Уход Trello с российского рынка многие восприняли почти как личную трагедию. Еще каких-то 10-15 лет назад о таких сервисах едва ли слышали, а сегодня система управления задачами — неотъемлемая часть рабочей рутины как отдельных фрилансеров, так и крупных организаций.
Но какова вероятность, что использование таск-трекеров не про удобство и продуктивность, а про очередной тренд в сфере саморазвития? Давайте порассуждаем вместе: наша точка зрения будет в статье, а свою — пишите в комментарии :)
Главный секрет эффективного управления любым проектом
Что такое эффективность и почему к ней так стремятся? Дело в том, что сегодня это понятие считается практически синонимом успеха.
Эффективность — это магическая способность выполнять максимум задач, тратя минимальное количество времени и ресурсов. Звучит крайне соблазнительно. Особенно для тех, кто любит превосходить ожидания начальства, коллег или окружающих.
Повысить показатели эффективности в любых проектах и сферах помогает грамотная организация рабочих процессов:
- вся работа структурирована и разделена на шаги разной величины и сложности
- есть определенный график выполнения задач (от примерных сроков до точных дат)
- каждый сотрудник знает, чем он будет заниматься сегодня и в ближайшее время
- все рутинные процессы налажены и по возможности доведены до автоматизма
- участники проекта вовремя узнают о срочных задачах или форс-мажорных ситуациях и могут оперативно на них реагировать
Эти и многие другие потребности закрывает один популярный инструмент управления — Kanban-доска.
Чтобы съесть слона по кусочкам…
…разместите его на доске с карточками :)
Кроме шуток, Kanban-доска действительно помогает поднять эффективность работы благодаря визуализации. Когда сотрудники видят всю необходимую информацию — объемы работы, последовательность выполнения задач, прогресс, промежуточные результаты, сроки и т.д. — координировать рабочие процессы и выявлять в них "слабые места" в разы проще.
Пользователи ценят этот инструмент и за другие характеристики:
- Универсальность применения. Любой проект независимо от масштаба, формата (онлайн/офлайн), сферы деятельности и количества сотрудников можно структурировать на доске с карточками.
- Эффективный контроль. Визуализация нужных данных позволяет быстро оценить текущую ситуацию по выполнению задач, загруженности сотрудников, соответствию срокам и проявлять гибкость в управлении проектом.
- Возможности для оптимизации. Одно дело следить за фактом выполнения задач. Другое — анализировать рабочие процессы и искать возможности для оптимизации и развития.
- Упрощение коммуникации. Все задачи находятся на виду, и каждый член команды может легко отследить их состояние. Это позволяет избежать недопонимания, ошибок и перекладывания ответственности.
- Реалистичное планирование. Отслеживая прогресс перемещение задач между этапами и прогресс выполнения работы, руководство проекта может максимально точно прогнозировать дальнейшее развитие компании. А также вовремя замечать "подвисшие" задачи и сокращать их количество.
И все же при всех плюсах и полезностях Kanban-доски нет предела совершенству. А уж пытливый русский ум всегда найдет, как сделать что-то еще лучше :)
Смелый взгляд на реализацию Kanban-доски
Некоторое время назад, когда многие начали искать аналог Trello, наша команда разработчиков создала свою систему ведения задач — Zetep. В нее были вложены все функции и инструменты, которых не хватало в других сервисах. Идей было реализовано достаточно много, поэтому сервис может служить как замена Asana, ZenHub и др.
В основу управления задачами, конечно же, легла Kanban-доска. Но мы решили "играть по-крупному" и расширили возможности этого инструмента.
Пользователи Zetep могут:
- Создавать неограниченное количество этапов, редактировать их, менять местами и скрывать.
- Настраивать автоматическое перемещение задач между этапами в соответствии с выбранными условиями, запрещать создавать и перемещать задачи, а также менять их расположение в определенных колонках.
- Добавлять и настраивать любое количество приоритетов, тегов и типов задач, чтобы максимально детализировать данные в превью.
- Подключать к проекту несколько внутренних и внешних источников, чтобы управлять всеми задачами на одной доске.
- Устанавливать индивидуальные настройки отображения: оформление превью задачи, ширину колонок и цвет фона доски.
- Планировать время и рассчитывать нагрузку с помощью оценки задач и учета времени. Информация об этих данных также отображается в карточках.
- За пару кликов находить нужные задачи, используя удобный фильтр с живым поиском.
Здесь перечислен уже имеющийся функционал системы. Но если вашей компании понадобятся дополнительные инструменты, можно оставить заявку на сайте Zetep и наша команда добавит их в ваш проект.
Таким образом, мы пришли к вполне однозначному выводу и ответу на вопрос в начале статьи: таск-трекеры — это не очередной тренд, а полезный и эффективный инструмент для организации работы. Визуализация задач и рабочих процессов обеспечивает качественное и своевременное достижение нужных результатов. А возможность настроить Kanban-доску под себя делает систему ведения задач более мощным инструментом для повышения производительности команды.