться, так как большинство действий доведены до автоматизма. В общем, порядок вроде есть, но на эффективности работы он часто сказывается не так, как хотелось бы.
Поэтому в данной области грамотная организация — первостепенная вещь. И для этого лучше всего использовать базу знаний.
Что это такое и с чем его едят?
База знаний — это корпоративная библиотека, единое место для хранения информации. Здесь можно оставлять инструкции, обучающие материалы, ответы на часто возникающие вопросы и другие данные, которые нужны в общем доступе, желательно на расстоянии пары кликов. И это гораздо удобнее, чем блуждать по необъятным лабиринтам системной папки :)
Как внедрение базы знаний влияет на работу команды:
- Повышается производительность. Чем меньше времени сотрудник тратит на поиск нужных материалов, тем более качественно он выполняет работу. Зачем импровизировать или изучать что-то самостоятельно, если готовая инструкция всегда есть под рукой?
- Рабочие процессы становятся более слаженными. В отличие от системных папок или бумажных носителей в базе знаний намного проще навести порядок, что-то найти и избежать дублирующихся файлов. А обновленные материалы моментально отображаются у всех участников, имеющих доступ.
- Упрощается коммуникация между разными отделами и командами. Есть задачи, работа над которыми требует внимания сразу нескольких специалистов. Вместо того, чтобы постоянно справляться о последних изменениях, можно просто зайти в базу знаний и взять самую актуальную версию. Или самостоятельно внести правки, которые увидят все включенные в работу коллеги.
- Улучшается адаптация и обучение сотрудников. В базе знаний можно размещать любые материалы и файлы, включая фото и видео. Здесь вы можете оставить тесты, опросники, инструкции, регламенты и другую важную рабочую документацию.
И это только часть примеров использования. Централизованное хранилище данных помогает оптимизировать работу компаний любого масштаба — от стартапов до всем известных корпораций-гигантов. К тому же, база знаний будет полезна не только рядовым сотрудникам, но и руководящему составу: для контроля эффективности и управления ресурсами.
Продумано до мелочей
Как база знаний реализована в Zetep:
- Понятная структура. Все элементы можно разделить на 2 большие группы — категории (папки) и страницы (статьи). Слева на боковой панели всегда есть активная "схема" материалов, а для еще более быстрого поиска предусмотрен фильтр.
- Гибкий визуальный редактор. Стандартный набор инструментов для создания и редактирования любых документов. Благодаря этому вы можете создавать любые материалы: от простого списка до полноценной статьи с регламентом/схемой/инструкцией и т.д. Огромный плюс — возможность прикреплять файлы разных форматов.
- Неограниченное количество баз знаний. Создайте отдельные хранилища для разных отделов или команд и настройте к ним индивидуальный доступ для выбранных сотрудников.
- Настройки ролей в базе знаний. Чтобы избежать различных "Ой, оно само" (удалилось, переместилось, редактировалось — нужное подчеркнуть), назначьте отдельного сотрудника редактором материалов, а остальным предоставьте доступ только к просмотру данных.
Вывод
Единый источник информации позволяет сотрудникам быстро находить нужные файлы, делиться опытом и знаниями, что способствует повышению производительности и эффективности работы коллектива.
В сферах, где информация меняется быстро, актуальность и своевременность информации имеют решающее значение. Благодаря базе знаний, сотрудники могут оперативно получать доступ к самым свежим данным, что позволяет им принимать обоснованные решения и эффективно выполнять свою работу.
Подписывайтесь на Zetep, чтобы узнавать больше полезностей об управлении проектами.